DOCUframe & Datenschutz: Geburtstagsliste und Geburtstagskalender korrekt führen

In vielen Unternehmen ist es noch üblich, dass abteilungsweise oder unternehmensweit Geburtstagslisten umlaufen, aus denen jeder Mitarbeiter ersehen kann, wann wem zum Geburtstag zu gratulieren ist. Manchmal hängen auch die Geburtstage am Schwarzen Brett oder im Eingangsbereich aus.

Oft werden Geburtstage auch von fleißigen Mitarbeitern in den eigenen Kalender eingetragen. In Zeiten von Groupware, Social Media und Web 2.0 bedeutet das aber, dass diese Geburtstagseinträge auch von anderen Kollegen eingesehen werden können. Man verlässt sich sogar drauf, dass ein(e) bestimmte(r) Mitarbeiter(in) quasi einen Geburtstagskalender pflegt.

Muster eines typischen Firmen-Geburtstagskalenders mit personenbezogenen Daten

Problemstellung:
Was tun, wenn ein Mitarbeiter sich beschwert, dass er im Geburtstagskalender oder in der Geburtstagsliste nicht mit vollem Geburtstag (Tag / Monat / Jahr) erscheinen möchte.

Datenschutzrechtliche Betrachtung:
Für den Umlauf von Geburtstagslisten oder das Führen von Geburtstagskalendern in Gruppenkalendern gibt es erstmal gemäß BDSG keine Zulässigkeit. Es sei denn, jeder Mitarbeiter hätte vorher eingewilligt.

Wir haben mal wieder den für das BDSG typischen Interessenskonflikt der Beteiligten:
- Auf der einen Seite hat der einzelne Mitarbeiter als Betroffener ein schutzwürdiges Interesse an der Nutzung seiner Daten.
- Auf der anderen Seite gehört das Gratulieren zum Geburtstag zum Anstand und steigert das Betriebsklima. Die Unternehmensleitung wird dies vermutlich befürworten.

Zu beachten ist hier, dass ein Ignorieren des Themas und die Vernachlässigung der geregelten Geburtstags-Führung durch das Unternehmen dazu führt, dass die fleißigen Mitarbeiter das Problem selbst regeln. Als Ergebnis haben wir dann z.B. die oben erwähnten Geburtstags-Einträge ím Gruppenkalender.

Nach Gola/Schomerus (Bundesdatenschutzgesetz Kommentar, 10. Auflage 2010) ist es in bestimmten Fällen ausreichend, dem Betroffenen die Möglichkeit eines Widerspruchs einzuräumen. Keineswegs ersetzt die Widerspruchsmöglichkeit die eigentlich erforderliche Einwilligung. "Ist jedoch wegen der Art der zu verarbeitenden Daten oder wegen der beabsichtigten Nutzung davon auszugehen, dass schutzwürdige Interessen im Regelfall nicht beeinträchtigt werden, so kann aus der Tatsache, dass von der ausdrücklich eingeräumten Widerspruchsmöglichkeit kein Gebrauch gemacht wurde, darauf geschlossen werden, dass eventuelle, für die verantwortliche Stelle nicht erkennbare, entgegenstehende Interessen Einzelner nicht vorliegen. Als Beispiel werden hier ausdrücklich betriebliche Geburtstage genannt.

Wie sieht eine Lösung des Problems in DOCUframe aus?
In DOCUframe werden Mitarbeiterakten als eigene Objekte durch die Personalabteilung geführt. Dort wird z.B. das Geburtsdatum des Mitarbeiters hinterlegt. Sicht auf die Mitarbeiterakten haben selbstverständlich ausschließlich die Mitglieder der Benutzergruppe "Personal".

Die Mitarbeiter werden in einem Rundbrief informiert, dass künftig die Geburtstage aller Mitarbeiter in den Kalendern als "Geburtstagstermine" am jeweiligen Tag angezeigt werden. Das Geburtsjahr ist zum Gratulieren nicht notwendig. Also wird es auch nicht angezeigt. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter auf Ihr Widerspruchsrecht hingewiesen.

