News: DOCUframe-Blog live geschaltet

yourIT-Mitarbeiter schreiben künftig alle News zu DOCUframe als Post unter http://docuframe.blogspot.com

 

Als erfahrene DOCUframe-Profis posten wir gerne künftig für Sie auf unserem neuen DOCUframe-Blog. Sie erfahren dort alles wichtige zu Technik und Organisation mit DOCUframe.

Den Blog finden Sie hier: http://docuframe.blogspot.com

Wir haben bereits angefangen mit den aktuellen Themen elektronische Bauakte und Rechnungseingangsworkflow.

Wir sehen uns dort.

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 3)

Heute beschäftigen wir uns mit der Frage:
Was gehört eigentlich alles in eine elektronische Bauakte?

Kurz zusammengefasst: Alles oder zumindest fast alles, was mit dem jeweiligen Bauprojekt zu tun hat. Dies können sein:

• die kompletten Planungsunterlagen einschließlich aller bautechnischen Nachweise, Zertifikate, etc.
• alle Unterlagen entsprechend dem Leistungskatalog HOAI,
• zusätzliche Besondere Planungsunterlagen, soweit die Erstellung erforderlich bzw. beauftragt war (z.B. Genehmigungsplanung, ...)
• behördliche / baurechtliche Nachweise, Genehmigungen, Abnahmen, Auflagen und Protokolle sowie fachtechnische Gutachten,
• detaillierte Werkplanungen im Zuge der Ausführungsplanung und planungsergebnisse der Fachplaner aktualisiert und versioniert inkl. aller Detailpläne und Berechnungen.
• Dokumente jeglicher Art, insbesondere Briefe, Formulare, E-Mails, Faxe, Telefonanrufbeantworternachrichten, ...

Nach Beauftragung der Ausführungsfirmen wird die Bauakte ergänzt

• um die kompletten Vertragsunterlagen wie Angebot auf Basis der Leistungsbeschreibung, Verhandlungsprotokoll, Bauvertrag zzgl. evtl Nachträge).

Die Bauleitung dokumentiert in der Bauakte ihr Bautagebuch mit

• Baustellenterminen,
• Baufirmen,
• Arbeitskräfte,
• Wetterdaten,
• Lieferscheine und Übereinstimmungszertifikate verbauter Materialien und Bauteile,
• Besprechungsprotokolle,
• Abnahmeprotokolle,
• Prüfzertifikate,
• Bedienungsanleitungen,
• Wartungs- und Pflegehinweise,
• Aufmaße,
• Rechnungen,
• Zahlunsfreigaben, etc.

Nicht zu vergessen:

• Reklamationen,
• Abnahmeprotokolle der Mängelbeseitigung,
• Gewährleistungsabnahme mit Bürgschaftsfreigabe.

Sonstige Angaben über den Bauherren und die allgemeinen Rahmenbedingungen:

• Auszüge aus der Tageszeitung bei Baubeginn bzw. beim Richtfest,
• Konzepte der Reden bei Baufesten, etc.

Eine Bauakte wird also in der Regel ziemlich dick. Ein Inhaltsverzeichnis für die gesamte Akte macht sicherlich Sinn.

Mal abgesehen davon, dass solch eine Bauakte bzw. deren Inhalte von verschiedenen Personen / Abteilungen zur gleichen Zeit an verschiedenen Orten benötigt wird, macht eine elektronische Abbildung (eBauakte / E-Bauakte) z.B. mittels einer Software wie DOCUframe schon deswegen Sinn, weil man einfach schneller das Gesuchte mit dem aktuellen Status findet. Fragen wie: "Wer ist nochmal der aktuelle Ansprechpartner beim Statiker?" sind in DOCUframe problemlos ad hoc beantwortbar.

Demnächst mehr zum Thema.

Beste Grüße
Thomas Ströbele

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 2)

Woher kommt die Informationsflut? Das Problem haben wir uns selbst geschaffen. Vor kurzem war ich auf einer IT-Veranstaltung in München eingeladen. Einer der Redner erzählte dazu folgende Geschichte:

Wenn früher (er meinte damit ganz früher vor Fax und E-Mail) eine Anfrage bei einem Unternehmen einging, dann brauchte diese auf dem Postweg 1-3 Tage. Danach benötigte sie vom Briefkasten zum Bearbeiter nochmal 1-2 Tage. Gab es Rückfragen, die man nicht telefonisch stellen konnte, brauchte jede davon ebenfalls 3-4 Tage. Man hatte also mindestens 2-4 Wochen Zeit, bis ein Angebot abgegeben werden musste.

Wenn heute eine Anfrage per E-Mail eingeht, erwartet der Anfrage meist eine sofortige Antwort. Wenn man nicht innerhalb eines Tages antwortet, wird man meist schon als "unzuverlässig" abgestempelt.

Wenn dann noch Smartphone, iPhone und Blackberry ins Spiel kommen, ist oft sofort schon zu spät.

Zudem steigt die Informationsflut auch noch stetig an. Man muss ständig auf Adressen, Ansprechpartner, Telefonnummern, E-Mails, Bauakten, Ausschreibungs-Unterlagen, Pläne und sonstige Dokumente zugreifen können.

Die Informationsflut wird zur Zeit- und Kostenfalle. Aber so wollen wir in der Regel nicht arbeiten. Gerade im Handwerk wird KOSTENEINSPARUNG groß geschrieben. Das wird schwierig, wenn jedes Dokument, das nicht sofort gefunden wird, Kosten von 50 EUR und mehr verursacht.

