Integration von DOCUframe® und ERP Software: Ein Blick über den Tellerrand

Eigentlich widmet sich dieser Blog dem Thema Dokumentenmanagement, und hier speziell DOCUframe^®, der DMS Lösung des Herstellers GSD Software^®_. Von anderen Bereichen abgekapselte IT-Unternehmenslösungen sind im Sinne einer durchgängigen Geschäftsprozessoptimierung jedoch weitaus weniger wertvoll als integrierte Systeme. Deshalb hat dieser Beitrag das ERP System von GSD als eine der geeigneten DOCUframe^®-Erweiterung  für die Unterstützung von Warenwirtschafts- und Produktionsprozessen im Fokus.

Prozesse in der Warenwirtschaft

Einkaufsabläufe, Verkaufsabläufe, Lagerhaltungsprozesse, Inventuren: alles Prozesse der Warenwirtschaft, die sich mit einem ERP System unterstützen lassen. Für kleinere Unternehmen kann hier das Modul DOCUframe^® Warenwirtschaft genau die richtige Lösung sein. Bei höheren Anforderungen empfiehlt es sich allerdings, die Lösung ERPframe^® genauer zu untersuchen. Spätestens, wenn umfangreiche Fertigungsprozesse unterstützt werden sollen, ist dies erforderlich.

ERPframe als Ergänzung zu DOCUframe

Prozesse in der Produktion

Unterstützung der Planungs- und Steuerungsprozesse in der Produktion, eine verlängerte Werkbank oder Kostenübersichten über Ressourcen und Verarbeitungsmengen sind Beispiele für die Funktionalität einer ERP Lösung im Unternehmen. Besonderen Mehrwert erzeugt die Verknüpfung von ERP und Dokumentenmanagement.

Dokumente in Warenwirtschaft und Produktion

In allen beschriebenen Warenwirtschafts- und Produktionsprozessen entstehen fortlaufend Dokumente, z.B. Lieferscheine, Rechnungsbelege oder Inventurlisten. Die Integration von DMS und ERP liegt daher auf der Hand. Eine Verknüpfung beider Bereiche hilft, die in Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung oder Produktion entstandenen Dokumente direkt den zugehörigen Komponenten wie Projekt, Adresse und Vorgang zuzuordnen. Der Hauptvorteil entsteht durch die vollständige Datenzuordnung zum betrachteten Datenobjekt. So wird z.B. die oft geforderte 360 Grad Sicht auf den Kunden in großen Teilen schon allein mit dieser vollständigen Dokumentenzuordnung gewährleistet.

Anmerkung der Redaktion:

Dieser Artikel stammt aus der Feder unseres langjährigen Partners GSD Software, Hersteller der Produkte DOCUframe, ERPframe, FIBUframe und DATAframe.

Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass wir als Solution Partner willens und in der Lage sind, DOCUframe auch an andere ERP- bzw. Warenwirtschaftssysteme anzubinden. In der Vergangenheit haben wir bereits verschiedenste Systeme angebunden, z.B. abas-ERP, proALPHA ERP,  Metropolis Warenwirtschaft, etc.

Zero Mail Policy bei Celesio: "Do not E-Mail, Do not E-Mail and Do not E-Mail"

Ende April 2013 titelte das Manager-Magazin mit dem Rat des mittlerweile Ex-Celesio-Vorstandsschefs Markus Pinger: "Do not E-Mail, Do not E-Mail". Mit einer Rundmail an seine Führungskräfte hatte dieser laut der Presse-Meldung beim Stuttgarter Pharmagroßhändler "gegen die Celesio-notorische Flut von elektronischer Post und von Power-Point-Präsentationen ankämpfen wollen". Dass er vergangene Woche seinen Hut nehmen musste, hat mit seinem Hass auf das Kommunikationsmedium E-Mail hoffentlich nichts zu tun. Ob man Herrn Pinger nun mag oder nicht - grundsätzlich hat er die Problematik richtig erkannt: Die interne E-Mail-Flut ist "Teufelszeug" und der Produktivitätskiller Nr. 1.

Anscheinend erkennen neben Herrn Pinger aktuell auch weitere Spitzenkräfte das Problem, unter dem mittlerweile fast jeder Büroangestellte leidet: Die erdrückende Flut von Informationen - vor allem in Form von unternehmensinternen E-Mails. Seit Jahren hören wir auf den großen IT-Messen wir CeBIT und IT&Business von visionären Konzepten zum Arbeitsplatz der Zukunft. Aber alle hochgelobten Workflow-Lösungen haben es nicht geschafft, den E-Mail-Empfängern ein effizientes Management dieser Informationsflut zu ermöglichen. Tatsächlich vergeuden Angestellte täglich mehrere wertvolle Stunden mit der Suche  nach Informationen in Ihren persönlichen Mailboxen. Eine intelligente und gleichzeitig effiziente E-Mail-Management haben die meisten Unternehmen bisher nicht gefunden.