Widerspricht ein Mitarbeiter der Eintragung seines Geburtstags im Gruppenkalender, setzt die Personalabteilung einen "Widerspruchs-Haken". Dadurch wird dieser Geburtstag nicht mehr angezeigt.

Wieder einmal zeigt sich, dass anscheinend komplizierte Datenschutz-Probleme durch den Einsatz einer Software wie DOCUframe mit sehr wenig Aufwand und Organisation in den Griff zu bekommen ist.

Was können wir für Sie tun?

yourIT ist ein mittelständisches Systemhaus in Hechingen. Wir beraten Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu verschiedenen IT-Themen.

Sie befinden sich auf unserem DOCUframe-Blog. Hier informieren wir zu Themen wie z.B. Dokumentenmanagement, CRM, Archivierung, Kommunikation und Workflow.

Weitere Infos zum Thema Datenschutz haben wir auf unserem separaten Datenschutz-Blog für Sie zusammengestellt.

Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie nur erfahren, wenn Sie uns persönlich kennen lernen. Ich freue mich auf Ihren Kontakt.

Ihr Thomas Ströbele

Geschäftsführungs-Dokumente zuverlässig und rechtssicher archivieren

Die revisionssichere Archivierung kaufmännischer Dokumente ist für Unternehmen grundsätzlich verpflichtend. Die von yourIT favorisierte Lösung DOCUframe^® des Software-Herstellers GSD unterstützt Unternehmen bei der Erfüllung dieser Anforderungen. Für besonders sensible Informationen, wie z.B. die Geschäftsführung betreffende Dokumente, besteht mit DOCUframe^® zudem die Möglichkeit der Dokumenten-Verschlüsselung mittels Kennwort. Das Öffnen eines Dokuments durch Unbefugte wird hierdurch wirkungsvoll verhindert.

Elektronische Dokumente sind als Beweise zulässig

Digitale Dokumente, wie z. B. eingescannte und in elektronischer Form archivierte Verträge, sind nach einem wissenschaftlichen Test des Instituts für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel vor Gericht wohl als Beweis genauso zulässig wie Print-Dokumente (Quelle: http://www.heise.de/newsticker/meldung/Studie-Elektronische-Dokumente-als-Beweismittel-zulaessig-2036739.html). Dieser Umstand verleiht der sicheren elektronischen Aufbewahrung solcher, für die Geschäftsführung wichtiger Dokumente besondere Bedeutung.

Mit yourIT und DOCUframe Geschäftsführerdokumente zuverlässig und rechtssicher archivieren

Mit Dokumenten im Geschäftsführer-Archiv verantwortungsvoll umgehen

Wo an anderen Stellen innerhalb einer Organisation auf Prozesstransparenz und "offene Türen" gesetzt wird, steht bei Dokumenten der Geschäftsführung der Vertraulichkeitsaspekt absolut im Vordergrund. Hierbei muss sichergestellt werden, dass die entsprechenden Dokumente nicht nur langfristig revisionssicher abgelegt werden, sondern auch von unberechtigten Usern auf keinen Fall eingesehen werden können, es sei denn, der Geschäftsführer bezieht einen Benutzer oder eine Benutzergruppe explizit mit ein.

