Dokumentenmanagement im Mittelstand - Papierlos dauert noch

Bereits seit seiner Erfindung vor über fünf Jahrzehnten träumen Visionäre davon, mit Hilfe des Computers den Traum vom voll und ganz papierlosen Büro zu verwirklichen. Noch immer herrscht in zahlreichen Büros ein Papierkrieg, der nicht nur jede Menge Zeit und Nerven kosten, sondern auch die Umwelt in einem hohen Maß belastet. Um endlich diesen Aktenbergen Herr zu werden und sich unliebsame Schleppereien von A nach B zu ersparen, überlegen sich Unternehmen, auf ein papierloses Büro umzusatteln.

Immerhin: Mittlerweile nutzen rund ein Drittel aller Unternehmen in Deutschland die Vorzüge der elektronischen Rechnung (auch E-Billing). Eine Verwaltung in Form von Aktenordnern findet kaum mehr statt. Im Rahmen einiger Studien zum papierlosen Büro konnte ermittelt werden, dass beispielsweise der Versand digitalisierter Rechnungen erhebliche Wettbewerbsvorteile gegenüber dem Mitbewerb mit sich bringt. Trotzdem haben viele Unternehmen noch Luft nach oben und können diesen und andere interne Geschäftsprozesse zugunsten niedrigerer Betriebskosten optimieren.

yourIT - MMS im Mittelstand - Papierlos dauert noch 

Unabhängig von der Art der Dokumente lassen sich diese digital an jedem Ort für Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Das erhöht nicht nur die Effizienz über mehrere hundert Kilometer hinweg (z.B. Zugriff über mobile Business-Apps), sondern erlaubt auch im Rahmen Projekten eine zeitgleiche Zusammenarbeit. In diesem Zusammenhang lässt sich festhalten, dass sich die Kosten für Kopien oder Ausdrucke auf einem äußerst niedrigen Niveau bewegen.

Viele Entscheider stellen sich beim papierlosen Büro die Frage, wie sich der Versand bzw. die Bereitstellung von Dokumenten darstellt. Im Laufe der vergangenen Jahre konnten ein paar wenige Dateiformate für digitalisierte Daten durchsetzen, weshalb die Kommunikation intern sowie extern keinerlei Probleme mit sich bringt. Apropos interne Kommunikation: Hier sollten Sie sich auch unbedingt zum Thema Zero Mail Policy informieren.

Darüber hinaus haben Mitarbeiter in Sachen "Ordnung halten" in weiten Teilen ganz unterschiedliche Vorstellungen und Systeme. Diese in mühsamen Gespräche unter einen Hut zu bekommen, dürfte in eine niemals enden wollende Diskussion ausarten und abteilungsübergreifend für den einen oder anderen Unmut sorgen. Bei papierlosem Büro lässt sich ein Ablage- und Suchsystem vereinheitlichen, wodurch sensible Reibungspunkte schlichtweg aus dem Arbeitsalltag ausgeschlossen werden.

Viele Unternehmen scheuen den Umstieg auf ein papierloses Büro, da es ihnen an Informationen mangelt oder rechtlichen Grundlagenkenntnisse in diesem Bereich fehlen. Vor allem im Bereich Datenschutz klaffen die Wissenslücken erheblich auseinander. Eine Einarbeitung in dieses komplexe Thema erachten Firmen als zu teuer an. Hinsichtlich der Verfügbarkeit gibt es ebenfalls bei Unternehmen Bedenken: Diese geben an, dass im Falle eines Servercrashs Mitarbeiter nicht weiterarbeiten können. Anderen gehen vor diesem Hintergrund sogar von einem kompletten Verlust der Daten aus.

Mittelständische Unternehmen, die sich mit der Idee des papierlosen Büros beschäftigen, sollten sich vor einem potentiellen Umstieg genau informieren und sich im Bedarfsfall von professionellen Stelle Tipps und Tricks holen. Wir von yourIT empfehlen, die Geschäftsprozesse und speziell die kern-Prozesse genau unter die Lupe nehmen zu lassen.

yourIT-Kern-Prozessanalyse - Geringe Kosten durch staatliche Förderung - aber nur noch in 2016

Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT

Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete

• Kern-Prozessanalyse
• Sicherheitsaudit "IT-Infrastruktur"
• Informations-Sicherheitsanalyse ISA+

beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

DMS im Mittelstand - IT-Systemhäuser scheuen den Beratungsaufwand

Waren Dokumenten Management Systeme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) beim Start von yourIT vor fast 13 Jahren eher ein Thema bei Großbetrieben, sind nun die elektronische Archivierung und das entsprechende Management der dann elektronischen Dokumente auch bei mittelständischen Unternehmen angekommen.

Die Vorteile von DokumentenManagementSystemen liegen dabei auf der Hand. Vergleiche dazu unseren Post "Welche Vorteile bietet eigentlich Dokumentenmanagement?". Eine Amortisation der Investitionskosten innerhalb von 6-12 Monaten ist in der Regel immer machbar - sofern man es nicht beim simplen Archivierungsansatz belässt.

Unser IT-Systemhaus yourIT bietet einige Besonderheiten im Vergleich zum Mitbewerb. Eine der auffälligsten für unsere Kunden war schon immer unser Drang zur Beratung. Während klassische IT-Systemhäuser den Beratungsaufwand scheuen, um DMS-Systeme bei ihren mittelständischen Kunden anzubringen, geht yourIT seit 2002 genau den anderen Weg.

yourIT - wir lieben Beratungsprojekte

Bereits unser erstes großes Projekt bei der Firma Bucher GmbH - die Markentreppe im Jahr 2003 in Jettingen war im Grunde eher ein Beratungsprojekt als ein Software-Projekt. Seither durften unsere Berater eine Vielzahl mittelständischer Unternehmen beraten und haben erfolgreich hauptsächlich DMS und ERP-Systeme eingeführt. Ein System wie beispielsweise DOCUframe greift tief in die Geschäftsabläufe der Kunden-Unternehmen ein und ist bei Weitem keine reine IT-Angelegenheit.

