Was bedeutet eigentlich Unified Messaging?

In einem der letzten Vertriebsgespräche hat uns der Vertriebsleiter des Interessenten gefragt, was wir eigentlich unter Unified Messaging, abgekürzt UM verstehen.

Hintergrund: DOCUframe - die von uns favorisierte Lösung für Dokumentenmanagement, Archivierung, Kommunikation und Workflow behauptet von sich, auch die Mittelstands-Lösung für eben dieses Unified Messaging zu sein.

Mit folgendem Beispiel, konnte ich zumindest diesem Interessenten helfen:

Ihr Kunde versucht Sie dringend zu erreichen. Sie sind aber kurzfristig nicht abkömmlich. Folgende Kommunikationskanäle stehen dem Kunden zur Verfügung und werden daher auch von diesem nacheinander genutzt:

1. Anruf am Arbeitsplatz-Telefon und Hinterlassen einer Nachricht auf dem AB.
2. Anruf über die Zentrale und hinterlassen einer Telefonnotiz.
3. E-Mail an Ihre persönliche E-Mail-Adresse.
4. Fax-Nachricht an Ihr persönliches Faxgerät.

Wenn Sie noch kein UM nutzen, kommen Sie dann an Ihren Arbeitsplatz zurück und sehen

1. Ihren Anrufbeantworter  blinken,
2. eine schriftliche Telefonnachricht an Ihrem Bildschirm kleben,
3. die E-Mail des Kunden in Ihrem E-Mail-Pistfach und
4. ein neues Fax in Ihrem Faxgerät.

Wenn Sie Unified Messaging über DOCUframe nutzen, sehen Sie alle 4 Kontaktversuche an einem Ort: In Ihrem persönlichen Eingangsordner, der alle Ihre Kommunikationsdienste in einer einzigen Plattform zusammenführt und netzübergreifend verwaltet.

1. Für Sie wurde eine Sprachnachricht hinterlegt.
2. Die Zentrale hat Ihnen eine elektronische Telefonnotiz hinterlassen.
3. Die E-Mail des Kunden ist eingegangen.
4. Das elektonisch eingegangene Fax ist ebenfalls eingegangen.

Selbstverständlich sehen Sie diese Kommunikationsversuche auch im Homeoffice oder über Ihr Mobiltelefon.

DOCUframe-Vorteil: Alle Nachrichten sind bereits mit dem Kunden und dem Ansprechpartner verknüpft. Sie können also zum einen über einen Klick:

1. zurückrufen (per Computer Telefon Integration CTI),
2. zurückrufen (per Computer Telefon Integration CTI),
3. per E-mail antworten,
4. per Fax antworten.

Zum anderen kann auch einer Ihrer Kollegen direkt über die Kunden- oder die Ansprechpartner-Akte alle Kontaktversuche sehen und Sie vertreten - z.B. wenn Sie längerfristig abwesend sind (Krankheit, Urlaub, ...).

Der Nutzen für Ihr Unternehmen ligt auf der Hand: Informationen sind schneller verfügbar und informations- bzw. dokumentengebundene Prozesse werden stark beschleunigt. Beispile für Ihre Wertschöpfungsvorteile: Angebote kommen schneller ans Ziel, Entscheidungen werden schneller getroffen, Kunden werden schneller beliefert und sind dadurch zufriedener. Das alles sind heute wichtige Bausteine für Ihren Unternehmenserfolg.

Lassen Sie uns jetzt darüber reden. Mit DOCUframe bleibt Unified Messaging keine Vision sondern kann für Sie ganz schnell zur Realität werden. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

DOCUframe goes Mobile

News der GSD

MobileACCESS wird mit Innovationspreis-IT ausgezeichnet! es hat sich einiges getan im Frühjahr 2012. Die Flexibilität der GSD Lösungswelt konnte auch auf die mobilen Lösungen übertragen werden: Für die Lösung MobileACCESS wurde die GSD mit dem Innovationspreis-IT in der Kategorie "mobile" ausgezeichnet.