Den ersten Punkt erfüllen Unternehmen bei entsprechender Anwendung mit den Möglichkeiten von DOCUframe^® ohnehin (Dokumente lassen sich unveränderbar revisionssicher in der objektorientierten Datenbank speichern). Der zweite Punkt wird mit der Möglichkeit der Verschlüsselung z.B. durch ein Kennwort zusätzlich abgedeckt. Alle Dokumente, ob kennwortgeschützt oder nicht, werden in ein und derselben zentralen Datenbank abgelegt. Das GSD Motto „Integration statt Insellösungen“ wird auch hier groß geschrieben! Dadurch bleibt der Aufwand für Recherche, Administration und Sicherung gleich - im Gegensatz zu Anbietern, die Geschäftsführungsdokumente in separaten Datenbanken speichern, und dadurch die Administrations- und Integrationsaufwände erhöhen. Jedes Dokument gibt es in DOCUframe genau 1x. Damit kann an diesem einen Dokument festgelegt werden, wer es sehen, lesen, etc. darf und wer nicht.

Das git auch für auch für E-Mails! Lesen Sie hierzu meine Beiträge zum Thema Zero-Mail Policy auf diesem Blog.

So profitieren Geschäftsführer im Management sensibler Dokumente mit DOCUframe^®:

• Verantwortungsvoller Umgang mit relevanten Daten der Geschäftsführung
• Minderung rechtlicher Risiken durch die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben 
• Verbesserte Argumentationsbasis bei gerichtlichen Auseinandersetzungen
• Rechte- und Rollenkonzept sowie Kennwortschutz zur wirkungsvollen Vermeidung des Dokumentenzugriffs durch Unbefugte (inkl. Administratoren)
• Einfaches Wiederfinden von Dokumente

Durchgängige Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse

Neben der revisionssicheren Archivierung und dem geeigneten Umgang mit Geschäftsführungsdokumenten lassen sich mit der GSD Lösung viele andere Anforderungen abdecken. Dokumentenmanagement, CRM, Warenwirtschaft, Projektmanagement und Workflowsteuerung (z.B. Rechnungseingangsworkflow) sind nur einige Beispiele für den Funktionsumfang unserer Lösung. Wie Sie mit DOCUframe^® nicht nur rechtliche Vorgaben erfüllen, sondern Ihre Geschäftsprozesse durchgängig unterstützen, erfahren Sie, wenn Sie mich anrufen oder anschreiben..

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

 

DOCUframe unterstützt betriebswirtschaftliche Prozesse durchgängig - über alle Abteilungen hinweg

DOCUframe ist weit mehr als eine Software für Dokumentenmanagement, Archivierung, Kommunikation, Workflow, CRM, Groupware, Warenwirtschaft, usw.

Die wesentlichen Anforderungen an ein Dokumentenmanagement- und Archivierungsprodukt erfüllt DOCUframe® bereits im Standard. Eingehende Dokumente werden revisionssicher erfasst und archiviert. Dem Mitarbeiter bleibt damit viel manueller Aufwand erspart. Darüber hinaus können sämtliche Dokumente wie bspw. Fax oder E-Mail automatisch dem entsprechenden Kunden zugeordnet werden. Sie bilden zusammen mit den innerhalb von DOCUframe® zum Kunden gesammelten Daten die Ausgangsbasis für eine gezielte Kundenansprache.

Anders als bei den bisher gängigen separaten DMS- und CRM-Lösungen ist mit DOCUframe® ein System entstanden, das sowohl CRM- als auch DMS-Anforderungen innerhalb einer einzigen Anwendung erfüllt. Dokumente, die der Kunde selbst erstellt, bilden die Basis für eine individuelle Kundenansprache. Für die anschließende Kommunikation stehen Ihnen u.a. E-Mail, Fax, SMS, Mobile Client und Telefonie zur Verfügung! Parallel zur externen Kommunikation nutzen Anwender für die verbesserte Zusammenarbeit im Team integrierte Groupware Features wie bspw. einen Gruppenterminkalender.

Über die Kundenbeziehung hinaus lassen sich auch sämtliche Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern managen („XRM“!). Neben den DMS- und CRM-Funktionalitäten bündelt DOCUframe® eine Reihe weiterer Möglichkeiten innerhalb ein und desselben Systems. So sind Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung weitere wichtige Themengebiete, die durch den Einsatz von DOCUframe® abgedeckt werden.