Und das, obwohl es seit vielen Jahren eine effektive Lösung gegen die interne E-Mail-Flut gäbe - zumindest im Mittelstand. Wir von yourIT haben das Problem bereits als junges Startup ausgemerzt und stemmen uns seither auch bei und mit vielen unserer Kunden gegen die zunehmende Flut. Seit über 10 Jahren bekämpen wir den Produktionskiller Nr. 1 "interne E-Mail" mit einer effektiven Waffe: DOCUframe. Und mit unserer Zero Mail Policy.

yourIT´s effektive Waffe gegen die E-Mail-Flut: DOCUframe

Schreibt Euch keine internen E-Mails

Mein Rat an Sie und Ihre Mitarbeiter: "Schreibt Euch keine internen Mails!" Wie das gehen soll? Na ganz einfach: mit DOCUframe. DOCUframe ist eine Benutzeroberfläche, in der sich E-Mails und alle anderen Dokumentenarten wie z.B. MS WORD, MS EXCEL, PDF, Telefonanrufbeantworternachrichten, elektronische Akten, Aufgaben, Termine, etc. nicht nur thematisch gruppieren und damit leicht wiederfinden lassen. Die Dokumente und Informationen werden objektorientiert mit den im System verfügbaren Objekten "Adressen", "Ansprechpartner", "Vorgänge", "Projekte" und "Produkte" verknüpft. Das geschieht meist vollautomatisch bereits beim Eingang ins System. Außerdem können mehrere Objekte gleichzeitig verknüpft werden, so entfallen unnötige Kopien und damit auch Versionen. Alle Mitarbeiter können parallel im Team an den Dokumenten und Informationen arbeiten. Die Weitergabe an andere geschieht direkt im gemeinsamen System über einen Button [an Benutzer mit Anmerkung weiterleiten]. Mal ganz ehrlich: Im richtigen Leben ohne E-Mails würden Sie doch auch nicht ein Dokument, das bei Ihnen angekommen ist, per Post an Ihren Kollegen am Nachbararbeitsplatz weiterleiten. Aber genau das machen Sie mit internen Mails. Denken Sie mal darüber nach.

Als Geschäftsführer von yourIT - ein mittelständisches IT-Systemhaus in Hechingen - wundern wir uns schon manchmal, wie schwer sich viele mittelständische Unternehmen tun, Outlook / Exchange, Tobit, etc. durch ein gemeinsames Kommunikations- Dokumentenmanagement- und Archivsystem wie DOCUframe zu ersetzen. Denken Sie nach: Wenn Sie die üblichen E-Mail-Silos einsetzen, provozieren Sie es doch geradezu, dass Ihre Mitarbeiter sich intern E-Mails schicken. Was sollen sie denn sonst tun? Sie benötigen eine passende Arbeitslösung - und schon flutscht es. Statt in vielen Insellösungen organisieren, kommunizieren und überwachen Ihre Mitarbeiter-Teams Dokumente und Informationen gemeinsam über eine zentrale Oberfläche - eben DOCUframe.

90.000 EUR Ersparnis pro Jahr duch den Einsatz von DOCUframe

Als Kaufmann bin ich es gewohnt zu rechnen: Angenommen, wir sparen Ihnen durch die Einführung von DOCUframe bei jedem Ihrer sagen wir 30 Mitarbeiter nur 30 Minuten Such- und Bearbeitungszeit pro Tag ein, dann sind das 15 Stunden am Tag. Bei 200 Arbeitstagen sind das 3.000 eingesparte Such-Stunden pro Jahr. Nehmen wir einen durchschnittlichen Stundensatz von 30 EUR, so kommen wir auf 90.000 EUR Ersparnis in nur einem Jahr. Und glauben Sie mir, das ist komplett untertrieben.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen hiermit die Augen öffnen. Wenn sich selbst Top-Manager von großen Konzernen um die durch interne E-Mails verschwendete Arbeitszeit sorgen, müsste sich das eigentlich bei allen logisch denkenden Geschäftsführern und Abteilungsleitern herumsprechen.

Sie können sich die Arbeitsweise von DOCUframe immer noch nicht vorstellen? Kein Problem, ich nehme mir gerne die Zeit, Ihnen unsere Lösung ausführlich zu zeigen. Kommen Sie zu einer unserer regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen DOCUframe live! oder lassen Sie mich Ihnen DOCUframe online zeigen. Schreiben Sie mir per XING oder über unser Kontaktformular.