Unser Ansprechpartner im Mittelstand ist seit jeher eher nicht der IT-Leiter oder eine Fachabteilungen. Bei mittelständischen Unternehmen trifft die Entscheidung der Geschäftsführer - er sagt, wann ein DMS-Projekt für Ihn Sinn ergibt. Und Chefs sind in der Regel stark nutzenorientiert.

Für uns war es daher schon immer wichtig, nicht wie der klassische Hardwareverkäufer einfach ein Angebot zu schreiben und dann den Auftrag zu erhalten oder eben nicht. Was wir von Anfang an benötigten war ein passendes Beratungskonzept. Über die Jahre entstand so unser Beratungskonzept in den 4 Phasen A-D. Nur damit sind schnelle und erfolgreiche DMS-Projekte machbar.

Im den Jahren 2013-2014 vollzog yourIT dann die zwangsläufige Wandlung hin zum Beratungsunternehmen. Die Trennung vom langjährigen Geschäftsführer der Technik-Abteilung Anfang 2013 haben wir genutzt und das Beratungsunternehmen "yourIT consulting" gegründet. Ziel war es, unseren mittelständischen Kunden noch bessere Beratung bieten zu können und diese staatlich subventionieren zu lassen Und zwar aus Mitteln des Europäischen Sozielfonds (ESF) - denn genau dafür stehen diese seit 2005 bereit.

Dafür haben wir eine Menge Zeit und Geld investiert: Das neue Beratungsunternehmen erhielt sofort ein Qualitätsmanagement  aufgesetzt (natürlich auf Basis von DOCUframe) und wurde zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2008. Damit war der Weg frei, unser Beratungskonzept in 4 Phasen sowie die Berater ebenfalls zertifizieren zu lassen.

Unser Motto: "4für2"

Im Ergebnis erhalten unsere Kunden aus dem Mittelstand nun 4 Manntage Beratung zum Fixpreis von 2 - und das kommt gut an bei den Geschäftsführern unserer Kunden.

Das yourIT-Beratungskonzept in 4 Phasen

Unsere Idee war so erfolgreich, dass wir mittlerweile neben der klassischen Kern-Prozessanalyse auch andere förderungswürdige Beratungspakete geschnürt haben, z.B.

• Datenschutzkonzept
• Konzept Managed Services
• Sicherheitsaudit "IT-Infrastruktur"

Damit erhalten unsere Kunden nun also auch in den klassischen IT-Systemhaus-Bereichen Fördermittel, wenn Sie unsere Beratungsdienstleistung in Anspruch nehmen. Weitere Infos zu unseren Beratungspaketen haben wir auf folgender Website zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu

Wenn Sie sich als Unternehmer im Mittelstand nun fragen,

• weshalb in Ihrem Haus noch kein DMS erfolgreich beraten und eingeführt wurde und
• weshalb Sie bei Ihrem betreuenden IT-Systemhaus immer alle Beratungsstunden selber bezahlen müssen und
• Ihnen noch nie die Ihnen zustehende staatlich geförderte Beratung angeboten wurde

- jetzt wissen Sie Bescheid: Klassische IT-Systemhäuser werden auch weiterhin den Beratungsaufwand scheuen.

Gut für Sie und uns, dass yourIT anders ist. Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie erst erfahren, wenn Sie uns endlich kennenlernen. Es ist noch nicht zu spät: Die Fördermittel stehen noch bis zum 31.12.2016 für Sie bereit.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT

Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete

• Kern-Prozessanalyse
• Sicherheitsaudit "IT-Infrastruktur"
• Informations-Sicherheitsanalyse ISA+

beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

yourIT gewinnt beim BEST OF CONSULTING 2015 gleich 3 Preise

Einblicke in die Praxis: Die Verbindung aus CRM und Big Data

Erfolgreiche CRM-Anwendungen sind nicht erst seit heute die Grundlage für jeden Markterfolg. Die moderne Voraussetzung für gutes CRM bilden die Informationen über die Kunden, die man bisher vor allem durch traditionelle Datenbankanwendungen für das Marketing genutzt hat. Die Zukunft des CRM liegt jedoch in innovativen und noch effizienteren Anwendungen, die sich auf die Big Data-Technologie stützen.

Analyse strukturierter Daten

Einer der größten Nachteile der bisher verwendeten CRM-Technologien und -Anwendungen besteht darin, dass nur der Teil der Kundeninformationen Eingang in den auswertbaren Datenbestand findet, der im Sinne der herkömmlichen Datenbanktechnik gut zu strukturieren ist. Die anderen, weniger strukturierten Daten sind dann zwar oft noch vorhanden, stehen jedoch für Analysen nicht mehr zur Verfügung. In der Folge beschränkt man so die Anzahl der Analyseoptionen und -varianten. Im schlimmsten Fall werden Analyseergebnisse sogar verfälscht, weil die Analyseergebnisse unverwertbare Daten, die einen einschränkenden oder verstärkenden Einfluss auf die Dateninterpretation gehabt hätten, nicht berücksichtigt werden.