Einige Beispielbereiche der durchgängigen Prozessoptimierung mit DOCUframe®:

Dokumentenmanagement
Revisionssichere elektronische Archivierung
Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Groupware und Kommunikation
Warenwirtschaft
Workflowmanagement
…
Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Ist das wichtig oder kann das weg?

In bislang unbekanntem Ausmaß erleben Unternehmen und Verbraucher derzeit eine Veränderung ihres Umgangs mit Dokumenten. Was landläufig als Digitalisierung bezeichnet wird, ist heute wichtiger denn je und bestimmt das Geschehen in einem wesentlich stärkeren Ausmaß als bislang.

War es vor Jahren noch üblich, Dokumente auf dem Papierweg zu erstellen, auf dem Postweg zu versenden und im klassischen Leitz-Ordner zu archivieren, so ist derzeit eine rasante Änderung dieses Verhaltens festzustellen. Nie zuvor war die Beweiskraft elektronischer Dokumente so groß wie heute, nie zuvor wurden so viele Dokumente elektronisch gespeichert. Damit verbunden sind professionelle Systeme eines hochwertigen Dokumenten-Managements (auch DMS).

Immer öfter trennen sich Unternehmen über Nacht von den bisher so beliebten Ordnern und Hängemappen.

Beweiskraft elektronischer Dokumente nimmt immer weiter zu

Für das Dokumentenmanagement ergibt sich daraus eine ganz neue Herausforderung. Das moderne Zeitalter setzt mehr denn je darauf, dass elektronische Dokumente entsprechend verwaltet werden. Ob im privaten Bereich oder im Umgang mit Behörden: Die Beweiskraft elektronischer Dokumente nimmt kontinuierlich zu. Inzwischen ist es selbstverständlich, dass im Justiz- und Bankenwesen wichtige Unterlagen digital verwaltet und professionell gemanagt werden. So werden gerade im Gerichtswesen immer mehr Dokumente als Beweismittel von Zeugen und Verfahrensbeteiligten anerkannt oder sogar speziell gefertigt.
Inzwischen ist es sogar üblich, dass Grundbuchauszüge nur noch elektronisch gefertigt und verwaltet werden. Dank der gestiegenen Beweiskraft elektronischer Dokumente werden auch in klassischen Gerichtsverfahren immer mehr Dokumente in elektronischer Form ins Verfahren eingeführt, während die Dokumente in Papierform in ihrer Bedeutung zurückgehen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass elektronische Signaturen und verlässliche Archivierungs-Standards im Dokumentenmanagement für eine wesentlich größere Sicherheit als noch vor Jahren sorgen. Wer seine Dokumente verlässlich managt und sie so für die spätere Aufbereitung nutzbar macht, der schafft zusätzliche Möglichkeiten der Verwendung - auch vor Gericht.

Digitales Dokumentenmanagement hilft beim Platzsparen

Sowohl im privaten als auch im gewerblichen Bereich nimmt das nicht weiter analoge Dokumentenmanagement kontinuierlich zu. So werden Dateien auf Servern geordnet abgelegt und damit für den späteren Zugriff vorbereitet. Sei es der Schriftwechsel mit Geschäftspartnern oder die fotografische Dokumentation wichtiger Sachverhalte: Was gemeinhin als "Electronic Filing" bezeichnet wird, gehört heute zum Alltag des Dokumentenmanagements. Die rasante Verbreitung dieser Digitalisierung ist nur ein Aspekt bei der Abwägung der Frage von Nutzen oder Überfluss: Neben der zunehmenden Beweiskraft elektronischer Dokumente ist die professionelle Verwaltung von Dokumenten auf digitalem Wege natürlich auch ein überaus platzsparendes Verfahren.
Durch das Scannen von Papierunterlagen werden Dokumente nicht nur auf engstem Raum gespeichert, sondern auch vor einer physischen Beeinträchtigung und Beschädigung geschützt. Im Zeitalter des Computerlebens ist deshalb davon auszugehen, dass das professionelle, digitale Dokumentenmanagement weiter an Bedeutung gewinnt. Sei es im privaten oder industriellen Bereich, sei es bei Behörden oder Institutionen: Jedes Dokument ist nur so viel wert, wie es auch dem Vergessen entzogen und professionell genutzt werden kann.