Wir haben die Lösung selbst und bei vielen unserer Kunden im Einsatz. Wir als auch unsere Kunden sind begeistert. Es gibt die Lösung in 3 Ausbaustufen, wobei die Enterpriseversion sogar durch den Partner bzw. Kunden anpassbar ist und wir so jeden beliebigen Prozess über das Handy abwickeln können. Ein Vertriebsmitarbeiter eines Kunden fährt ausschließlich mit seinem iPad zu seinen Kunden um seine Verkaufsunterlagen online zu präsentieren. Die Kunden sind begeistert von so viel Innovation. Sprechen Sie uns hierzu an, wir zeigen Ihnen gerne, was alles möglich ist. Viel Vergnügen beim mobilen Arbeiten mit DOCUframe
Ralf Ströbele

yourIT ist Hauptpreisträger im Mittelstandsprogramm 2012

Wie ich eben erfahren habe hat es yourIT dieses Jahr wieder geschafft. Mit dem erneuten Gewinn des Hauptpreises im Mittelstandsprogramms 2012 knüpft yourIT an die erfolgreichen Erfolge der Jahre 2003 bis 2009 an. Insgesamt war yourIT bereits 7 Mal Preisträger im Mittelstandsprogramm. Nachdem yourIT im September 2012 10-jähriges Firmenjubiläum feiert, kann sich diese Erfolgsbilanz sicher sehen lassen.

Hauptsponsor für diesen Preis ist die Kresse und Discher Wirtschaftsverlag GmbH, Herausgeber des Wirtschaftsmagazins econo. Das Verbreitungsgebiet von econo umfasst mehr als 200.000 Unternehmen, rund vier Millionen Einwohner und 1,2 Millionen Beschäftigte. Das Magazin setzt auf eine dezentrale Struktur und ist dabei konsequent regional.

Interessanterweise deckt sich das Verbreitungsgebiet des Magazins econo - das sind die Regionen Nord- und Südbaden sowie Schwarzwald-Alb-Bodensee - ziemlich genau mit dem "normalen" Vertriebsgebiet von yourIT für die Bereiche Systems, Solutions und Consulting.

Über yourIT: Unser Ziel ist es, die IT-Prozesse unserer Kunden zu optimieren und damit langfristig die Wettbewerbsfähigkeit im globalen Markt zu steigern. Als innovatives Systemhaus in der Region Neckar-Alb prüfen wir den Sicherheits-Status der IT-Infrastruktur, spüren vorhandene Schwachstellen auf, erarbeiten Konzepte für IT- Sicherheit & Datenschutz und implementieren die für den Kunden besten Lösungen. Wir unterstützen unsere Kunden ebenso bei der Richtlinien-Definition, Einhaltung der Policies und sichern so den laufenden Betrieb.

Wir freuen uns sehr, wieder Preisträger des Mittelstandsprogramms zu sein. Diese Auszeichnung wird unser Image weiter stärken und unseren Bekanntheitsgrad in den von econo abgedeckten Gebieten und sicher auch darüber hinaus weiter steigern.

News: Aus Astaro Security Gateway wird Sophos UTM 9

Die neue Version von Sophos UTM 9 (ehemals Astaro Security Gateway) glänzt nicht nur mit neuem weißem Layout, sondern auch mit einigen neuen sehr guten Features.

Unter anderem wurde die Sophos Endpoint Protection Lösung (Anti-Virus Engine, Device-Control ...) integriert, so dass sich der Schutz nun auch auf die einzelnen Arbeitsplatzrechner erweitert lässt.
Im Wlan-Bereich erweitern sich die Möglichkeiten vor allem in der Verwaltung - z.B. mit zeitgesteuerten Zugängen für Kunden/Lieferanten etc. So muss sich der Admin nach Gebrauch eines Zuganges nicht mehr um die Deaktivierung kümmern - dies erfolgt automatisch.
Nicht zu vergessen ist natürlich auch der neue AP50. Der leistungsfähige Access Point mit Dual-Band-Funktionalität eignet sich für hochdichte WLAN-Umgebungen mit hoher Interferenz und bietet individuell konfigurierbare 5GHz-Verbindungen.
Ein weiteres Highlight ist das neue HTML5 VPN Portal für clientless access.

Astaro Security Gateway wird Sophos UTM 9

Hier noch ein paar zusätzliche Features:
•Apple iOS Support for WebAdmin
•YouTube for Schools
•1:1 NAT Rules
•New Appliance LCD Functions
•HA/Clustering Cold-Standby During Up2Date
•Constant Live-Log Button
•Customizable Dashboard
•New Listbox Functionality
•Network Definition Ranges
•Download and Distribution of User VPN Configurations
•Multiple Objects in Firewall Rules

Informationen zu den einzelnen Lösungen gibt es auf unserer Webseite.

Kontaktieren Sie uns jetzt - wir informieren Sie gerne.

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

Pressemitteilung: Montagetourenplanung in DOCUframe

Hechingen, Februar 2012. Die neue DOCUframe Montagetourenplanung wurde aktuell bei einem unserer zufriedenen DOCUframe Bestandskunden umgesetzt. Siehe auch auf http://docuframe.blogspot.com

 

Bisher wurde bei diesem Kunden täglich eine Montagetourenplanung für den nächsten Arbeitstag handschriftlich auf einem Formular erstellt und im Vesperraum ausgehängt.
Problem: Alle Mitarbeiter müssen jeden Tag abends quer durchs Büro in den Vesperraum laufen um zu schauen, mit welcher Montagegruppe und mit welchem Fahrzeug sie den nächsten Tag bestreiten.
Jetzt wird die Planung komplett in DOCUframe vorgenommen. Der Planer wird hierbei ergonomisch von DOCUframe unterstützt. Die Anzeige erfolgt über eine kleine Webanwendung auf einem Monitor:
 

 

Zusätzlich werden alle Monteure per SMS informiert, um welche Uhrzeit sie mit welchem Fahrzeug und mit welchen Kollegen am nächsten Tag arbeiten. Falls es nach dem Abschluss der Planung noch Änderungen gibt, kann eine Gruppe speziell nochmals per SMS informiert werden.

 

Vorteil: Die Mitarbeiter sind jederzeit genauestens informiert, die Vertriebsmittarbeiter können online nachschauen, ob Ihre Wünsche auch erfüllt wurden und die tägliche Massenwanderung in den Vesperraum bleibt aus.

 

Ausblick: Evtl. soll die Anwendung auch von zuhause aus abrufbar sein, damit sich die Monteure hier selber einen Überblick von zuhause oder von unterwegs (Handy) machen können.

Ist das auch für Ihr Unternehmen interessant? Dann kontaktieren Sie uns jetzt.

 

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)


Unterschiede zwischen DOCUframe® und anderen Dokumentenmanagement Lösungen

Ein Post des Herstellers GSD Software:

Was die DMS-Software DOCUframe von den meisten anderen Dokumentenmanagement-Lösungen unterscheidet

Lösungen für Dokumentenmanagement präsentieren sich zuweilen in einem recht starren Funktionsumfang. Sie beschränken sich auf die üblichen Archivierungs-Features. Die Lösung DOCUframe^® ist mehr als eine reine Dokumentenmanagement - und Archivierungssoftware. Sie unterstützt betriebswirtschaftliche Prozesse durchgängig - über die Abteilungen hinweg.

Von DMS bis CRM - von WWS bis Projektmanagement...

... so breit und vielschichtig stellt sich das Anwendungsspektrum von DOCUframe^® dar.

Die grundlegenden Anforderungen an eine Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung erfüllt DOCUframe^® im Standard. Darüber hinaus dient das Dokumentenmanagement als Grundlage für ein erfolgreiches Kundenbeziehungsmanagement. Auch die Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern lassen sich professionell managen. Neben den DMS- und CRM-Funktionalitäten bündelt die Lösung der GSD Software mbH eine Reihe weiterer Möglichkeiten innerhalb ein und desselben Systems. So sind Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Kampagnenmanagement, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung weitere wichtige Themengebiete, die durch den Einsatz von DOCUframe^® abgedeckt werden.

Geschäftsprozesse flexibel gestalten

Doch der hohe Funktionsumfang bildet "nur" die Basis für die vom Anwender konkret benötigte Funktionalität. Darauf aufbauend sieht sich der Nutzer in der Lage, DOCUframe^® passgenau an seine Geschäftsprozesse anzupassen. Wo bei anderen Systemen Grenzen gesetzt werden, fängt das Dokumentenmanagement System der GSD erst an richtig spannend zu werden. Masken und Dialoge können individuell gestaltet, Workflows je nach Geschäftsprozess frei definiert werden. Während in anderen Systemen für individuelle Anpassungen teure Berater bezahlt werden müssen, wird der DOCUframe^® Anwender nach entsprechender Schulung bei Bedarf dazu befähigt, Anpassungen selbst durchzuführen.

