Managed Service für DOCUframe

Szenario:
Stellen Sie sich vor, Sie möchten an einer Ausschreibung teilnehmen, die einen fixen Abgabetermin 17.09.2012 12:00 Uhr hat. Sie bereiten alles soweit vor und versenden Ihr Angebot per E-Mail  um 10:00 Uhr am 17.09. Leider hat ihr Mailserver gerade ein Problem mit dem Versenden von Mails. Sie und Ihre Mitarbeiter bemerken dieses Problem aber erst Nachmittags. Leider ist der Annahmeschluß für die Ausschreibung schon vorbei. Hätten Sie mal Ihre Server per Managed Services überwachen lassen, dann wäre das Problem früher festgestellt worden und Sie hätten vermutlich die Ausschreibung gewonnen.

Problem:
DOCUframe ist neben Ihrem ERP das wichtigste System in Ihrem Unternehmen. Die Überprüfung und Überwachung der Dienste von DOCUframe müssen daher auf der Prioritätenliste der Administratoren ganz nach Oben geschoben werden. Folgende Überprüfungspunkte sollten laufend durch den Administrator kontrolliert werden:
- Laufen alle Dienste, auch Windowsdienste können überwacht werden?
- Laufen alle Schnittstellen zu Fremdsystemen?
- Sind systeminterne Fehlermeldungen aufgetreten?
- werden alle Mails versendet?
- werden alle Workflows abgeschlossen?
- werden alle Faxe und SMS versendet?
- Wie ist die Speicherauslastung der Server?
- Steht genügend Festplattenplatz zur Verfügung?
- Wie ist gerade die Performance des Servers?
- Funktioniert der Zugang für die Smartphone-App?
- Wurde das Backup richtig geschrieben, ist die Größe der Datensicherung ok?

Dies sind sehr viele Prüfpunkte die Ihre Administratoren je nach Definition mehrmals täglich bzw mehrmals stündlich prüfen sollten um auftretende Probleme frühzeitig beheben zu können.

Lösungsvorschlag:
yourIT hat dies schon früh erkannt und bietet seinen Kunden eine Überwachung der DOCUframe-Server als Managed Service an. Wir können in Echtzeit auf auf Meldungen der Server reagieren und auftretende Probleme sofort angehen, bevor Sie und Ihre Mitarbeiter dies bemerken.
Das Beste hierbei, wir können dies zu einem unschlagbar günstigen Preis anbieten. Fordern Sie jetzt gleich ein Managed Service Angebot für DOCUframe bei uns an.

Ich freue mich auf Ihre Anfrage

Ralf Ströbele
yourIT GmbH

10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht

Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?

Im Februar 2005 meldete sich der erste unserer Kunden mit der Frage, ob wir elektronische Rechnungen signieren könnten. Anrufer war die IT-Abteilung der Volz Luftfilter GmbH aus Horb a.N. Wir hatten dort bereits DOCUframe vorgestellt und so vermutlich den Gedanken gepflanzt, mit elektronischen Dokumenten Kosten einzusparen.

Da sich die Anfrage spannend anhörte, las ich mich in das Thema ein und beriet mich mit unserer Abteilung Solutions. Interessanterweise stellten wir fest, dass wir mit DOCUframe bereits die wesentlichen technischen und gesetzlichen Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsversand erfüllten. DOCUframe überwacht Gesamtprozesse, verarbeitet elektronische Dokumente im Workflow, kann E-Mails erstellen und versenden und ist zudem ein elektronisches Archivsystem.

Was uns fehlte war ein Signaturserver für die gesetzlich geforderte qualifizierte elektronische Signatur. Wir schauten uns am Markt um und fanden mit dem ICOYA-Signaturserver der Struktur AG genau die Lösung, die wir brauchten, um Rechnungen und Rechnungsdaten zu signieren. Die gesamte Prozesssteuerung und die Überwachung übernahm DOCUframe.

Die weiteren Informationen zu unserem ersten E-Billing-Projekt finden Sie in unserem Referenzbericht.