Jetzt professionell beraten lassen - und ESF-Fördermittel nutzen

Halt! Bei allen Vorteilen für Ihr Unternehmen - Bitte entscheiden Sie sich nicht für das nächstbeste ECM- oder Dokumentenmanagement-System (DMS). Seit einigen Jahren bieten wir von yourIT unser Beratungspaket "Kern-Prozessanalyse" an. Ziel ist es, mit Ihnen bereits vor der Auswahl eines Systems zu erarbeiten, die Optimierung welcher Prozesse in Ihrem Unternehmen am meisten Sinn macht. Dazu durchlaufen wir mit Ihnen die Phasen A (Prozess-Analyse) und B (Konzeptentwicklung). Erst danach macht eine Entscheidung für eine passende ECM- bzw. DMS-Software Sinn - meinen Sie nicht auch?

yourIT - Beratungspaket Kern-Prozessanalyse - sponsored by ESF

Geringe Kosten durch staatliche Förderung

Wir bieten Ihnen die Durchführung der Phasen A+B derzeit zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT

Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete

• Kern-Prozessanalyse
• Sicherheitsaudit "IT-Infrastruktur"
• Informations-Sicherheitsanalyse ISA+

beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

Signet Innovationspreis-IT für yourIT-Beratungspakete

Referenzkunde GEMOTEG feiert 10-jähriges Jubiläum

Unser Referenzkunde GEMOTEG feiert vom 10. bis 11.05.2014 sein 10-jähriges Firmenjubiläum. Wir sind stolz darauf, dass wir von yourIT das erfolgreiche Hechinger Unternehmen bereits seit 7 Jahren in Sachen IT begleiten und beraten dürfen.

Aufmerksam wurden wir auf GEMOTEG im Juli 2007 aufgrund eines fehlgeleiteten Faxes. Das kann schonmal passieren: GEMOTEG hat nämlich fast dieselbe Telefon- und Faxnummer wie yourIT. Wir haben das Fax mit unserem DOCUframe an GEMOTEG weitergeleitet und bekamen zum Dank einen Vorstellungstermin beim Chef Stefan Eggenweiler.

Wir waren uns sofort sympathisch - und Stefan Eggenweiler erkannte schnell die Vorteile, die sein junges schnell wachsendes Unternehmen durch die Zusammenarbeit mit yourIT und speziell durch die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (auch DMS) erreichen konnte. Dadurch wurden wir uns schnell einig. Bereits im Oktober 2007 erhielten wir den Auftrag zur Einführung von DOCUframe bei GEMOTEG.

Die Herausforderungen in diesem spannenden Projekt lauteten:

Teamarbeit und interne Kommunikation besser unterstützen, Adressbestand optimieren. Dokumentenmanagement mit durchgängiger elektronischer Archivierung realisieren: Alle relevanten Dokumente sollen zu jedem Zeitpunkt unter Berücksichtigung des Rollenkonzepts verfügbar sein. Um ein weiteres schnelles Wachstum zu ermöglichen, mussten die täglichen Arbeitsabläufe bei GEMOTEG beschleunigt werden.

Das Projekt DOCUframe war so erfolgreich, dass GEMOTEG im Jahr 2012 die QM-Zertifizierung ISO-9001 enorm beschleunigte. Dazu haben wir im November 2012 gemeinsam eine Success Story erstellt:

Die Success Story zum Referenzprojekt DOCUframe bei GEMOTEG

Seither durften wir viele IT-Projekte mit GEMOTEG bestreiten.