Big Data nimmt an Wichtigkeit zu

Mit den neuen Big Data Anwendungen löst man sich von den schematischen und nur Teile der Kundenbeziehung erfassenden CRM-Analyse und bildet das reale CRM ab, wie es früher in jedem Tante Emma Laden üblich war. Hier hatte die Ladeninhaberin nicht nur alle formalen Kundendaten gespeichert, sondern kannte auch Kundeninformationen aus Klatsch- und Tratschgeschichten, die sie verkäuferisch gut verwerten konnte. Im Laufe der modernen CRM Entwicklung, hat man zwar versucht, diese herkömmlichen Prozesse durch immer bessere Systeme zu erfassen, zu analysieren und zu beurteilen. Eine wirklichkeitsnähere Abbildung der Handhabung von Kundenbeziehung im traditionellen Präsenzhandel erfordert jedoch den Einsatz der Big Data Technologie. Ein gutes Beispiel dafür wäre der Anruf einer Kundin in einem Call Center. Mit Hilfe eines auf Big Data basierenden CRM-Systems sieht der Call Center Agent sofort alle zum Kunden vorliegenden Daten einschließlich der Informationen über aktuelle persönliche Umstände des Kunden. So erhält der Agent sofort die entscheidenden Kundeninformationen, die Rückschlüsse auf den aktuellen Bedarf des Kunden und dann eine entsprechend gezielte Führung des Verkaufsgesprächs ermöglichen.

Investieren Sie in Ihre Zukunft und verbinden Sie jetzt CRM und Big Data

Investieren Sie in Ihre Zukunft

Es ist keine Frage, dass Sie sich in Zukunft nur noch mit einem Marketing werden durchsetzen können, das sich auf die innovativsten Methoden zur Anbahnung und Pflege der Kundenbeziehungen stützt. Der immer härtere Wettbewerb wird sich jedoch von einem Wettlauf um die beste traditionelle Datenbankanwendung zum Management der Kundenbeziehungen auf die Verfügbarkeit der besten Big Data Anwendung verlagern. Sie sind deshalb gut beraten, die Entwicklung der neuen CRM-Möglichkeiten mit Big Data genau zu verfolgen und am besten gemeinsam mit Ihren ITK-Beratern so früh wie möglich nach dem besten Einstieg in Big Data Anwendungen zu suchen.

Jetzt professionell beraten lassen - und ESF-Fördermittel nutzen

Seit einigen Jahren bieten wir von yourIT unser Beratungspaket "Kern-Prozessanalyse" an. Ziel ist es, mit Ihnen bereits vor der Auswahl eines Systems zu erarbeiten, welche Prozesse optimiert werden sollten. Dazu durchlaufen wir mit Ihnen die Phasen A (Prozessanalyse) und B (Konzeptentwicklung). Erst danach macht eine Entscheidung für eine passende ECM- bzw. DMS-Software Sinn - meinen Sie nicht auch?

yourIT - Beratungspaket Kern-Prozessanalyse - sponsored by ESF

Geringe Kosten durch staatliche Förderung - aber nur noch in 2016

Wir bieten Ihnen die Durchführung der Phasen A+B bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

Nachtrag: Innovationspreis-IT für Kern-Prozessanalyse

Am 16.03.2015 wurde unser Beratungspaket Kern-Prozessanalyse mit dem Innovationspreis BEST OF CONSULTING 2015 der Initiative Mittelstand ausgezeichnet.

Signet BEST OF CONSULTING 2015 für Kern-Prozessanalyse

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Ihr Thomas Ströbele

DOCUframe & Datenschutz: Geburtstagsliste und Geburtstagskalender korrekt führen

In vielen Unternehmen ist es noch üblich, dass abteilungsweise oder unternehmensweit Geburtstagslisten umlaufen, aus denen jeder Mitarbeiter ersehen kann, wann wem zum Geburtstag zu gratulieren ist. Manchmal hängen auch die Geburtstage am Schwarzen Brett oder im Eingangsbereich aus.

Oft werden Geburtstage auch von fleißigen Mitarbeitern in den eigenen Kalender eingetragen. In Zeiten von Groupware, Social Media und Web 2.0 bedeutet das aber, dass diese Geburtstagseinträge auch von anderen Kollegen eingesehen werden können. Man verlässt sich sogar drauf, dass ein(e) bestimmte(r) Mitarbeiter(in) quasi einen Geburtstagskalender pflegt.

Muster eines typischen Firmen-Geburtstagskalenders mit personenbezogenen Daten

Problemstellung:
Was tun, wenn ein Mitarbeiter sich beschwert, dass er im Geburtstagskalender oder in der Geburtstagsliste nicht mit vollem Geburtstag (Tag / Monat / Jahr) erscheinen möchte.

Datenschutzrechtliche Betrachtung:
Für den Umlauf von Geburtstagslisten oder das Führen von Geburtstagskalendern in Gruppenkalendern gibt es erstmal gemäß BDSG keine Zulässigkeit. Es sei denn, jeder Mitarbeiter hätte vorher eingewilligt.

Wir haben mal wieder den für das BDSG typischen Interessenskonflikt der Beteiligten:
- Auf der einen Seite hat der einzelne Mitarbeiter als Betroffener ein schutzwürdiges Interesse an der Nutzung seiner Daten.
- Auf der anderen Seite gehört das Gratulieren zum Geburtstag zum Anstand und steigert das Betriebsklima. Die Unternehmensleitung wird dies vermutlich befürworten.

Zu beachten ist hier, dass ein Ignorieren des Themas und die Vernachlässigung der geregelten Geburtstags-Führung durch das Unternehmen dazu führt, dass die fleißigen Mitarbeiter das Problem selbst regeln. Als Ergebnis haben wir dann z.B. die oben erwähnten Geburtstags-Einträge ím Gruppenkalender.