Wir waren mit diesem Projekt schlagartig zum E-Billing Pionier aufgestiegen. Noch nicht mal der Begriff „E-Billing“ war damals vorhanden. Das sieht man auch daran, dass wir uns die Domain www.E-Billing.de sichern konnten. Damals gab es noch nicht sehr viele Unternehmen, die sich mit elektronischen Rechnungen auskannten. Wir betrieben also Grundlagenforschung, unterhielten uns mit Oberfinanzdirektionen, betreuten Diplomarbeiten und hielten Vorträge auf Messen und bei IHKs. Außerdem hatten wir plötzlich enorm viele Vorstellungstermine zum Thema bei Neukunden.

Unser Referenzkunde Volz Luftfilter GmbH wurde für dieses E-Billing-Projekt auf der CeBIT 2006 ausgezeichnet mit dem Sonderpreis im BestPractice-IT AWARD 2006.

Außerdem kamen wir mit E-Billing in die Shortlist des CyberOne AWARDS 2006, dem Hightech-Award des Bwcon.

Wichtiger Hinweis zum Steuervereinfachungsgesetz 2011:

Im Juli 2011 wurden die rechtlichen Voraussetzungen für den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes geändert. Aber auch ein Jahr nach dieser Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen bearbeiten viele vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) elektronische Rechnungen nicht rechtskonform. Weitere aktuelle Informationen erhalten Sie unter www.E-Billing.de und ab Montag 17.09.2012 in einer 5-teiligen Serie auf unserem Blog http://schwabissimo.blogspot.de.

Übersicht zu dieser Serie von Posts:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter? folgt am Montag 10.09.2012

10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht

Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde

Da wir unser Unternehmen neu aufgebaut hatten konnten wir auf keinen Bestands-Kundenstamm zurückgreifen. Unser Marketing lief damals über Kaltakquise – und die gehörte zu meinen Aufgaben. Social Media Tools wie XING waren damals noch nicht verfügbar, also hieß das: Telefon in die Hand nehmen und anrufen. Ich gebe zu, mir hat das immer sehr viel Spaß gemacht. Wenn man es sich genau überlegt, ist auch gar nichts dabei. Der einzige Fehler, den man bei der Kaltakquise machen kann, ist nicht anzurufen.

Klar war ich froh, von einem CRM-System wie DOCUframe unterstützt zu werden. Ich suchte also nach interessanten Firmen aus der Region. Die fand ich sehr häufig im Firmen-Report des regionalen IHK-Magazins. Eine andere wichtige Quelle waren für mich die Stellenanzeigen in der regionalen Presse. Firmen denen es gut geht, stellen immer auch neue Mitarbeiter ein. Ich riss die interessanten Seiten aus Zeitschriften und Zeitungen aus, scannte sie in DOCUframe ein und leitete sie dann an eine Mitarbeiterin zur Anlage der gewünschten Adressen weiter. Diese vervollständigte die Adressen mithilfe der Daten aus dem Impressum der Webseite.

Exkurs: Bei vielen Unternehmen ist das Impressum nicht korrekt bzw. nicht vollständig. Wie ist das bei Ihnen? Unsere Datenschutz-Berater überprüfen das gerne für Sie!

Danach telefonierte ich mit dem Wunschkunden, ließ mich zum Geschäftsführer oder zum EDV-Leiter durchstellen und vereinbarte einen Vorstellungstermin. Alle relevanten Infos aus den Telefonaten legte ich in DOCUframe ab und verknüpfte Sie mit Adressen, Ansprechpartnern und Vorgängen (Forecasts, Vertriebsvorgänge). Wenn ich einen Termin erhielt, legte ich diesen in DOCUframe an und lud die dafür notwendigen IT-Kollegen dazu ein. Selbstverständlich wanderten auch die Besprechungsergebnisse direkt wieder in DOCUframe und wurden erneut verknüpft. Wenn jemand später wieder angerufen werden wollte, setzte ich mir eine Aufgabe in DOCUframe.