Erwähnenswert sind vor allem folgende Projekte bei GEMOTEG:

• Einführung und Betrieb DOCUframe - Dokumentenmanagement / Archivierung / Kommunikation / elektronische Akten
• Einführung und Umsetzung Datenschutz
• Einführung und Betrieb Managed Services

Wir wünschen Stefan und Regina Eggenweiler sowie Manfred Gindele Gesundheit und weiterhin ein glückliches Händchen. Wir würden uns freuen, wenn wir auch weiterhin die IT des Unternehmens

Ein tolles Jubiläum wünscht das gesamte yourIT-Team

yourIT - wir stehen für Sicherheit in allen IT-Fragen.

P.S.: Falls Sie unsere Dienstleistungen auch kennenlernen und dabei die Ihrem Unternehmen zustehenden staatlichen Fördermittel aus dem Europäischen Sozialfonds ESF nutzen möchten - empfehle ich Ihnen folgende Webseite: http://www.mitgroup.eu. Ich freue mich schon jetzt darauf, auch zu Ihrem nächsten Firmenjubiläum einen Beitrag auf einem unserer Blogs platzieren zu dürfen.

Ihr Thomas Ströbele

Lizenzmanagement - Software Assets und Verträge im Griff

Vorträge von Rechtsanwälten, in der Presse, im Fernsehen - Alle Welt spricht aktuell vom Lizenzmanagement. Doch was ist Lizenzmanagement eigentlich und wie kommen Sie da schnellstmöglich hin.

Lizenzmanagement ist erst einmal nichts anderes als Asset Management - nur eben für Software-Lizenzen. 

Welche Aufgaben sind beim Lizenzmanagement zu erledigen?

• Zusammenfassung aller im Unternehmen vorhandener Lizenzen, Rechner, Konfigurationen sowie Kosten und Auslastung.
• Überblick über die derzeitige Nutzung und Verfügbarkeit.
• Vertrags-, Support und Garantie-Informationen.
• Vergabe und Vererbung von Nutzungsrechten.
• Verwaltung von Produktschlüsseln.
• Beliebige Definition von Lizenzarten und Rechten.
• Zeitplanungen und aktive Information an betroffene Mitarbeiter bei Updates oder Roll-Outs.
• Aktives Erinnerungs- und Eskalationsmanagement über Fristen, Erreichung von Schwellenwerten (KPI), Eskalationen, Verpflichtungen und Vorgängen.
• Planung von Investitionen und Updatemöglichkeiten.
• Zusammenfassung mehrerer Versionen und Patches.
• Kostenrechnung mit Aufteilung auf Kostenstellen.
• Automatisierte Lizenzrücknahme, z.B. bei Personalaustritt.
• Es werden alle Eingangskanäle, z.B. Telefon, Fax, bugbuster, E-Mail, Webseite, etc. für Help-Desk Anfragen unterstützt.
• Weltweiter Einsatz möglich durch Unterstützung aller ISO Sprachen sowie Mandantenfähigkeit.
• Es lassen sich Kataloge von Drittanbietern, z.B. Microsoft oder IBM integrieren.
• Anbindung von Inventory Systemen und Filterung von Informationen.
• Unterstützung der revisionssicheren Archivierung aller Daten inkl. Barcode und PDF/A Unterstützung.
• Individuelle Reports über Serviceintervalle oder Problembereiche.
• Modulares System, wobei z.B. Angebotsmanagement, Arbeitsmittelvergabe, Vertragsmanagement, etc. einfach erweitert werden können.

Weshalb stellt ein Prozessmanagement-Tool wie DOCUframe oder BPM inspire hier eine optimale Ergänzung Ihrer bisherigen Umgebung dar?