Werden Sie unser Gefährte im gemeinsamen Kampf gegen die E-Mail Flut! Jetzt!
Ihr Thomas Ströbele


Lesen Sie jetzt auch unsere anderen Posts zum Thema Zero Mail Policy:

• Problemfall interne E-Mail-Weiterleitung: http://docuframe.blogspot.de/2013/08/zero-mail-policy-problemfall-interne-e.html
• Erfahrungsbericht 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT: http://docuframe.blogspot.de/2013/02/erfahrungsbericht-10-jahre-zero-mail.html
• Tipps für ein intelligentes und effektives E-Mail-Management: http://docuframe.blogspot.de/2013/09/simplify-yourit-die-besten-tipps-fur.html

DokumentenManagement und E-Billing für den Umweltschutz

Ein wichtiges Argument für die Einführung eines DokumentenManagementSystems wie DOCUframe wird häufig übersehen: der Umweltschutz. Laut der Umweltschutzorganisation WWF hat sich der weltweite Papierverbrauch seit 1950 auf 367 Millionen Tonnen versiebenfacht. Papier, das dann z.B. von den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen dazu benutzt wird, um E-Mails und andere Dokumente auszudrucken.

Laut einem Video auf youTube werden aus einem Baumstamm rund 80.000 Blatt Papier hergestellt.

Die Erklaermaus auf youTube: Wie viele Blätter  stecken in einem  Baum?

Rechnen Sie mal nach: Wenn jeder Ihrer Mitarbeiter pro Arbeitstag nur 20 Blatt Papier ausdruckt sind das bei 220 Arbeitstagen und 40 druckenden Mitarbeitern pro Jahr rund 176.000 Blatt Papier - also 2 Bäume. Mindestens die Hälfte davon könnte eingespart werden.
Bei 5 EUR je 500 Blatt Papier sind das 1.760 EUR pro Jahr. Das klingt erstmal wenig. Dazu kommen dann aber noch die Druckkosten und vor allem die Personalkosten - denn Drucken kostet auch viel Zeit. Ganz fleißige Mitarbeiter archivieren die Ausdrucke dann auch noch in Kundenmappen, was zusätzlich zu Archivierungskosten und später dann zu Entsorgungskosten führt. Da kommt ganz schön was zusammen.

So können Sie im Büro Papier sparen

Weniger Papier zu benutzen, ist der beste Wald- und Klimaschutz. Das gilt vor allem für die Papierflut durch unnötig ausgedruckte E-Mails und in Briefkästen. Deshalb hier einige Tipps, wie sich der Verbrauch reduzieren lässt:

• Setzen Sie ein DokumentenManagementSystem wie z.B. DOCUframe ein;
• scannen Sie die Eingangspost und leiten Sie diese intern elektronisch weiter ("frühes Scannen");
• schulen Sie Ihre Mitarbeiter zum Thema Drucken;
• versenden Sie Angebote, Rechnungen, Bestellungen per E-Mail (www.E-Billing.de).

Wichtiger Hinweis: Beim Versand von Rechnungen per E-Mail sind spezielle Voschriften zu beachten. Die wichtigsten davon habe ich Ihnen in einem Kundenmagazin "E-Billing Now!" zusammengefasst, das Sie hier kostenlos downloaden können.

Papier sparen mit DOCUframe

DOCUframe kümmert sich um viele elektronische Geschäftsprozesse und spart dabei enorm Papier ein. Nehmen wir nur mal die Posteingangsverarbeitung. In Unternehmen ohne DokumentenManagementSystem werden eingehende Dokumente oft mehrfach kopiert und per Hauspost intern zu den entsprechenden Sachbearbeitern weitergeleitet. Unternehmen mit DokumentenManagementSystem wird die gesamte Eingangspost in der Zentrale sofort gescannt. Die Dokumente werden benannt, im System zu Adressen, Ansprechpartnern, Projekten und Vorgängen zugeordnet und danach elektronisch zu den Sachbearbeitern weitergeleitet. In intelligenten Systemen wie DOCUframe entstehen dabei keine Kopien, sondern das Originaldokument wird einfach in die elektronischen Postfächer der Sachbearbeiter verlinkt. Dadurch arbeiten alle gleichzeitig am Originaldokument, es entstehen keine unterschiedlichen Versionen und eine später Daten-Deduplizierung entfällt ersatzlos (proaktive Deduplizierung).