Nach Gola/Schomerus (Bundesdatenschutzgesetz Kommentar, 10. Auflage 2010) ist es in bestimmten Fällen ausreichend, dem Betroffenen die Möglichkeit eines Widerspruchs einzuräumen. Keineswegs ersetzt die Widerspruchsmöglichkeit die eigentlich erforderliche Einwilligung. "Ist jedoch wegen der Art der zu verarbeitenden Daten oder wegen der beabsichtigten Nutzung davon auszugehen, dass schutzwürdige Interessen im Regelfall nicht beeinträchtigt werden, so kann aus der Tatsache, dass von der ausdrücklich eingeräumten Widerspruchsmöglichkeit kein Gebrauch gemacht wurde, darauf geschlossen werden, dass eventuelle, für die verantwortliche Stelle nicht erkennbare, entgegenstehende Interessen Einzelner nicht vorliegen. Als Beispiel werden hier ausdrücklich betriebliche Geburtstage genannt.

Wie sieht eine Lösung des Problems in DOCUframe aus?
In DOCUframe werden Mitarbeiterakten als eigene Objekte durch die Personalabteilung geführt. Dort wird z.B. das Geburtsdatum des Mitarbeiters hinterlegt. Sicht auf die Mitarbeiterakten haben selbstverständlich ausschließlich die Mitglieder der Benutzergruppe "Personal".

Die Mitarbeiter werden in einem Rundbrief informiert, dass künftig die Geburtstage aller Mitarbeiter in den Kalendern als "Geburtstagstermine" am jeweiligen Tag angezeigt werden. Das Geburtsjahr ist zum Gratulieren nicht notwendig. Also wird es auch nicht angezeigt. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter auf Ihr Widerspruchsrecht hingewiesen.

Widerspricht ein Mitarbeiter der Eintragung seines Geburtstags im Gruppenkalender, setzt die Personalabteilung einen "Widerspruchs-Haken". Dadurch wird dieser Geburtstag nicht mehr angezeigt.

Wieder einmal zeigt sich, dass anscheinend komplizierte Datenschutz-Probleme durch den Einsatz einer Software wie DOCUframe mit sehr wenig Aufwand und Organisation in den Griff zu bekommen ist.

Was können wir für Sie tun?

yourIT ist ein mittelständisches Systemhaus in Hechingen. Wir beraten Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu verschiedenen IT-Themen.

Sie befinden sich auf unserem DOCUframe-Blog. Hier informieren wir zu Themen wie z.B. Dokumentenmanagement, CRM, Archivierung, Kommunikation und Workflow.

Weitere Infos zum Thema Datenschutz haben wir auf unserem separaten Datenschutz-Blog für Sie zusammengestellt.

Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie nur erfahren, wenn Sie uns persönlich kennen lernen. Ich freue mich auf Ihren Kontakt.

Ihr Thomas Ströbele

Geschäftsführungs-Dokumente zuverlässig und rechtssicher archivieren

Die revisionssichere Archivierung kaufmännischer Dokumente ist für Unternehmen grundsätzlich verpflichtend. Die von yourIT favorisierte Lösung DOCUframe^® des Software-Herstellers GSD unterstützt Unternehmen bei der Erfüllung dieser Anforderungen. Für besonders sensible Informationen, wie z.B. die Geschäftsführung betreffende Dokumente, besteht mit DOCUframe^® zudem die Möglichkeit der Dokumenten-Verschlüsselung mittels Kennwort. Das Öffnen eines Dokuments durch Unbefugte wird hierdurch wirkungsvoll verhindert.

Elektronische Dokumente sind als Beweise zulässig

Digitale Dokumente, wie z. B. eingescannte und in elektronischer Form archivierte Verträge, sind nach einem wissenschaftlichen Test des Instituts für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel vor Gericht wohl als Beweis genauso zulässig wie Print-Dokumente (Quelle: http://www.heise.de/newsticker/meldung/Studie-Elektronische-Dokumente-als-Beweismittel-zulaessig-2036739.html). Dieser Umstand verleiht der sicheren elektronischen Aufbewahrung solcher, für die Geschäftsführung wichtiger Dokumente besondere Bedeutung.

Mit yourIT und DOCUframe Geschäftsführerdokumente zuverlässig und rechtssicher archivieren

Mit Dokumenten im Geschäftsführer-Archiv verantwortungsvoll umgehen

Wo an anderen Stellen innerhalb einer Organisation auf Prozesstransparenz und "offene Türen" gesetzt wird, steht bei Dokumenten der Geschäftsführung der Vertraulichkeitsaspekt absolut im Vordergrund. Hierbei muss sichergestellt werden, dass die entsprechenden Dokumente nicht nur langfristig revisionssicher abgelegt werden, sondern auch von unberechtigten Usern auf keinen Fall eingesehen werden können, es sei denn, der Geschäftsführer bezieht einen Benutzer oder eine Benutzergruppe explizit mit ein.

Den ersten Punkt erfüllen Unternehmen bei entsprechender Anwendung mit den Möglichkeiten von DOCUframe^® ohnehin (Dokumente lassen sich unveränderbar revisionssicher in der objektorientierten Datenbank speichern). Der zweite Punkt wird mit der Möglichkeit der Verschlüsselung z.B. durch ein Kennwort zusätzlich abgedeckt. Alle Dokumente, ob kennwortgeschützt oder nicht, werden in ein und derselben zentralen Datenbank abgelegt. Das GSD Motto „Integration statt Insellösungen“ wird auch hier groß geschrieben! Dadurch bleibt der Aufwand für Recherche, Administration und Sicherung gleich - im Gegensatz zu Anbietern, die Geschäftsführungsdokumente in separaten Datenbanken speichern, und dadurch die Administrations- und Integrationsaufwände erhöhen. Jedes Dokument gibt es in DOCUframe genau 1x. Damit kann an diesem einen Dokument festgelegt werden, wer es sehen, lesen, etc. darf und wer nicht.

Das git auch für auch für E-Mails! Lesen Sie hierzu meine Beiträge zum Thema Zero-Mail Policy auf diesem Blog.

So profitieren Geschäftsführer im Management sensibler Dokumente mit DOCUframe^®:

• Verantwortungsvoller Umgang mit relevanten Daten der Geschäftsführung
• Minderung rechtlicher Risiken durch die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben 
• Verbesserte Argumentationsbasis bei gerichtlichen Auseinandersetzungen
• Rechte- und Rollenkonzept sowie Kennwortschutz zur wirkungsvollen Vermeidung des Dokumentenzugriffs durch Unbefugte (inkl. Administratoren)
• Einfaches Wiederfinden von Dokumente

Durchgängige Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse

Neben der revisionssicheren Archivierung und dem geeigneten Umgang mit Geschäftsführungsdokumenten lassen sich mit der GSD Lösung viele andere Anforderungen abdecken. Dokumentenmanagement, CRM, Warenwirtschaft, Projektmanagement und Workflowsteuerung (z.B. Rechnungseingangsworkflow) sind nur einige Beispiele für den Funktionsumfang unserer Lösung. Wie Sie mit DOCUframe^® nicht nur rechtliche Vorgaben erfüllen, sondern Ihre Geschäftsprozesse durchgängig unterstützen, erfahren Sie, wenn Sie mich anrufen oder anschreiben..

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

 

Referenzkunde GEMOTEG feiert 10-jähriges Jubiläum

Unser Referenzkunde GEMOTEG feiert vom 10. bis 11.05.2014 sein 10-jähriges Firmenjubiläum. Wir sind stolz darauf, dass wir von yourIT das erfolgreiche Hechinger Unternehmen bereits seit 7 Jahren in Sachen IT begleiten und beraten dürfen.

Aufmerksam wurden wir auf GEMOTEG im Juli 2007 aufgrund eines fehlgeleiteten Faxes. Das kann schonmal passieren: GEMOTEG hat nämlich fast dieselbe Telefon- und Faxnummer wie yourIT. Wir haben das Fax mit unserem DOCUframe an GEMOTEG weitergeleitet und bekamen zum Dank einen Vorstellungstermin beim Chef Stefan Eggenweiler.

Wir waren uns sofort sympathisch - und Stefan Eggenweiler erkannte schnell die Vorteile, die sein junges schnell wachsendes Unternehmen durch die Zusammenarbeit mit yourIT und speziell durch die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (auch DMS) erreichen konnte. Dadurch wurden wir uns schnell einig. Bereits im Oktober 2007 erhielten wir den Auftrag zur Einführung von DOCUframe bei GEMOTEG.

Die Herausforderungen in diesem spannenden Projekt lauteten:

Teamarbeit und interne Kommunikation besser unterstützen, Adressbestand optimieren. Dokumentenmanagement mit durchgängiger elektronischer Archivierung realisieren: Alle relevanten Dokumente sollen zu jedem Zeitpunkt unter Berücksichtigung des Rollenkonzepts verfügbar sein. Um ein weiteres schnelles Wachstum zu ermöglichen, mussten die täglichen Arbeitsabläufe bei GEMOTEG beschleunigt werden.

Das Projekt DOCUframe war so erfolgreich, dass GEMOTEG im Jahr 2012 die QM-Zertifizierung ISO-9001 enorm beschleunigte. Dazu haben wir im November 2012 gemeinsam eine Success Story erstellt:

Die Success Story zum Referenzprojekt DOCUframe bei GEMOTEG

Seither durften wir viele IT-Projekte mit GEMOTEG bestreiten.

Erwähnenswert sind vor allem folgende Projekte bei GEMOTEG:

• Einführung und Betrieb DOCUframe - Dokumentenmanagement / Archivierung / Kommunikation / elektronische Akten
• Einführung und Umsetzung Datenschutz
• Einführung und Betrieb Managed Services

Wir wünschen Stefan und Regina Eggenweiler sowie Manfred Gindele Gesundheit und weiterhin ein glückliches Händchen. Wir würden uns freuen, wenn wir auch weiterhin die IT des Unternehmens

Ein tolles Jubiläum wünscht das gesamte yourIT-Team

yourIT - wir stehen für Sicherheit in allen IT-Fragen.

P.S.: Falls Sie unsere Dienstleistungen auch kennenlernen und dabei die Ihrem Unternehmen zustehenden staatlichen Fördermittel aus dem Europäischen Sozialfonds ESF nutzen möchten - empfehle ich Ihnen folgende Webseite: http://www.mitgroup.eu. Ich freue mich schon jetzt darauf, auch zu Ihrem nächsten Firmenjubiläum einen Beitrag auf einem unserer Blogs platzieren zu dürfen.

Ihr Thomas Ströbele

Lizenzmanagement - Software Assets und Verträge im Griff

Vorträge von Rechtsanwälten, in der Presse, im Fernsehen - Alle Welt spricht aktuell vom Lizenzmanagement. Doch was ist Lizenzmanagement eigentlich und wie kommen Sie da schnellstmöglich hin.

Lizenzmanagement ist erst einmal nichts anderes als Asset Management - nur eben für Software-Lizenzen. 