Die Aufgabe ist es, mehrere Objekte wie Lizenzen, Adressen, Mitarbeiter, Dokumente, Vorgänge, Tickets, Mitarbeiterakten, ... temporär miteinander zu verknüpfen und automatisiert zu kontrollieren bzw. ggfs. wieder automatisiert zu trennen. Genau dies können Prozessmanagement-Tools wie DOCUframe oder BPM inspire besonders gut. In den meisten Unternehmen fehlen diese Tools - deshalb kommen an solchen Stellen sehr häufig Excel-Tabellen und Access-Datenbanken zum Einsatz. Das birgt Fehlerpotential und muss nicht sein.

Baustelle: Dieser Post wird noch vervollständigt.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

DMS lohnen sich auch ohne Cloud-Lösungen

Derzeit plant ein Großteil der deutschen mitelständischen und großen Unternehmen, in Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme zu investieren. Diese steigern nachweislich die Effizienz der betrieblichen Abläufe. Allerdings sind nur wenige Firmen auch dazu bereit, ihre Dokumente und Daten in die Cloud zu transferieren. Woran liegt diese Diskrepanz?

Großes Marktpotential für Dokumentenmanagement-Software

Derzeit nutzt etwa die Hälfte der deutschen Mittelstandsunternehmen spezielle Software zum Dokumenten- und Enterprise-Content-Management. Leicht zu implementierende Lösungen führten in den letzten Jahren dazu, dass nicht mehr nur Großunternehmen auf effiziente Managementsoftware zugriffen. Für ein DMS sprechen in erster Linie Verbesserungen in den Bereichen Archivierung und Workflow. Neben dem praktischen Versionsmanagement von gemeinsam bearbeiteten Dokumenten bieten diese Softwarelösungen auch Schutz für sensible Geschäftsdaten. Durch DMS werden die elektronische Archivierung und das Vorgangsmanagement effizient automatisiert.

Auslagerung von Daten - innovativ aber unbeliebt

Weniger nachgefragt werden im Moment die Cloud-Lösungen. Die Idee, Firmendaten und -dokumente online zu stellen, stößt bei den Verantwortlichen derzeit auf Skepsis. Der größte Vorteil solcher dezentraler Lösungen liegt sicherlich im standortunabhängigen Zugriff auf Arbeitsdokumente. Dieser ist nicht nur für Mitarbeiter im Home-Office nützlich, sondern verhilft allen Angestellten zu einem flexibleren Zugang zu den Firmendokumenten. Viele Cloudlösungen sind browserunabhängig und auch über mobile Endgeräte zu erreichen. Es überwiegen bei den meisten Managern und Entscheidern dennoch die Bedenken zur Sicherheit der Daten. Die Gründe dafür liegen sicherlich zum Teil in den jüngsten Enthüllungen über internationale Geheimdiensttätigkeiten. Der Zugriff auf die vom System verwalteten Dokumente über normale Webbrowser erscheint den Menschen in den Leitungsetagen vieler Firmen noch als zu unsicher.

Einsatz von DMS hat Vorteile

Mittelständische und große Unternehmen fragen aus guten Gründen Dokument-Management-Lösungen weiterhin stark nach. Die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems habe ich Ihnen in einem anderen Blogbeitrag bereits zusammengestellt. Unsere Experten von yourIT beraten Sie gern dabei, wie Sie die Vorteile eines DMS auf sichere Art nutzen.

Tipp für mittelständische Unternehmen: Nutzen Sie jetzt die Ihnen zustehenden staatliche Fördermittel aus dem Europäischen Sozialfonds (ESF) und lassen Sie sich von uns beraten. So erhalten Sie 4 Beratertage zum Preis von 2 - ohne Risiko zum Fixpreis. Achtung: Diese Fördermittel laufen Ende 2014 aus. 

Weitere Infos zu diesem und unseren anderen staatlich geförderten Beratungspaketen haben wir für Sie zusammengestellt unter http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete.

yourIT Beratungskonzept Kern-Prozessanalyse - staatlich gefördert

Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele