Donnerstag, 21. September 2017

Schritthalten mit dem digitalen Zeitalter – ECM im Büro 4.0

Im Jahr 2017 ist der Begriff der Digitalisierung längst kein Fremdwort mehr. Inmitten des Informationszeitalters wird rapide renoviert, optimiert und innoviert. Schon kurz nach der Jahrtausendwende zeigte sich der Trend zum Umstieg von der analogen zur digitalen Welt; die Bezeichnung „Digitalisierung“ etablierte sich dann im Laufe der Jahre. Wie schnell die digitale Revolution sich ausgebreitet hat zeigt sich deutlich in diesem Beispiel: während im Jahr 1993 lediglich 3% der globalen Informations-Speicherkapazität digital waren, waren es 2007 bereits 94%!


Die Allgegenwärtigkeit der Digitalisierung ist also unverkennbar, doch auch wenn digitale Informationen viel einfacher zu handhaben sind als klassische Papierdokumente, müssen diese Daten logisch und strukturiert abgelegt werden.

15 Jahre yourIT = 15 Jahre Digitalisierung
15 Jahre yourIT = 15 Jahre Digitalisierung

Gerade in Betrieben, ...



... bei welchen Effizienz und Workflow abhängig von digitalen Dokumenten sind, ist es von allerhöchster Wichtigkeit, diese Dokumente systematisch zu organisieren.

Nun möge man zunächst auf die Idee kommen, Dokumente nach Datentyp zu sortieren und zu archivieren, um vermeintlich mehr Ordnung zu schaffen. Die isolierte Archivierung von Daten desselben Formats ist jedoch unpraktisch, da es einzelne Informationen aus ihrem Zusammenhang reißt. Vielmehr müssen Dokumente, die demselben Projekt angehören, miteinander verknüpft sein.
Dasselbe gilt für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten (siehe hierzu unser Video "Das DOCUframe-Prinzip". Gute Verknüpfungen sind entscheidend. Kommunikation, Kooperation und Koordination (kurz: das 3K-Modell) stehen im Büro 4.0 an oberster Stelle. Und auch Software sollte eng miteinander verknüpft sein. Doch oft werden in Betrieben noch DMS, CRM/xRM  und Groupware mit Insellösungen abgedeckt. Durch die Aufteilung von betrieblichen Aufgaben auf mehrere verschiedene Programme geht jedoch der Überblick sehr schnell verloren. Der beste Ansatz, um dieses Problem zu lösen, ist die Integration aller Programme in eine übersichtliche Komplettlösung.

Ein erfolgreiches Beispiel für eine solche Komplettlösung ist DOCUframe®. DOCUframe ermöglicht effizientes Dokumentmanagement: Durch klare Strukturierung und Verknüpfung von Dokumenten, sind diese problemlos jederzeit auffindbar. Es entstehen keine Dubletten, da Dokumente durch Verlinkungen in mehreren Ordnern zur Verfügung stehen können. Dadurch ist ebenfalls sichergestellt, dass für jeden immer die aktuellste Version des Dokuments vorliegt. Auch Kommunikation funktioniert nahtlos. Dokumente können mit Anmerkungen direkt an Mitarbeiter, Kunden etc. weitergeleitet werden, ohne ein zusätzliches Programm hinzuzuziehen.

DOCUframe - mit integrierter Enwicklungsumgebung DOCUcontrol


Darüber hinaus stellt DOCUframe eine integrierte Entwicklungsumgebung bereit, die das Anpassen und Erweitern der Software, und somit das Erstellen von maßgeschneiderten Branchenlösungen ermöglicht.  Dies haben wir erfolgreich bei unserem langjährigen Kunden, der Bucher GmbH - die Markentreppe, umgesetzt. Mit der DOCUframe-Erweiterung zu DOCUstep wurde eine optimale Komplettlösung für die Treppenbaubranche geschaffen. Hier können Sie die zugehörige Erfolgsgeschichte nochmals nachlesen:

DOCUstep - Komplettlösung für die Treppenbaubranche
DOCUstep - Komplettlösung für die Treppenbaubranche

Digitalisierung durch Business Apps


Ein weiterer Vorteil von DOCUframe, der im Jahr 2017 nicht mehr wegzudenken ist, ist die Flexibilität durch Business Apps; So kann mit mobilen Endgeräten zeit- und ortsabhängig auf alle benötigten Dokumente und Daten zugegriffen werden. Hier geht's zu unseren Blogbeiträgen "App geht die Post".

Abschließend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung Verknüpfung auf höchstem Maß fordert. Durch Integration statt Insellösungen lässt es sich Schnittstellenproblemen zuvorkommen und damit Zeit und Geld sparen. So muss Büro 4.0 aussehen.

Wir feiern 15 Jahre yourIT und 15 Jahre Digitalisierung


Am 06. Oktober 2017 feiert wir von 14 bis 17 Uhr unser 15-jähriges Jubiläum mit einem Digitalisierungs-Forum in der Domäne in Hechingen. Seien Sie unser Gast. Hier geht's zu den weiteren Informationen und zur Anmeldung:

Einladung Anmeldung Digitalisierungs-Forum 15 Jahre yourIT
Einladung Digitalisierungs-Forum 15 Jahre yourIT

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