Welche Aufgaben sind beim Lizenzmanagement zu erledigen?

• Zusammenfassung aller im Unternehmen vorhandener Lizenzen, Rechner, Konfigurationen sowie Kosten und Auslastung.
• Überblick über die derzeitige Nutzung und Verfügbarkeit.
• Vertrags-, Support und Garantie-Informationen.
• Vergabe und Vererbung von Nutzungsrechten.
• Verwaltung von Produktschlüsseln.
• Beliebige Definition von Lizenzarten und Rechten.
• Zeitplanungen und aktive Information an betroffene Mitarbeiter bei Updates oder Roll-Outs.
• Aktives Erinnerungs- und Eskalationsmanagement über Fristen, Erreichung von Schwellenwerten (KPI), Eskalationen, Verpflichtungen und Vorgängen.
• Planung von Investitionen und Updatemöglichkeiten.
• Zusammenfassung mehrerer Versionen und Patches.
• Kostenrechnung mit Aufteilung auf Kostenstellen.
• Automatisierte Lizenzrücknahme, z.B. bei Personalaustritt.
• Es werden alle Eingangskanäle, z.B. Telefon, Fax, bugbuster, E-Mail, Webseite, etc. für Help-Desk Anfragen unterstützt.
• Weltweiter Einsatz möglich durch Unterstützung aller ISO Sprachen sowie Mandantenfähigkeit.
• Es lassen sich Kataloge von Drittanbietern, z.B. Microsoft oder IBM integrieren.
• Anbindung von Inventory Systemen und Filterung von Informationen.
• Unterstützung der revisionssicheren Archivierung aller Daten inkl. Barcode und PDF/A Unterstützung.
• Individuelle Reports über Serviceintervalle oder Problembereiche.
• Modulares System, wobei z.B. Angebotsmanagement, Arbeitsmittelvergabe, Vertragsmanagement, etc. einfach erweitert werden können.

Weshalb stellt ein Prozessmanagement-Tool wie DOCUframe oder BPM inspire hier eine optimale Ergänzung Ihrer bisherigen Umgebung dar?

Die Aufgabe ist es, mehrere Objekte wie Lizenzen, Adressen, Mitarbeiter, Dokumente, Vorgänge, Tickets, Mitarbeiterakten, ... temporär miteinander zu verknüpfen und automatisiert zu kontrollieren bzw. ggfs. wieder automatisiert zu trennen. Genau dies können Prozessmanagement-Tools wie DOCUframe oder BPM inspire besonders gut. In den meisten Unternehmen fehlen diese Tools - deshalb kommen an solchen Stellen sehr häufig Excel-Tabellen und Access-Datenbanken zum Einsatz. Das birgt Fehlerpotential und muss nicht sein.

Baustelle: Dieser Post wird noch vervollständigt.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

yourIT mit DOCUframe auf dem Weg zur DIN EN ISO 9001:2008

yourIT ist seit langem Vorreiter in Sachen Dokumentenmangement & Archivierung (seit 2003), Datenschutz & IT-Sicherheit (seit 2006). In diesen Bereichen üben wir Vorbildfunktion aus für viele befreundete IT-Systemhäuser. Nun legen wir einen neuen Maßstab an: In Kürze werden wir die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 erreichen.

Unser Kunde GEMOTEG hat es uns Ende 2012 vorgemacht (Wir berichteten in diesem Blog). Mit Hilfe der von yourIT bei GEMOTEG eingeführten Prozess-Management-Lösung DOCUframe gelangten diese ohne Probleme zur ISO-Zertifizierung.

Lesen Sie hier die Success Story zu GEMOTEG, entweder auf unserer Webseite oder als E-Paper:

Öffnen der DOCUframe Success Story GEMOTEG

Als IT-Systemhaus wird diese Norm bisher zwar nicht von uns verlangt, dennoch möchten wir uns für unsere Kunden verbessern und durch die Zertifizierung den Standard unserer Prozesse und Produkte nachweisen.

Da wir bereits seit vielen Jahren unsere Organisation komplett mit DOCUframe im Team bestreiten, rechnen wir mit einer zügigen Zertifizierung durch den beauftragen Dienstleister.

In DOCUframe bilden wir beispielsweise folgende QM-relevanten Prozesse ab:

• Versionierung
• Maßnahmenmanagent
• Dokumentenmanagement
• Aufgabenmanagement
• Reklamationsmanagement
• Ticketsystem / Helpdesk
• Prozessmanagement für spezielle Projekte oder das Auditmanagement

Künftig bildet DOCUframe zusätzlich ein komplettes QM-Portal (Cockpit) zur Statusüberwachung.

Die Einführung des QMS bedeutet für yourIT den nächsten Schritt hin zur Weiterentwicklung des eigenen Potentials und damit zur Zukunftssicherung unseres Unternehmens. Unser QMS, welches den Anforderungen der Normenreihe genügt, bereitet den Weg, unser IT-Systemhaus – trotz des Wandels und der dadurch veränderten Rahmenbedingungen und Anforderungen – auch in Zukunft sicher gestalten und lenken zu können.


Sie benötigen Hilfe bei Ihrer ISO-Zertifizierung? Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Zero Mail Policy - Problemfall interne E-Mail-Weiterleitung

Seit meinen beiden ersten Posts zur "Zero Mail Policy" bei yourIT erhalte ich hierzu viele Anfragen. Die E-Mail-Flut ist mittlerweile in jedem Unternehmen und an jedem Arbeitsplatz spürbar. Dabei fällt auf, dass vielen Lesern das Problem nicht bewusst ist. Oft lautet die Frage: "Was unterscheidet Unternehmen mit Zero Mail Policy und Dokumentenmanagementsystem (DMS, z.B. DOCUframe) von solchen mit Outlook/Exchange?"