Auf diese Weise ergab sich ziemlich schnell in DOCUframe eine interessante Kunden- und Wissensdatenbank, die uns immer wieder neue qualifizierte Kunden brachte – und das mit nur einem Vertriebsmitarbeiter.

Dass die telefonische Kaltakquise toll ist, möchte ich Ihnen am Fall Bucher GmbH – die Markentreppe erläutern. Auslöser für meinen ersten Anruf war eine Stellenanzeige. Ich bekam dort erst mal den IT´ler an die Strippe. Nachdem ich ihm ein wenig von unserem Dokumentenmanagementsystem DOCUframe erzählt hatte, meinte er: „Wir haben einen neuen Vertriebsleiter. Der ist aktuell auf der Suche nach einem solches System.“ Kurz darauf telefonierte ich mit diesem Vertriebsleiter, machte einen Vorstellungstermin aus und nur wenige Monate später hatten wir mit der Bucher GmbH ein wirklich tolles DOCUframe- und ERP-Projekt. Die Referenzgeschichte finden Sie hier. Bis heute haben wir mit diesem Kunden übrigens viele IT-Projekte durchgeführt.

Ich gebe zu: So lief das nicht immer. Aber genau darin liegt doch die Aufgabe eines Verkäufers und des CRM-Systems. Immer wieder anzurufen, Gesprächsabläufe zu optimieren und Kunden schnell zu qualifizieren. Die guten ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen. Je schneller wir mit Unterstützung des CRM-Systems entscheiden können, ob ein weiterer Kontakt wirklich lohnt oder eben nicht, umso mehr Zeit bleibt für die Kunden, bei denen es sich lohnt. Sollten Sie also demnächst einen Anruf von oder einem Kollegen mir erhalten, freuen Sie sich. Es gibt sicher einen wichtigen Grund. Wenn wir keine Chance auf ein interessantes Projekt bei Ihnen sehen würden, würden wir uns die Zeit für den Anruf sparen. Daher sollten Sie uns auf jeden Fall einen Vorstellungstermin geben und sich unsere Ideen und Vorschläge anhören. Es könnte sich für Sie lohnen!

Übersicht zu dieser Serie von Posts:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter? folgt am Montag 10.09.2012

10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht

Schnell fanden wir zahlreiche Kunden, die unser modernes IT-Angebot dankend annahmen. Das Ende der VOLMA Wirkwaren GmbH in Hechingen Mitte 2003 jedoch läutete ein neues Kapitel für yourIT ein. Wir durften die neu gegründete JOCKEY GmbH in IT-Angelegenheiten beraten. Heraus kam unser erster großer IT-Wartungsvertrag, bei dem wir die Aufgabe hatten, die gesamte IT zu betreuen.

Da am Standort der bisherigen VOLMA Wirkwaren GmbH Räume frei waren und der heutige city|park gegründet wurde, verlegten wir den yourIT-Hauptsitz von Rangendingen nach Hechingen und waren somit noch näher an unserem damals größten Kunden JOCKEY GmbH. Im Jahr 2003 hatte dies noch enorme Bedeutung, da durch die damals übliche vor-Ort-Betreuung sonst enorme Fahrtkosten entstanden. Durch die heute in unserer IT-Wartung gebräuchlichen und ausgereiften Fernwartungstools kann die Betreuung prinzipiell von überall auf der Welt erfolgen. Vor-Ort-Einsätze können aber erfahrungsgemäß doch nie ganz entfallen.

Dieses ganze Thema läuft heute unter dem Digitalisierungs-Begriff „Managed Services“. IT-Dienstleister wie yourIT bieten dabei ihre Dienste an in Form von Hotline-Verträgen über die Betreuung von Servern, Clients, Backup-Systemen, Firewalls und Virenscannern bis hin zum gesamten IT-Outsourcing. Vielleicht wäre das ja auch was für Ihr Unternehmen. Fordern Sie doch einfach ein Informations-Angebot von uns an.