Es wird Zeit, dass wir weiterhelfen: Mit der elektronischen Bauakte in DOCUframe (auch eBauakte / E-Bauakte). Weitere Infos folgen.

Einen schönen Abend wünscht

Thomas Ströbele

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 1)

Immer wieder erhalten wir Anfragen von Handwerkern. Diese beklagen sich über die Informationsflut an

• Adressen
• Ansprechpartner
• Bauvorhaben/Projekte
• Vorgänge/elektronische Akten
• E-Mails/Faxe (Stichwort: Zero Mail Policy)
• Dokumente (Word, Excel, ...)
• Pläne/Zeichnungen

Da die Handwerker (zumindest die, die bei uns anfragen) lieber draußen arbeiten als im Büro, suchen sie eine umfassende effektive Verwaltung und Bearbeitung dieser Informationen.

Anscheinend gibt es wenig wirklich taugliche Software für die Baubranche. Dabei haben wir bereits 2004 bei der Firma Bucher Treppen in Jettingen auf DOCUframe eine elektronische Bauakte entworfen, die all das und noch mehr kann.

Im Unterschied zu vielen anderen Lösungen wurde diese mit dem Handwerk für das Handwerk und in der Sprache des Handwerks entwickelt. Unsere Bauakte ist für jedes Gewerk anpassbar.

Ziel ist es, alle Informationen bereits beim Eingang/Entstehen so abzulegen, dass die Verwaltung und das Wiederfinden zum Kinderspiel werden. Das bedeutet "Information auf Knopfdruck" für alle am Bauvorhaben oder Projekt Beteiligten.

In den folgenden Posts werde ich Ihnen die elektronische Bauakte (oder auch eBauakte / E-Bauakte) mit DOCUframe näher bringen.

Beste Grüße aus Hechingen
Thomas Ströbele

Blog eingerichtet

Nach einem gelungenen Messeauftritt mit jeder Menge interessierter und interessanter Besucher bei der IT & Business habe ich mich entschieden, diesen Blog zu schreiben.
Ziel ist es, über aktuelle Neuerungen, Neuentwicklungen oder Verbesserungen rund um das Produkt DOCUframe zu berichten.

News: 3. Afterwork Party Zollernalb 2010

yourIT lädt zur 3. Afterwork Party ins WunderWERK nach Hechingen

Das Krisen-Jahr 2009 mit all der Plackerei ist vorbei. Es wird Zeit, das entsprechend zu feiern.

 Alle Unternehmer aus dem Zollernalbkreis sind daher eingeladen, am Mittwoch 14. April ab 17:45 Uhr ins WunderWERK bistro * bar * lounge zu kommen.

Thema des Abends: "Archivierung, CRM und Datenschutz"

Mit dem IT-Anwalt Dr. Felix Buchmann von den Rechtsanwälten Alber, Buchmann und Stefan aus Reutlingen haben wir diesmal einen jungen Referenten gefunden, der sich rechtlich mit dem aktuellen Thema Archivierung, CRM & Datenschutz. beschäftigt.

Die Arbeit mit Data Mining und Data Warehousing birgt enorme Gefahren für den Datenschutz. So liegt ein Verstoß gegen den im Datenschutz geltenden Zweckbindungsgrundsatz nach § 14 BDSG bereits vor, wenn personenbezogene Daten in einem allgemein verwendbaren Data Warehouse vom ursprünglichen Verwendungszweck entfernt „auf Vorrat“ und ohne Zweckbindung gespeichert werden. Auch unzulässig ist es, wenn beispielsweise eine Bank die personenbezogenen Daten eines Kunden in einen Datenpool speichert, auf das auch eine verbundene Versicherung Zugriff hat.

Freuen Sie sich auf einen spannenden Vortrag und interessante Tipps für die Praxis.

Ort:
WunderWERK im city|park
bistro * bar * lounge
Neustraße 12, Hechingen
Tel: 07471 871999
Ablauf des Abends:
17:45 Sektempfang und Begrüßung
18:15 Eröffnung des Buffets
18:45 Kurzvortrag "Archivierung, CRM und Datenschutz"
Nach dem Vortrag bleibt noch Zeit für Diskussionen, Kontakte knüpfen, Wissen austauschen, usw.

Es wäre toll, wenn jeder ein gut lesbares Namensschildchen zum Anstecken mitbringen würde.

Im Preis von 12.- EUR je Person sind enthalten:
- Begrüßungs-Sekt
- 1 Freigetränk
- Buffet

Damit wir planen können, bitten wir um Ihre verbindliche Zusage per E-Mail an thomas.stroebele@yourIT.de bis zum 10.04.2010.

Wir freuen uns auf Ihr Kommen.

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

News: 1. Afterwork Party Zollernalb 2010

yourIT lädt zur 1. Afterwork Party ins WunderWERK nach Hechingen

Das Krisen-Jahr 2009 mit all der Plackerei ist vorbei. Es wird Zeit, das entsprechend zu feiern.

Alle Unternehmer aus dem Zollernalbkreis sind daher eingeladen, am Mittwoch 3. Februar ab 17:45 Uhr ins WunderWERK bistro * bar * lounge zu kommen.

Thema des Abends: "Datenschutz in kleinen und mittelständischen Unternehmen"

Im Preis von 12.- EUR sind enthalten:
- Begrüßungs-Sekt
- 1 Freigetränk
- Buffet

Anmeldung per E-Mail an thomas.stroebele@yourIT.de
Wir freuen uns auf Ihr Kommen!
(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)