Vorschlag: Bei yourIT finden regelmäßig Veranstaltungen "DOCUframe live!" statt. Dabei zeigen wir u.a., wie Dokumente mit DOCUframe elektronisch intern weitergegeben und wie interne E-Mails vermieden werden können (Lesen Sie hierzu auch meinen Erfahrungsbericht zu 10 Jahren Zero Mail Policy bei yourIT). Besuchen Sie uns doch einfach mal in Hechingen.

Wir von yourIT beraten aus Erfahrung

Unser Systemhaus setzt seit über 10 Jahren auf DOCUframe als DokumentenManagementSystem und Archiv. Und wir kümmern uns seit 2005 um den elektronischen Rechnungsversand (www.E-Billing.de) zwischen Unternehmen. Wir schaffen zwar nicht das papierlose Büro, aber ein papierarmes Büro sind wir ganz bestimmt!

Jetzt Kontakt aufnehmen und Umwelt schützen

Ihr Thomas Ströbele


Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.

Die besten Tipps für mobiles CRM auf iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet - mit DOCUframe

Aufzeichnung eines Interviews von Business-net.TV in München. Am 16.01.2013 waren die yourIT-Geschäftsführer Ralf und Thomas Ströbele als Experten für Dokumentenmanagement, Archivierung, Kommunikation, Prozessoptimierung und Datenschutz nach München geladen. Thema war mobiles CRM - mobile Kundenbetreuung mit Lösungen wie DOCUframe.

Die besten Tipps für mobiles CRM auf iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet - mit DOCUframe 

"CRM im Mittelstand bedeutet, das richtige Dokument / die richtige Information zur richtigen Zeit dem richtigen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen." so Thomas Ströbele. Wie können z.B. Vertriebsmitarbeiter über iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet auf Dokumente und Informationen im DMS-System DOCUframe zugreifen. Wie steht es dabei um Datenschutz & IT-Sicherheit? Welche Änderungen erleben wir aktuell in der B2B-Kommunikation und wie führt uns dies zum papierlosen oder papierarmen Büro?
Ihr Thomas Ströbele

yourIT lädt zu DOCUframe Live!

Wir haben zugehört: Einige unserer Kunden nutzen noch weniger als 50% des tatsächlichen Potentials von DOCUframe. Viele unserer Interessenten möchten gerne sehen, wie wir bei yourIT mit DOCUframe arbeiten - Immerhin haben wir bereits seit 10 Jahren Erfahrung mit DOCUframe. Ausnahmslos alle sehen Optimierungspotential in der Organisation der unternehmensinternen Arbeitsabläufe.

Wir wollen Ihnen helfen. Daher laden wir Sie am 19.06.2013 von 15 bis 17 Uhr zu uns ein und zeigen Ihnen unter anderem:

• Wie Sie der zunehmenden E-Mail-Flut Herr werden: 
• Schaffen Sie interne E-Mails ab - sofort! 
• Ersetzen Sie Ihr Papierarchiv durch elektronische Akten und Vorgänge. 
• Ordnen Sie eingehende E-Mails und Faxe automatisch zu. 

• Wie Sie eine interne Wissensdatenbank aufbauen: 
• Nie wieder interessante Artikel in den Zeitschriften der letzten Monate suchen. 
• Einfach scannen, ablegen und mittels Volltextsuche wiederfinden. 
• Legen Sie eine gemeinsame Ablage-Grundstruktur für das gesamte Team fest.

• Wie Sie Ihrem Vertrieb Flügel verleihen: 
• Bauen Sie ganz nebenbei ein mittelstandsgerechtes Kunden- und Lieferantenmanagement auf. 
• Geben Sie Ihrem Verkauf ein effektives Aufgabenmanagement an die Hand. 
• Und den Zugriffe über Smartphone, iPad oder iPhone auf alle Unterlagen und Akten im System (mobiles CRM).

• Wie Sie und Ihre Führungskräfte in Urlaub gehen können, 
• aber trotzdem nichts Wichtiges verpassen 
• und ohne dass Ihre Kunden etwas davon merken.

Wir nehmen uns 2 Stunden Zeit für Sie und zeigen Ihnen unsere privatesten DOCUframe-Tipps & Tricks. Danach laden wir Sie gerne ins Wunderwerk ein.

Nehmen Sie sich 2 Stunden und gestalten Sie Ihre Arbeitsabläufe künftig effektiver. Diese Investition wird sich 100%-ig lohnen!

Die Plätze sind begrenzt. Bitte melden Sie sich schnell an über unser Kontaktformular. Bringen Sie noch jemanden mit!?

Auf Ihr Kommen freut sich

Ihr yourIT-Team

DOCUframe-Aktion office-to-go - Ihr Büro zum Mitnehmen!