Übersicht zu dieser Serie von Posts zum Jubiläum von yourIT:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter? folgt am Montag 10.09.2012

Produkte von GSD Software im Vergleichsportal ERP-Software.org

Wie wir in den letzten Tagen feststellen durften, hat unser Partner GSD Software mbH - Hersteller branchenneutraler Lösungen in den Bereichen ERP, CRM / DMS, BI und FI - seine ERP-Produkte im Vergleichsportal ERP-software.org gelistet.

ERP-software.org bietet auf deren Seite laut eigenen Angaben den größten unabhängigen ERP-Software-Vergleich Vergleich an. Probieren Sie es aus!

In diesem Vergleichs-Portal wird übrigens auch der yourIT-Kunde Bucher GmbH - die Markentreppe als Referenz aufgeführt.

Also wundern Sie sich nicht, wenn Sie bei Ihrer Recherche auf ein Produkt unseres Partners stoßen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Endauswahl. Fordern Sie uns!

Jubiläumsveranstaltung "10 Jahre yourIT"

10 Jahre yourIT - das müssen wir feiern!

Am Do. 20.09.2012 laden wir daher unsere Partner, Kunden und alle, die das werden möchten, zur Hausmesse in den city|park Hechingen. Programm und Anmeldung finden Sie hier.

Hier eine Übersicht über die Veranstaltung:

Teilnehmende Partner:

• Arrow ECS GmbH
• ENTERASYS
• GSD Software mbH
• IBM
• ITReuß GmbH
• QUALYS
• Siemens
• SOPHOS
• sysob IT-Distribution GmbH & Co. KG
• VEEAM Software

Auszug unserer Messethemen:

• securITy:Aktuelle Lösungsansätze zu Firewall / UTM, Virenscanner / Network Protection, Schwachstellen-Management
• solutions:ECM, DMS, (E-Mail-) Archivierung, CRM, Groupware, E-Billing (elektronischer Rechnungsaus- und -eingang)
• consulting: Datenschutzkonzept 2012, Bring Your Own Device (BYOD), Mobile Device Management, E-Mail-Verschlüsselung

Unsere Vortragsthemen:

• Jörg Vollmer, QUALYS: Der große Wandel hin zu CLOUD-basierter Sicherheit
• Jürgen Lugauer, GSD Software: Mobile Business mit DOCUframe 
• Zeljko Milicevic, SOPHOS: Software-Lösungen für Verschlüsselung und E-Mail-Verschlüsselung 
• Felix Buchmann, Alber Buchmann Stefan Rechtsanwälte: Reputation Management - Wie Sie Ihren guten Ruf im Internet mit der richtigen Medienstrategie schützen

News: Kritische Sicherheitslücke in Java V7

In der derzeit aktuellen Java-Version 7 existiert eine kritische Sicherheitslücke.

Ein entfernter Angreifer kann die Sicherheitslücke mit Hilfe von manipulierten Java-Applets auf Webseiten ausnutzen, um Schadsoftware auf den Rechnern der Opfer auszuführen. Hierfür reicht bereits das Betrachten einer manipulierten Webseite aus.

Die Schwachstelle wird bereits aktiv in gezielten Angriffen ausgenutzt. Des weiteren wurde ein Proof-of-Concept veröffentlicht, der die Ausnutzbarkeit der Schwachstelle nachweist. Es ist daher davon
auszugehen, dass die Sicherheitslücke in Kürze massiv für die Infektion von betroffenen Systemen eingesetzt wird.

Bitte prüfen Sie, ob die Java-Laufzeitumgebung für Ihre Arbeit am PC benötigt wird. Wer auf Java verzichten kann, sollte dies tun (siehe auch PCs unter Microsoft Windows - für Privatanwender).
Wer nicht auf Java verzichten kann, sollte die Java Browser-Plug-Ins für das Surfen im Internet deaktivieren und nur gezielt für einzelne Anwendungen wieder aktivieren.

Herkunft: http://www.buerger-cert.de

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)