"Die durchgängige Prozessunterstützung und eine ungewöhnlich hohe Flexibilität machen DOCUframe^®  zu einer einzigartigen Lösung für die Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse.", erklärt André Kirchner, Vertriebsleiter bei GSD Software. Das Unternehmen GSD Software befindet sich aus seiner Sicht damit genau auf dem richtigen Weg: "Nur mit einer durchgängigen Betrachtung der Geschäftsprozesse über alle Abteilungen hinweg sind Unternehmen heute in der Lage effizient zu agieren. Dabei spielen z.B. Aspekte wie eine gemeinsame Wissensbasis und ein verlustfreier Informationsfluss zwischen den Abteilungen eine Rolle. Diesen Anspruch erfüllt die GSD mit ihren Softwarelösungen.", führt Herr Kirchner weiter aus.

Ein Post des Herstellers GSD Software.

Vereinfachte Vorschriften für den Versand elektronischer Rechnungen

Dass Unternehmen mit dem Versand elektronicher Rechnungen viel Geld sparen können, dürfte mittlerweile bekannt sein. Immerhin haben wir von yourIT bereits im Februar 2005 eine E-Billing-Komplettlösung bei einem mittelständischen Kunden installiert.

Die Einsparmöglichkeiten gegenüber dem Versand in Papierform auf dem Postweg können Sie schnell nachrechnen unter http://e-billing.de/images/stories/roi/index.html.

Dass trotzdem in den letzten Jahren einige Unternehmen auf die hohen Einsparungen verzichtet haben, lag vor Allem daran, dass die Anforderungen recht hoch, die von der Finanzverwaltung an elektronische Rechnungen beziehungsweise deren Versand gestellt wurden. Nur elektronische Rechnungen, die diesen Vorschriften entsprechend verschickt wurden, berechtigten den Rechnungs-Empfänger zum Abzug der Vorsteuer. So verzichteten viele Betriebe darauf, ihre Ausgangsrechnungen elektronisch an ihre Kunden zu versenden.

Lange wurde über die Abschaffung dieser bürokratischen Hürden diskutiert. Nun ist es endlich amtlich: Elektronische Rechnungen können ohne Signatur verschickt werden. Am 23. September 2011 haben Bundesrat und Bundestag dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zugestimmt.

Zu den insgesamt 35 Steuervereinfachungen und Modernisierungen, die nun im zweiten Anlauf endgültig beschlossen wurden, zählt der Verzicht auf die Verwendung einer elektronischen Signatur oder des EDI-Verfahrens (Electronic Data Interchange) für den Versand von elektronischen Rechnungen. Diese Regelung gilt rückwirkend ab 1. Juli 2011.

Der Nationale Normenkontrollrat geht davon aus, dass aufgrund der Erleichterungen künftig rund 30 Milliarden Rechnungen auf elektronischem Wege verschickt und die Unternehmen dadurch um ca. 4 Milliarden Euro jährlich entlastet werden.
 
Damit können deutsche Unternehmen bereits in diesem Jahr von den Erleichterungen beim elektronischen Versand von Rechnungen profitieren. Laut EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EC sind diese Vereinfachungen bis 2013 in der gesamten EU umzusetzen.

Rechnungsversender und Rechnungsempfänger müssen nur folgendes gewährleisten:
1. Echtheit der Herkunft,
2. Unversehrtheit und Lesbarkeit des Rechnungsinhaltes,
3. Vollständige Pflichtangaben auf der Rechnung.

Damit können Sie allein durch den Einsatz von DOCUframe in Ihrem Unternehmen Ihre Rechnungen elektronisch versenden und gleichzeitig archivieren. Außerdem bietet DOCUframe die optimale Basis für eine lückenlose Dokumentation des gesamten Vorgangs. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.

Wie lange kann es sich Ihr Unternehmen noch leisten, auf die Einsparungsmöglichkeiten des E-Billing zu verzichten? Kontaktieren Sie mich. Ich informiere Sie gerne.