Hier nochmal die Links zu meinen beiden ersten Zero Mail Posts:
- http://docuframe.blogspot.de/2013/02/erfahrungsbericht-10-jahre-zero-mail.html
- http://docuframe.blogspot.de/2013/07/zero-mail-policy-bei-celesio-do-not-e.html

Gerne erkläre ich die Vorteile durch den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems DOCUframe in Ihrem Unternehmen. Dazu schauen wir uns nochmal die Gründe an, weshalb es überhaupt zur E-Mail-Flut beim Einsatz bisheriger Mailsysteme wie z.B. Outlook / Exchange kommt.

Problem 1: Quelle der E-Mail-Flut - aus 1 E-Mail mach viele

Zählen Sie einfach mit: Es geht 1 E-Mail im Postfach eines Mitarbeiters oder in der Zentrale ein. Der Empfänger versendet die E-Mail an 3 Mitarbeiter und diese jeweils wiederum an 3 weitere Mitarbeiter.

Bitte beachten Sie: Jede Weiterleitung einer E-Mail bedeutet bildlich, dass die vorhergehende E-Mail kopiert, in einen Umschlag (nichts anderes ist eine E-Mail) gesteckt und so an den nächsten Empfänger weitergeleitet wird.

E-Mail-Weiterleitung statt DOCUframe mit Zero Mail Policy

Zählen wir zusammen, ergeben sich so 13 selbständige E-Mail-Dokumente. Davon sind 12 völlig unnötig entstanden. Und das ist gefährlich. Nehmen wir nur mal an, dass an der E-Mail eine Zeichnung für einen Projektauftrag hängt. Wenn einige Mitarbeiter die Zeichnung vor der Weiterleitung verändert haben, ist jetzt schon nicht mehr klar, was der richtige Versionsstand der Zeichnung ist, um den Projektvertrag auszuführen. Ein Horrorszenario für jedes QM-Management - aber der tagtäglich Wahnsinn.

Problem 2: Viele Mitarbeiter erhalten E-Mails mehrfach

Da die per E-Mail angeschriebenen Mitarbeiter nicht wissen können, dass ein bestimmter Kollege die E-Mail bereits bekommen hat, kommt es nicht selten vor, dass ein und derselbe Mitarbeiter die interne Mail zweimal oder noch häufiger erhält. Wenn diese dann noch verschiedene Versionsstände einer Zeichnung enthalten, landen wir ganz schnell bei Problem 3.

Problem 3: Jetzt kommen die Rückfragen

E-Mails werden nicht nur in 1 Richtung weitergeleitet. Wenn jetzt die Mitarbeiter nur je 1 Rückfrage an den Versender stellen (+12 E-Mails) und dieser nur je einmal antwortet (+12 E-Mails) haben wir bereits 37 E-Mails im System. Und sind wir mal ehrlich: Schaffen Sie es jedesmal, eine Frage per E-Mail mit nur 1 Hin und Her zu klären. Nicht selten entsteht so aus nur 1 eingehenden E-Mail eine E-Mail-Flut von über 100 internen E-Mails.

Vermeiden Sie jetzt die E-Mail-Flut!

Was kostet diese E-Mail-Flut Ihr Unternehmen

Die Bearbeitung jeder einzelnen E-Mail benötigt durchschnittlich 15 Minuten Zeit. Bei 37 E-Mails in unserem Beispiel ergibt das 555 Minuten. Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 30 EUR kostet jede Minute 0,50 EUR. Demnach kostet unsere kleine Beispiel-E-Mail-Flut 277,50 EUR. Jetzt müssen Sie nur noch überlegen, wie viele solche E-Mail-Fluten tagtäglich in Ihrem Unternehmen aus eingehenden E-Mails entstehen, dann können Sie für sich kalkulieren, was Sie der Einsatz eines konventionellen E-Mail-Systems wie Outlook / Exchange tatsächlich kostet. Dagegen sind die Software-Kosten nur Peanuts. Also treffen Sie jetzt die richtigen Entscheidungen.

Problem erkannt  - wie lässt es sich lösen mit DOCUframe + Zero Mail Policy?

Mir ist keine Lösung bekannt, wie sich diese E-Mail-Flut mit einem herkömmlichen E-Mailsystem wie Outlook / Exchange lösen lässt. Im Gegenteil: Indem Sie Ihren Mitarbeitern Outlook / Exchange als E-Mailsystem anbieten, zwingen Sie diese geradezu, jedesmal solche E-Mail-Fluten loszutreten. Was sollen diese auch anderes machen?

Die Situation ist ganz anders, wenn Sie sich entschließen, DOCUframe und die Zero Mail Policy in Ihrem Unternehmen einzuführen und gleichzeitig das konventionelle E-Mailsystem Outlook / Exchange abzuschaffen. In diesem Fall geht eine eingehende E-Mail nämlich nicht mehr im Postfach eines Mitarbeiters oder der Zentrale ein, sondern Sie wird direkt in der zentralen DOCUframe-Datenbank abgelegt. Dort wird sie erstmal automatisch mit den zugehörigen Objekten Adresse, Ansprechpartner und Vorgang/Projekt verknüpft (siehe in meinem zweiten Zero Mail Post). Erst dann wird sie in das Postfach des Empfängers abgelegt - und dieses befindet sich selbstverständlich ebenfalls in DOCUframe. Da dem Mitarbeiter per Zero Mail Policy untersagt ist, intern E-Mails weiterzuleiten, kann er sie nur "an Benutzer mit Anmerkung senden".

Dabei wird eben nicht wie oben beschrieben eine Kopie der E-Mail in einem neuen Umschlag an den Kollegen verschickt, sondern das Original-Dokument wird lediglich auch in seinen Posteingang verlinkt. An der E-Mail hängt ein elektronischer Klebezettel, auf dem der Versender notiert hat, was der Empfänger mit der E-Mail machen soll. Wenn also hier 13 Mitarbeiter die E-Mail erhalten, arbeiten alle am selben Dokument. Hiermit ist Problem 1 gelöst.

DOCUframe und Zero Mail Policy statt E-Mail-Weiterleitung

Außerdem sieht jeder Mitarbeiter, wer von seinen Kollegen diese E-Mail bereits erhalten hat, wie der bisherige Weg durch das Unternehmen war und wo die E-Mail überall verknüpft ist. Somit lassen sich mehrfache Anfragen an ein und denselben Mitarbeiter vermeiden. Und selbst wenn ein Mitarbeiter zwei oder mehr Rückfragen zu der E-Mail bekommt, kann diese technisch bedingt nur 1x in seinem Postfach liegen - sie ist ja nur 1x in der Datenbank vorhanden. Es stehen dann lediglich mehrere Anweisungen auf dem elektronischen Klebezettel. Problem 2 und 3 gelöst.

Hätten Sie gedacht, dass die Lösung gegen die E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen so einfach sein kann? Gerne zeige ich Ihnen diesen Geschäftsprozess live in einer kurzen Web-Demo oder bei einem "DOCUframe live!" in unserem Haus. Danach unterstützen wir Sie bei der Ablösung Ihres bisherigen E-Mailsystems und der Einführung von DOCUframe und der Zero Mail Policy in Ihrem Unternehmen. Ich freue mich jetzt bereits auf das Projekt bei Ihnen. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele



Ach ja, bevor ich es vergesse: Anfang des Jahres haben wir bereits gemeldet, dass beim Windows Server 2012 der Small Business Server (SBS) wegfällt. Dem Nachfolger Essentials fehlen die für mittelständische Kunden bisher wichtigen Zugaben Exchange und Sharepoint. Vor allem Exchange war immer das wichtigste Kaufargumente für unsere Kunden. Ein Grund mehr für Sie, jetzt auf DOCUframe in Ihrem Unternehmen umzusteigen. Ich freue mich auf Ihre Anfragen.

Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.

Integration von DOCUframe® und ERP Software: Ein Blick über den Tellerrand

Eigentlich widmet sich dieser Blog dem Thema Dokumentenmanagement, und hier speziell DOCUframe^®, der DMS Lösung des Herstellers GSD Software^®_. Von anderen Bereichen abgekapselte IT-Unternehmenslösungen sind im Sinne einer durchgängigen Geschäftsprozessoptimierung jedoch weitaus weniger wertvoll als integrierte Systeme. Deshalb hat dieser Beitrag das ERP System von GSD als eine der geeigneten DOCUframe^®-Erweiterung  für die Unterstützung von Warenwirtschafts- und Produktionsprozessen im Fokus.

Prozesse in der Warenwirtschaft

Einkaufsabläufe, Verkaufsabläufe, Lagerhaltungsprozesse, Inventuren: alles Prozesse der Warenwirtschaft, die sich mit einem ERP System unterstützen lassen. Für kleinere Unternehmen kann hier das Modul DOCUframe^® Warenwirtschaft genau die richtige Lösung sein. Bei höheren Anforderungen empfiehlt es sich allerdings, die Lösung ERPframe^® genauer zu untersuchen. Spätestens, wenn umfangreiche Fertigungsprozesse unterstützt werden sollen, ist dies erforderlich.

ERPframe als Ergänzung zu DOCUframe

Prozesse in der Produktion

Unterstützung der Planungs- und Steuerungsprozesse in der Produktion, eine verlängerte Werkbank oder Kostenübersichten über Ressourcen und Verarbeitungsmengen sind Beispiele für die Funktionalität einer ERP Lösung im Unternehmen. Besonderen Mehrwert erzeugt die Verknüpfung von ERP und Dokumentenmanagement.

Dokumente in Warenwirtschaft und Produktion

In allen beschriebenen Warenwirtschafts- und Produktionsprozessen entstehen fortlaufend Dokumente, z.B. Lieferscheine, Rechnungsbelege oder Inventurlisten. Die Integration von DMS und ERP liegt daher auf der Hand. Eine Verknüpfung beider Bereiche hilft, die in Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung oder Produktion entstandenen Dokumente direkt den zugehörigen Komponenten wie Projekt, Adresse und Vorgang zuzuordnen. Der Hauptvorteil entsteht durch die vollständige Datenzuordnung zum betrachteten Datenobjekt. So wird z.B. die oft geforderte 360 Grad Sicht auf den Kunden in großen Teilen schon allein mit dieser vollständigen Dokumentenzuordnung gewährleistet.

Anmerkung der Redaktion:

Dieser Artikel stammt aus der Feder unseres langjährigen Partners GSD Software, Hersteller der Produkte DOCUframe, ERPframe, FIBUframe und DATAframe.

Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass wir als Solution Partner willens und in der Lage sind, DOCUframe auch an andere ERP- bzw. Warenwirtschaftssysteme anzubinden. In der Vergangenheit haben wir bereits verschiedenste Systeme angebunden, z.B. abas-ERP, proALPHA ERP,  Metropolis Warenwirtschaft, etc.