Mobile Communication / Unified Communications / Integriertes Dokumentenmanagement

Sonderaktion office-to-go

Nutzen Sie jetzt die mobilen Möglichkeiten von DOCUframe in einem neuen Komplattpaket. Weitere Infos unter http://www.office-to-go.gsd-software.com

Groupware: Effiziente Teamarbeit durch geeignete Softwareunterstützung

DOCUframe und das 3K-Modell aus Kommunikation, Kooperation und Kommunikation. Ein Gastbeitrag unseres Partners und DOCUframe-Herstellers GSD Software

Die Herausforderungen einer zielführenden Teamarbeit betreffen wohl jedes Unternehmen, das aus mehr als einem Mitarbeiter besteht. Da abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Zeiten übergreifender und hoch komplexer Geschäftsprozesse nicht nur sinnvoll, sondern notwendig ist, ist die Nutzung einer sog. Groupware, also einer Software für die Unterstützung der Teamarbeit, mittlerweile selbstverständlich geworden. Synonym werden häufig die Begriffe Kollaborationssoftware oder auch Unified Messaging verwendet, wobei letzteres vor allem die Kommunikation  (auch über Unternehmensgrenzen hinaus) fokussiert. Mit DOCUframe^®, der GSD Lösung für Dokumentenmanagement, CRM und Groupware, lassen sich die Anforderungen an eine Lösung zur Verbesserung der Zusammenarbeit durchgängig erfüllen. Dies kann vor allem im Hinblick auf eine abteilungsübergreifende Teamarbeit enorme Effizienzvorteile mit sich bringen.

3K-Modell

Kommunikation:

Nicht nur per E-Mail sind interne Abstimmungen in DOCUframe^® möglich. Der in der Regel bessere Weg sind hier aufgabenorientierte Spezial-Werkzeuge wie Mitteilungen oder Anmerkungen. Denn mit diesen Features wird die Datenbank nicht unnötig belastet. Mit Hilfe der DOCUframe^®-Kommunikationsplattform können Anwender Adressen, Dokumente oder Vorgänge von jedem Arbeitsplatz aus versenden, verwalten und archivieren. Zudem ist z.B. über die angesprochene Funktion „mit Anmerkung versenden“ eine direkte Bezugnahme zum Dokument möglich ohne den Umweg über den E-Mail Kanal machen zu müssen. (Anmerkung der Redaktion: Das entspricht unserem Gedanken der Zero Mail Policy.) 

Kooperation:

Die gemeinsame Dokumentenbearbeitung über das DOCUframe^®-Prinzip des Vorgangswesens stellt für die Anwender eine erhebliche Arbeitserleichterung dar. Alle zu einem Geschäftsprozess gehörenden Dokumente werden zentral mit dem dafür angelegten Vorgang verknüpft. So kann jeder Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen. Auch ersparen sich Mitarbeiter dadurch aufwändiges Suchen. Alle Informationen sind in DOCUframe^® transparent verknüpft und dienen in Summe somit als Wissensdatenbank für alle Mitarbeiter. Die Informationen bleiben dabei übrigens sicher im Unternehmen: Durch Vergabe verschiedener Kriterien kann klar definiert werden, welche Befugnis jeder Anwender hat.

Koordination:

Das Planen gemeinsamer Ressourcen ist in DOCUframe^® an verschiedenen Stellen möglich. Anhand des Gruppenterminkalenders lassen sich gemeinsam Termine planen und Abstimmungen durchführen. Jeder Mitarbeiter kann die Terminplanung seiner Kollegen einsehen und diese somit in die eigene Planung einbeziehen. Hiermit ist einer der wichtigsten Bausteine für die effiziente Planung der Ressource Mensch gelegt. So können z.B. im Rahmen des Projektmanagements Personalengpässe rechtzeitig erkannt werden. Dadurch besteht die Möglichkeit frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen und Eskalation zu vermeiden.

Fazit:

Das hier skizzierte "3K-Modell" – Kommunikation, Kooperation, Koordination – (vgl. hierzu auch Teufel et al. (1995), S.16f) lässt sich mit DOCUframe^® vollständig über die integrierten Groupware Features abbilden. Zielgenaue Tools zur internen Kommunikation, das Vorgangsprinzip für eine gelungene Kooperation und differenzierte Ressourcenplanungsoptionen zur Verbesserung der Koordination bilden in DOCUframe^® den Grundstock für eine Optimierung der teamorientierten Prozesse.

Weitere Informationen zum Thema DOCUframe? Ich freue mich auf Ihre Anfragen.
Ihr Thomas Ströbele