DOCUframe ist die Digitalisierungs-Plattform, auf der wir - nach einer eingehenden Kernprozess-Beratung - Ihre Industrie und Büro 4.0 Projekte umsetzen.
Auf diesem Blog präsentieren wir Ihnen unsere Ideen und Anregungen zu diesem tollen Komplettpaket aus ECM, DMS, (E-Mail-) Archivierung, Groupware, CRM, BPM, Workflow, E-Billing, Helpdesk, Vertragsverwaltung, ...
Wann ersetzen wir Ihre Inseln?
Wie sie mit der richtigen Strategie auch Ihr Büro 4.0 startklar machen und dem Wettbewerb einen Schritt voraus sind.
Während die 4. industrielle Revolution mit intelligenten Fabriken auf Basis von cyberphysischen Systemen in produzierenden Unternehmen Einzug erhält und damit die Zusammenarbeit zwischen Mensch & Maschine immer enger verknüpft wird, stehen die selben Unternehmen vor der Herausforderung die Zusammenarbeit zwischen Mensch & Mensch zu optimieren. Egal wie sie den Prozess nennen – Eines ist sicher! Um im Wettbewerb bestehen zu können oder dem Mitbewerber einen Schritt voraus zu sein, ist es notwendig nicht nur die Produktion zu einer „Smart Factory" (Industrie 4.0) zu machen, Sie werden auch Ihr Büro in ein „Smart Office" (Büro 4.0) führen müssen.
Um die Kommunikation und die Warenwirtschafts- und Dokumentenprozesse so zu optimieren, dass eine Zusammenarbeit verschiedenster Unternehmensabteilungen und Mitarbeiter überhaupt möglich ist, werden mit der Einführung von Büro 4.0 sämtliche strukturierte Daten (z.B. aus ERP, Warenwirtschaft, FiBu, etc.) und unstrukturierten Daten (z.B. aus Excel-Tabellen, CAD, Outlook, etc.) zusammengeführt. Der daraus resultierende Datenschnitt kann erst optimiert werden, um Daten und Dokumente dort verfügbar zu machen, wo sie benötigt werden. Danach ist eine vollumfängliche Kommunikation intern aber auch gegenüber Kunden, Lieferanten und Projektteilnehmern uvm. möglich. Prozesse können automatisiert und Übersichten oder Reports mit der neu gewonnen 360° Sicht erstellt werden.
Typische Vorteile durch Büro 4.0 sind:
Bessere Kommunikation
Spürbare Zeiteinsparung
Hohe Transparenz
Leistungsstarke Workflows
Integration statt Insellösungen
Und nicht zuletzt: Deutliche Kostenreduzierung
Wichtige Faktoren für den Erfolg Ihres Projekts Büro 4.0 sind:
Ein eindeutiges Ja der Geschäftsführung und der Führungskräfte zum digitalen Büro.
Durchführung einer Kern-Prozessanalyse und nachfolgend einer Prozessoptimierung.
Nicht warten – jetzt mit Ihrem Büro 4.0 starten!
Die digitale Revolution mit Büro 4.0 und Industrie 4.0 lässt sich nicht aufhalten. Unternehmen, die sich jetzt nicht den Vorteil gegenüber Ihren Wettbewerbern herausarbeiten, werden diesen Vorteil später nur schwer aufholen können. Eine Kern-Prozessanalyse zeigt die Prozesse auf, deren Optimierung am dringendsten notwendig sind und die sich am schnellsten amortisieren werden. Oft sprechen wir hier von einem ROI (Return on Invest) von weniger als 12 Monaten. Starten Sie jetzt mit Ihrer Kern-Prozessanalyse.
Besser ist es also, jetzt mitzumachen. Sie gewinnen durch Büro 4.0 den entscheidenden Vorsprung gegenüber Ihren Marktbegleitern, verbessern den Informationsfluss, sorgen für umfassende und effiziente Kommunikation und motivieren Ihre Mitarbeiter durch moderne Arbeitsabläufe, minimalen Aufwand und transparente Information. Das Ziel ist eine integrierte Informations- und Kommunikationsplattform auf einer gemeinsamen Datenbank. Nur so lässt sich die Komplexität bewältigen.
Wie Ihr Büro 4.0 aussieht, erfahren Sie durch einen Anruf bei uns! Zögern Sie nicht und nehmen Sie jetzt Kontakt auf.
Das Ziel war hoch gesteckt bei diesem Software-Projekt: Der Kunde Bucher - die Markentreppe aus Jettingen - das Stammhaus der Treppenmeister-Partnergemeinschaft - wollte optimierte Abläufe in der Warenwirtschaft und eine verbesserte Vertriebssteuerung erreichen - und das mit der vollintegrierten Software-Lösung von GSD Software. In Partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit dem Beratungs- und IT-Systemhaus yourIT wurden alle Stufen gemeinsam erklommen und das Projekt zum Erfolg geführt.
Hier die Gesamtbroschüre aus Success Story und Übersicht der Spezialitäten der Branchenlösung Treppenbau:
Im Ergebnis wurde eine integrierte Branchenlösung für Treppenbauer entwickelt, bestehend aus Warenwirtschaft (WWS), Dokumentenmanagementsystem (DMS / ECM), Kunden- und Lieferantenmanagement (CRM / xRM), Groupware, mobiler Anbindung des Außendienstes über Smartphones / Tablets sowie Analyse und Business Intelligence (BI).
Zum Einsatz kamen die vollintegrierten Software-Module DOCUframe DMS & WAWI sowie DATAframe. Beratung und Anpassung auf Bucher-Treppen und die Branche wurden durch das Beratungs- und IT-Systemhaus yourIT aus Hechingen erbracht. Optimierte Abläufe in der Warenwirtschaft und eine verbesserte Vertriebssteuerung zeigen: Das Projekt hat sich gelohnt. Interessenten wenden sich bitte an yourIT.
Die 10 wichtigsten Besonderheiten der Branchenlösung Treppenbau sind:
Die Hauptgründe für den Erfolg des Software- und Organisationsprojekts sehen die Projektbeteiligten in
- der vorab durchgeführten Kern-Prozessanalyse (BEST OF CONSULTING 2015);
- der damit einhergehenden Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter;
- der ausführlichen Schulung der Abläufe und nicht zuletzt
- den mittlerweile 12 Jahren Branchen- und Softwareerfahrung, die yourIT bisher sammeln durfte.
Ja, Bucher und yourIT arbeiten bereits seit mehr als 12 Jahren partnerschaftlich zusammen. Die Success Story zum ERP- und DMS-Projekt aus dem Jahr 2004 finden Sie hier.
DOCUtrepp - Die Treppe zum Erfolg
Alle Projektziele wurden in der vereinbarten Zeit erreicht. Die Kosten blieben im vereinbarten Rahmen. Die Bucher-Mitarbeiter sind zufriedener als zuvor. Sie benötigen immer weniger Zeit für die EDV und haben dadurch mehr Zeit für die Kunden. Was will man mehr?!
Wenn auch Sie hoch hinauswollen: yourIT!
Doch den Verantwortlichen ist klar: "Stillstand bedeutet Rückschritt!" So sind bereits die nächsten Optimierungsschritte geplant. Spezielle Software-Assistenten sollen die Arbeit mit der Integrierten Lösung weiter beschleunigen. Außerdem soll der Außendienst - in diesem Falle Vertriebs- und Servicemitarbeiter - per Smartphone / Tablet mobil an das Gesamtsystem angebunden werden. Die dafür notwendige flexible Business App sowie das notwendige Know-how sind vorhanden. Also - los geht's!
Unser Angebot für Sie: Die yourIT-Kern-Prozessanalyse - Geringe Kosten durch staatliche Förderung
yourIT Kern-Prozessanalyse - sponsored by ESF
Möchten auch Sie in Ihrem Unternehmen die Vorteile eines Integrierten Systems statt der bisherigen Insellösungen nutzen? Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.
BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT
Hechingen, 16.12.2015: Am 31.12.2016 endet der Anspruch mittelständischer Unternehmen auf die ihnen zustehenden ESF-Fördermittel aus dem Beratungsförderungs-Programm. yourIT ist mit der Beratungstochter yourIT consulting seit März 2013 aufklärend und beratend tätig.
"In den letzten Monaten erlebten wir einen regelrechten Ansturm auf unsere mit ESF-Fördermittel geförderten Beratungspakete (vgl. unter http://www.mitgroup.eu)." so Thomas Ströbele von yourIT. "Die Erfahrung zeigt: Von den 40 förderfähigen Beratungsaufträgen in 2014 hatten wir 50% in den letzten 3 Monaten des Jahres 2014 erhalten. Bis zum 18.12.2014 hatten wir bereits die Marke von 60.000 EUR Fördermittel-Anspruch für unsere mittelständischen Kunden geknackt. Auch im Jahr 2015 werden wir eine ähnliche Zahl schaffen. Wir bedanken uns bei den zahlreichen Kunden, die uns bisher ihr Vertrauen geschenkt haben."
yourIT knackt Marke von 60.000 EUR Fördermittel-Anspruch
Dabei sollte man nicht vergessen: Die Fördermittel stellen nur einen zusätzlichen Anreiz für die Durchführung externer Beratungen im Mittelstand dar. Der wesentlich größere Nutzen für die beratenen Unternehmen besteht in der Umsetzung der durch die intensive Beschäftigung mit den gefundenen Schwachstellen resultierenden Handlungsempfehlungen. "Je nach Beratungspaket sparen unsere Kunden z.B. Zeit und Geld durch die Optimierung der Kern-Prozesse oder verbessern die Risikosituation für das Unternehmen durch entsprechende Datenschutz- oder IT-Sicherheits-Maßnahmen." führt Ströbele aus.
Auf Kundenwunsch hat yourIT aktuell 10 Beratungspakete im Angebot - allesamt sponsored by ESF:
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.
Signet Innovationspreis-IT für yourIT-Beratungspakete
Bedingungen für den Erhalt der ESF-Fördermittel
Falls Sie für Ihr mittelständisches Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern auch noch eines der mittlerweile 10 yourIT-Beratungspakete nutzen und dafür ESF-Fördermittel erhalten möchten, sollten Sie sich beeilen. Die Fördermittel laufen zum 31.12.2016 aus.
Eine Nachfrage beim für die Vergabe der ESF-Fördermittel zuständigen Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) hat ergeben: Für die Rest-Förderzeit sind noch genügend Fördermittel im Topf.
"Also ran an den Speck! Es wäre doch schade, wenn sie die Ihnen zustehenden Fördermittel verfallen lassen würden!" so Ströbele. "Schauen Sie nur mal im Schwarzbuch (Bund der Steuerzahler) nach, welche Investitionsideen unserem Staat so einfallen. Das können Sie besser! Schließlich sind Sie doch Unternehmer und nicht Unterlasser."
Das yourIT-Beratungsteam freut sich auf Ihre Aufträge.
Gemeinsame Presseinformation der Unternehmen PRO ACTIV und yourIT, Dotternhausen/Hechingen/Balingen, 27.08.2015:
Immer mehr Unternehmen fördern den Radverkehr zunehmend mit Maßnahmen, die in ein sogenanntes betriebliches Mobilitätsmanagement eingebunden sind. Das Konzept zielt darauf ab, Mobilität in Unternehmen wirtschaftlich effizienter, umweltfreundlicher und sozialverträglicher zu machen. Gerade in der heutigen Zeit, wo Nachhaltigkeit, Gesundheit und Einsparungen immer wichtiger werden, denken viele Unternehmen um und integrieren, statt teurer Firmenfahrzeuge Fahrräder und Pedelecs in ihre Firmenpolitik.
Nachhaltige Mobilität - Verantwortung gegenüber Umwelt und Gesellschaft
Mit Pedelecs lassen sich betriebliche Mobilitätskosten für inner- und außerbetriebliche Dienstwege deutlich senken. Neben geringen Kosten für Stellplätze sind diese Verkehrsmittel auch deutlich günstiger in der Anschaffung und im Betrieb. Die Steuer- und Versicherungsersparnis gegenüber PKWs macht das Pedelec auf jeden Fall attraktiv.
Dass Pedelecs auch fit machen, wird durch verschiedene Untersuchungen gezeigt, die nachweisen, dass trotz der Elektrounterstützung eine angemessene körperliche Aktivität geleistet wird und die Gesundheit der Mitarbeiter gefördert wird. Das Ergebnis sind gesündere und fittere Mitarbeiter, die deutlich weniger Fehlzeiten aufweisen.
Zusätzlich wird mit einer Pedelec-Firmenflotte der Umweltaspekt groß geschrieben. Ein deutlich geringerer CO2-Ausstoß von Pedelcs gegenüber PKWs ist messbar und reduziert enorm Emissionen und Lärm und ist dadurch umweltschonend und positiv für Klima und Luft.
PRO ACTIV bietet individuelle Firmen-Pedelecs "Made in Schwaben"
Für diese nachhaltige Mobilität bietet die Firma PRO ACTIV aus Dotternhausen spezielle Firmen-Pedelecs an. Das Besondere an diesen Pedelecs ist, dass die Herstellung der Pedelecs am Firmenstandort Dotternhausen erfolgt und durch diese regionale Fertigung alle Pedelecs nach Kundenwunsch gefertigt werden können. Der Kunde kann nach seinen Wünschen Rahmenfarbe, Komponenten und den Motor auswählen - selbst das Firmenlogo und ein persönlicher Namensschriftzug kann in die Rahmenlackierung integriert werden. Je nach Einsatz sind verschiedene Modelle erhältlich: Vom komfortablen City-Bike mit niedrigem Einstieg bis hin zum sportlichen Hardtail Mountain-Bike. Zudem werden Gepäckträgersysteme und weiteres Zubehör oftmals in die Ausstattung von Firmenpedelecs integriert.
yourIT bewegt seine Mitarbeiter und Kunden - Office-to-go
Übergabe der Pedelcs an yourIT - Geschäftsführer Jörg und Andreas Sättele (Firma PRO
ACTIV), Geschäftsführer Thomas und Ralf Ströbele (Firma yourIT), PRO ACTIV
Produktberater Frank Ettwein (v.l.n.r)
Auch das IT-Systemhaus yourIT aus Balingen (damals Hechingen) setzt auf nachhaltige Mobilität und hat sich vor einigen Wochen zwei PRO ACTIV Firmen-Pedelecs als Diensträder angeschafft. Diese Pedelecs stehen für die Mitarbeiter von yourIT für ihre Dienstwege zur Verfügung. Ziel ist es, regionale Kundenbesuche gesund und umweltfreundlich mit dem Pedelec zu erledigen statt mit dem PKW. In den ersten 4 Wochen wurden bereits über 1.000 Kilometer mit den Firmen-Pedelecs zurückgelegt. Geschäftsführer Thomas Ströbele ist überzeugt: "Weder Bus noch Bahn und erst recht nicht das Auto können mit einem Pedelec als gesundem Fortbewegungsmittel konkurrieren. Ich kenne keinen anderen Ausgleichssport zum harten Büroalltag, mit dem man sich so ganz nebenbei und fast ohne Zeitverlust fit halten kann und so ein regelmäßiges Sport-Pensum von 1 Stunde täglich absolvieren kann. Versuchen Sie das mal mit Golf & Co."
Diese neue Mobilität passt zudem zu den aktuell laufenden "mobilen" Projekten der Firma yourIT. yourIT zählt zu den Vorreitern im Bereich der Beratung für mobile Geschäftsprozesse unter Einsatz von sogenannten Business-Apps. Diese mobilen Business-Apps sorgen dafür, dass die richtige Information bzw. das richtige Dokument dem richtigen Mitarbeiter dann zur Verfügung steht, wenn er es braucht. Relevante Informationen und Dokumente finden selbständig die richtigen Mitarbeiter, ohne dass diese gesucht oder versendet werden müssen. Lesen Sie hierzu mehr auf unserem DOCUframe-Blog "App-geht-die-Post"...
PRO ACTIV bewegt viel im Bereich Datenschutz & IT-Sicherheit
Die Firma PRO ACTIV bewegt zusammen mit der Firma yourIT viel im Bereich Datenschutz. "Als innovativer Rollstuhl-, Handbike- und Pedelec-Hersteller kommen wir ganz automatisch mit Gesundheitsdaten unserer Endkunden in Berührung. Gemäß § 3 (9) BDSG gehören diese zu den besonderen Arten personenbezogener Daten. Wir sind uns unserer Verantwortung bewusst und haben uns daher professionelle Unterstützung durch den externen Datenschutzbeauftragten Thomas Ströbele von yourIT an Bord geholt. Dieser kümmert sich um ein für uns sinnvolles Niveau im Bereich Datenschutz & IT-Sicherheit", so Geschäftsführer Jörg Sättele.
Kontakt und weitere Informationen:
PRO ACTIV e-Bike-Center | Im Hofstätt 13 | 72359 Dotternhausen | Telefon 07427 9480-0 |
So sehr wir uns auch gegen die über uns hereinbrechende Dokumenten- und E-Mail-Flut stemmen - sie ist nicht zu stoppen. Die einzige Möglichkeit wäre ein vollständiger Verzicht auf das Kommunikationsmedium E-Mail - und das ist nicht möglich, wenn unser und Ihr Unternehmen weiterhin am Markt aktiv und erfolgreich sein soll. Also gehen wir strategisch vor und helfen Ihnen, die E-Mail-Flut auf ein erträgliches Maß abzuschwächen. Daher hier die typischen E-Mail-Sünden sowie unsere 9 besten Tipps für ein schlankes E-Mail-Management. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung - und demnächst ein leeres Postfach und Zeit für die wesentlichen Aufgaben.
E-Mail-Management statt E-Mail-Flut
Wichtiger Hinweis: Manche Tipps lassen sich mit herkömmlichen E-Mail-Systemen (wie z.B. MS Outlook / Exchange, Tobit David, etc.), nicht oder nur schwer umsetzen. Wir von yourIT und viele unserer Kunden nutzen das integrierte intelligente E-Mail-System in DOCUframe. Sehen Sie uns das bitte nach - Ihnen bleiben dann zwei Möglichkeiten: Entweder Sie lassen diesen Tipp aus und gehen zum nächsten. Oder Sie entscheiden sich dafür, ebenfalls zu DOCUframe zu wechseln und alle Vorteile voll auszukosten. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.
Hinweis 2: Wenn Sie bisher ein herkömmliches E-Mail-System nutzen, kommen in Ihrem Postfach nur E-Mails an. Intelligente Dokumenten Management Systeme (DMS) wie z.B. DOCUframe kennen keine Trennung der E-Mail von anderen Dokumentenarten wie z.B. Faxe, PDF, Word, Excel oder ganzen elektronischen Akten. Daher schreibe ich hier meist von neuen Nachrichten statt von neuen E-Mails. Wenn Sie bisher nur E-Mails in Ihrem Postfach empfangen können, sollten Sie unbedingt meinen Post zum Thema E-Mail-Archivierung lesen.
Folgende E-Mail-Sünden gilt es durch ein gezieltes E-Mail-Management unbedingt zu vermeiden:
Unklare Betreffs oder seit Wochen geführte Korrespondenz, die noch immer kein Resultat hervorgebracht hat - E-Mail-Sünden sind nicht nur lästig, sondern verschwenden auch Zeit und Geld. Ohne entsprechende Trainings sind diese aber leider nur schwer dauerhaft aus dem Posteingang zu entfernen.
Die mitgesendeten Kontaktdaten für den Ansprechpartner im neuen Projekt stehen irgendwo in einer wochenlangen Korrespondenz mit dem Kollegen, der jetzt natürlich im Urlaub ist. Ein wichtiges Angebot lässt sich im Mail-Chaos nicht mehr finden, weil der Betreff entfallen ist - allein das Suchen und Scrollen im Postfach nimmt viel Arbeitszeit in Anspruch. Bei einer vorsichtigen Schätzung von 15 Minuten Zeitverschwendung pro Tag ist nach 200 Tagen die stolze Summe von 50 Stunden erreicht. Also mehr als eine Arbeitswoche, die jeder Mitarbeiter mit dem Irren durch den Posteingang verbringt.
Die typischen E-Mail-Sünden in der Übersicht
Die Betreff-Sünde: Unklar, fehlend oder von einer alten E-Mail übernommen - der falsche Betreff erschwert das Finden der gewünschten Nachricht erheblich und ist ein Mehraufwand für den Empfänger.
Die Ketten- und Umfang-Sünde: Ellenlange Texte, weil die Arbeit und Zeit für eine Zusammenfassung vom Absender nicht investiert wurde, verschwendet die Zeit von allen Empfängern. Auch das Weiterleiten von Kettenmails, in denen bereits mehrere Schreiberlinge zu Wort gekommen sind, ist oftmals unsinnig und kann bei einigen Bemerkungen zu peinlichen oder reinweg destruktiven Momenten in der Kommunikation führen.
Die Mail-Ping-Pong-Sünde: Terminabsprachen oder Diskussionen über Änderungen ziehen sich bei E-Mails oftmals lange hin. Spätestens wenn dem Betreff RE:RE:RE:RE vorangeht sollte klar sein, dass ein Telefonat die bessere und schnellere Wahl gewesen wäre.
Die Vermeidungs-Sünde: Eine Mailkette oder E-Mail-Gruppendiskussion, die das Meeting ersetzt ist zwar ein netter Gedanke, in der Realität aber schlicht nicht erfolgreich. Wer hat schon die Zeit, mehrere hundert oder gar tausend Wörter zu lesen? Die vermeintlich bequeme und zeitsparende Alternative zum Gespräch kann beim Fällen von Entscheidungen schnell verheerend werden.
Die Smartphone- und SMS-Sünde: Ein Smiley hier, ein knappes "Klar" ohne Betreff da - auch bei der Kommunikation über Smartphone, SMS und Co. kommt es ohne das Einhalten von Regeln schnell zu Missverständnissen und kostspieliger Zeitverschwendung.
Problem erkannt - aber wie können Sie schnell Abhilfe schaffen?
Gehen die Vorgesetzten mit gutem Beispiel voran und existiert ein firmeninterner E-Mail-Knigge, kommen all die genannten Sünden gar nicht erst auf. Allerdings ist das nur ausgesprochen selten der Fall. Hat sich erst einmal eine nachlässige Haltung gegenüber der E-Mail-Korrespondenz eingebürgert, sind Änderungen durch internen Ansporn schwierig.
Kompetent durchgeführte Trainings kombiniert mit der passende Software-Lösung können hingegen das Bewusstsein für die Bedeutung der E-Mail-Sünden wecken oder erhöhen - und damit nicht nur auf Dauer Kosten sparen, sondern auch zu einem verbesserten Miteinander im Unternehmen führen. Setzen Sie sich daher noch heute mit uns in Verbindung und lassen Sie E-Mail-Sünden schnell der Vergangenheit angehören.
Und hier kommen unsere 9 Tipps für ein intelligentes und effektives E-Mail-Management
1. Tipp: Zero Mail Policy einführen
Verzichten Sie in Ihrem Unternehmen ab sofort vollständig auf interne Mails. Dass das funktioniert, beweisen yourT und unsere Kunden seit mehr als 11 Jahren. Wie eine Zero Mail Policy funktioniert und was es Ihnen nutzt, habe ich auf diesem Blog bereits in mehreren Posts gezeigt, siehe z.B.
Wichtiger Hinweis: Bitte setzen Sie diesen Tipp nur um, wenn Sie nicht in einer Notfallzentrale, im First- oder Second Level Support oder ähnlichem arbeiten!
Vor gerade mal etwas mehr als 10 Jahren meldete in meinem damaligen E-Mail-System AOL eine nette Frauenstimme den Eingang einer neuen E-Mail mit "Sie haben Post!" Gut, damals waren das nur etwa 5-10 E-Mails am Tag. Stellen Sie sich das heute mal vor, bei 100 oder 200 neuen Nachrichten am Tag. Die Frau muss bereits seit langem schweigen und wurde ersetzt durch eine stumme Benachrichtigung, die mir anzeigte, wie viele neue Nachrichten in meinem Postfach eingegangen sind. Wenn Sie sich bei neuen Benachrichtigungen dabei ertappen, dass sie immer wieder Ihre eigentliche Tätigkeit unterbrechen und sich kurz anschauen, was neues eingegangen ist, dann schalten Sie das ab. Sparen Sie sich den psychologischen Druck. Sie werden sehen, die neue Nachricht ist nachher auch noch da.
3. Tipp: Feste Zeiten für die Bearbeitung neuer Nachrichten
Jeder Klick auf die Benachrichtigung kostet Sie etwa 15 Minuten und Ihre Konzentration auf Ihre wesentlichen Aufgaben. Vermeiden Sie diesen Zeitdieb! Und planen Sie sich feste Zeiten für die Bearbeitung Ihres Postfachs ein.
4. Tipp: Ablagefächer einrichten
Wie bearbeiten Sie Ihre Papierpost? Legen Sie alles ungeordnet auf Ihren Schreibtisch oder haben Sie wie die meisten Büroangestellten Ablagefächer z.B. für "sofort bearbeiten", "ablegen", "delegieren" und "vernichten"? Weshalb machen Sie das bei Ihrer elektronischen Post eigentlich nicht genau so?
5. Tipp: Leeren Sie Ihr Postfach täglich
Legen Sie Wert darauf, dass Ihr Postfach am Ende Ihres Arbeitstages geleert ist. Nehmen Sie keine alten Nachrichten von gestern in den neuen Arbeitstag mit. Sie wissen doch: Nichts ist so alt wie die Zeitung von gestern!
5. Tipp: Ihr E-Mail-Postfach ist kein Archiv!
Wenn Sie nicht nur für sich alleine sondern im Team arbeiten, benötigen Sie eine entsprechende Strategie für eine gemeinsame Ablage. Ganz einfach realisieren Sie das mit intelligenten Dokumenten Management und Archiv-Systemen wie z.B. DOCUframe, die bereits beim Eingang von E-Mails diese in der gemeinsamen Ablage zu Adressen, Ansprechpartnern, Vorgängen, Projekten und Produkten automatisch zuordnen und somit dem gesamten Team zur Verfügung stellen. Wie das funktioniert habe ich in meinem Post "Zero Mail Policy - 13% mehr Business E-Mails pro Jahr" beschrieben.
Hinweis: Erleichtern Sie auch Ihrem Empfänger (und dessen Kollegen) das schnelle Zuordnen von E-Mails, indem Sie die Betreffzeile aussagekräftig ausfüllen. Denken Sie immer daran, dass dieser vielleicht kein DOCUframe hat und die E-Mail z.B. in seinem Posteingang suchen muss!
6. Tipp: Das richtige Medium auswählen
Es gibt unterschiedliche Kommunikationsmedien - und jedes hat seine Berechtigung. Auch die E-Mail. Ein Grund für die E-Mail-Flut ist, dass manche Menschen versuchen, E-Mails als Ersatz für andere sinnvollere Medien einzusetzen. Das ist absoluter Unsinn.
Wenn Sie z.B. einen Termin mit einem anderen Menschen auswählen und vereinbaren möchten, rufen Sie ihn am besten per Telefon an.
Wollen Sie hingegen einen Termin mit mehreren anderen Menschen auswählen und vereinbaren, nutzen Sie ein Tool wie z.B. Doodle, das genau für diese Aufgabe entwickelt wurde.
7. Tipp: Lassen Sie sich keinen Stress machen!
Wenn sie eine eingegangene E-Mail nicht sofort bearbeiten können oder wollen, senden Sie dem Absender einen Zwischenbescheid, bis wann Sie sich bei ihm melden werden. Dann weiß dieser Bescheid, dass sich jemand um sein Anliegen kümmert und kommt nicht in Versuchung, Ihnen zwischendurch mehrere Anfragen wegen des Bearbeitungsstands zu schicken.
8. Tipp: Newsletter an gemeinsame E-Mail-Adressen senden lassen
Vor einiger Zeit haben wir die Newsletter bei yourIT aufgeräumt und dabei festgestellt, dass wir jede Woche über 300 Newsletter erhalten. Teilweise ging derselbe Newsletter bei 5 Mitarbeiter ein - die diesen dann meist nur gelöscht haben. Auf Anfrage waren die meisten Newsletter unnütz und konnten abgemeldet werden. Wenn Sie schon mal versucht haben, Newsletter wieder abzumelden, dann wissen Sie, wieviel Zeit und Geduld sie dafür benötigen. Nicht alle Versender von Newslettern halten sich an die geltenden Datenschutz-Vorschriften zum Abmelden.
Sparen Sie sich diesen Aufwand, indem Sie in Ihrem Unternehmen den Newsletter-Empfang ausschließlich auf gemeinsamen Postfächern erlauben.
Hinweis zur Datendeduplizierung: Hier bringt DOCUframe den klaren Vorteil, dass bei mehreren identischen E-Mails an unterschiedliche Empfänger immer nur eine aufbewahrt und in die Postfächer aller Empfänger verknüpft wird. Die Dubletten werden direkt beim Eingang vernichtet.
9. Tipp: Besser gut als perfekt!
Unsere Studien haben gezeigt: Der Hauptgrund für liegengebliebene Nachrichten ist, dass wir immer ausführlich und perfekt antworten möchten - nur dafür fehlt uns dann meist die Zeit. Bei der Menge an Nachrichten (vor allem E-Mails), die Tag für Tag auf uns einprasseln, ist Perfektionismus fehl am Platz. Antworten Sie lieber kurz und schnell. Klick und weg! Aber achten Sie im Geschäftsleben auf Rechtschreibung und Form.
Allerletzter Tipp: Fangen Sie heute an!
"Verschiebe nicht auf morgen, was Du heute kannst besorgen." Lassen Sie sich von den Altlasten in Ihrem Posteingang nicht entmutigen. Sorgen Sie dafür, dass ab heute keine weiteren Nachrichten in Ihrem Postfach liegen bleiben (oder "archiviert" werden). Und nehmen Sie sich fest vor, jeden Tag 50 bis 100 alte Nachrichten zu entsorgen. Und machen Sie eine Flasche Sekt auf
Sie haben weitere Tipps für das Management von E-Mails, Dokumenten und anderen Informationen in Unternehmen?
Immer her damit. Ich werde diese gerne hier veröffentlichen.
Zum Schluss noch ein Hinweis in eigener Sache: yourIT ist einer der erfolgreichsten Partner von DOCUframe. Wir leben seit 13 Jahren davon, Kunden zu beraten, bei diesen DOCUframe und andere IT-Lösungen zu implementieren und immer wieder die Geschäfts- und speziell die Kern-Prozesse zu optimieren. Nebenbei schreiben wir Blogbeiträge und helfen so vielen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse - ganz im Sinne von "simplify yourIT". Wenn Ihnen unsere Beiträge wie dieser gefallen, dann bieten Sie uns die Chance, unser Können auch in Ihrem Unternehmen zu beweisen. Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie nur erfahren, wenn wir uns persönlich kennenlernen.
Unser Angebot für Sie: Die yourIT-Kern-Prozessanalyse - Geringe Kosten durch staatliche Förderung - aber nur noch in 2016
Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.
BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT
Bereits seit seiner Erfindung vor über fünf Jahrzehnten
träumen Visionäre davon, mit Hilfe des Computers den Traum vom voll und ganz
papierlosen Büro zu verwirklichen. Noch immer herrscht in zahlreichen Büros ein
Papierkrieg, der nicht nur jede Menge Zeit und Nerven kosten, sondern auch die
Umwelt in einem hohen Maß belastet. Um endlich diesen Aktenbergen Herr zu
werden und sich unliebsame Schleppereien von A nach B zu ersparen, überlegen
sich Unternehmen, auf ein papierloses Büro umzusatteln.
Immerhin: Mittlerweile nutzen rund ein Drittel aller Unternehmen in
Deutschland die Vorzüge der elektronischen Rechnung (auch E-Billing). Eine Verwaltung in Form
von Aktenordnern findet kaum mehr statt. Im Rahmen einiger Studien zum
papierlosen Büro konnte ermittelt werden, dass beispielsweise der Versand
digitalisierter Rechnungen erhebliche Wettbewerbsvorteile gegenüber dem Mitbewerb mit sich bringt. Trotzdem haben viele Unternehmen noch Luft nach
oben und können diesen und andere interne Geschäftsprozesse zugunsten niedrigerer
Betriebskosten optimieren.
yourIT - MMS im Mittelstand - Papierlos dauert noch
Unabhängig von der Art der Dokumente lassen sich diese
digital an jedem Ort für Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Das erhöht nicht
nur die Effizienz über mehrere hundert Kilometer hinweg (z.B. Zugriff über mobile Business-Apps), sondern erlaubt auch
im Rahmen Projekten eine zeitgleiche Zusammenarbeit. In diesem Zusammenhang
lässt sich festhalten, dass sich die Kosten für Kopien oder Ausdrucke auf einem
äußerst niedrigen Niveau bewegen.
Viele Entscheider stellen sich beim papierlosen Büro die
Frage, wie sich der Versand bzw. die Bereitstellung von Dokumenten darstellt.
Im Laufe der vergangenen Jahre konnten ein paar wenige Dateiformate für
digitalisierte Daten durchsetzen, weshalb die Kommunikation intern sowie extern
keinerlei Probleme mit sich bringt. Apropos interne Kommunikation: Hier sollten Sie sich auch unbedingt zum Thema Zero Mail Policy informieren.
Darüber hinaus haben Mitarbeiter in
Sachen "Ordnung halten" in weiten Teilen ganz unterschiedliche Vorstellungen und
Systeme. Diese in mühsamen Gespräche unter einen Hut zu bekommen, dürfte in
eine niemals enden wollende Diskussion ausarten und abteilungsübergreifend für
den einen oder anderen Unmut sorgen. Bei papierlosem Büro lässt sich ein
Ablage- und Suchsystem vereinheitlichen, wodurch sensible Reibungspunkte
schlichtweg aus dem Arbeitsalltag ausgeschlossen werden.
Viele Unternehmen scheuen den
Umstieg auf ein papierloses Büro, da es ihnen an Informationen mangelt oder
rechtlichen Grundlagenkenntnisse in diesem Bereich fehlen. Vor allem im Bereich
Datenschutz klaffen die Wissenslücken erheblich auseinander. Eine Einarbeitung
in dieses komplexe Thema erachten Firmen als zu teuer an. Hinsichtlich der
Verfügbarkeit gibt es ebenfalls bei Unternehmen Bedenken: Diese geben an, dass
im Falle eines Servercrashs Mitarbeiter nicht weiterarbeiten können. Anderen
gehen vor diesem Hintergrund sogar von einem kompletten Verlust der Daten aus.
Mittelständische Unternehmen, die sich mit der Idee des
papierlosen Büros beschäftigen, sollten sich vor einem potentiellen Umstieg
genau informieren und sich im Bedarfsfall von professionellen Stelle Tipps und
Tricks holen. Wir von yourIT empfehlen, die Geschäftsprozesse und speziell die kern-Prozesse genau unter die Lupe nehmen zu lassen.
yourIT-Kern-Prozessanalyse - Geringe Kosten durch staatliche Förderung - aber nur noch in 2016
Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.
BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT
Überraschenderweise sind wir von yourIT nicht die einzigen, die aktuell bei Unternehmen zum Thema mobile Prozesse und mobile Bussiness-Apps vorstellig werden. Wie so oft im IT-Bereich fällt es dem Kunden hier schwer, sich im Markt zu orientieren. Daher heute eine kurze Zusammenfassung der Vorteile, wenn Sie mit Business-Apps von yourIT auf Basis von DOCUframe arbeiten.
Vorteil 1: Weg von den Inseln!
Schon vor das Thema mobile Business-Apps aufkam, war einer unserer Vorteile, dass wir bei unseren Kunden die IT-Inseln gesucht, analysiert und wo es sich für den Kunden lohnte abgelöst haben. Hierbei ist von Vorteil, dass DOCUframe viele Unternehmensprozesse abbilden kann, für die bisher häufig 6 oder noch mehr Software-Inseln notwendig waren..
Welche Prozesse beherrscht eigentlich DOCUframe?
Hier ein kurzes (1:41 Minuten) Erklärvideo, das die Vorteile der integrierten Unternehmenslösung DOCUframe auf den Punkt bringt:
Unsere Businress-Apps greifen im Hintergrund immer auf die Dokumente, Informationen, Funktionalitäten und Prozesse von DOCUframe zu. Alles spielt perfekt zusammen.
Vorteil 2: Serverseitige App-Programmierung
Zu 90% werden die Funktionen und Erweiterungen in unseren mobilen Business-Apps von uns serverseitig programmiert. Die Programmiersprache ist die selbe, die auch für DF verwendet wird. Der Code wird dann per XML ausgerollt, was eine sehr effiziente Entwicklung schafft (unserer Erfahrung nach 60-70% weniger Aufwand). Ein erfahrener DOCUframe-Programmierer kann daher auch DOCUframe-APPs programmieren. Für Sie als Kunde bedeutet das: kein Informationsverlust und höhere Kalkulationssicherheit.
Vorteil 3: securITy in everything we do - Das gilt auch für unsere APPs
Unser Programmierungs-Konzept bietet ein hohes Maß an Sicherheit und Datenschutz, z.B. gegen Verlust und Diebstahl von Daten. Da unsere APPs in DOCUframe integriert sind, werden z.B. auch die komplexen Sicherheitseinstellungen aus DOCUframe automatisch in die APP übernommen. Der User sieht genau das und nur das, was er sehen soll. "Das richtige Dokument / die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt beim richtigen Mitarbeiter!" Wir benötigen hier keine Schnittstelle.
Vorteil 4: Unser mobilen Business-Apps befinden sich bereits auf Entwicklungsstufe 2.0
Wir arbeiten bereits mit dem zweiten Hauptrelease, während viele Mitbewerber gerade mal anfangen.
Vorteil 5: Unsere APPs nutzen die Standard-Geräte-Eigenschaften
Sowohl auf Android- als auch auf IOS-Geräten werden geräteeigene Funktionen angesprochen und benutzt (z.B. Erinnerungen, Kontakte, etc.). Bei Android-Geräten ist sogar die Funktion "Sync" möglich. Sie können dadurch sogar offline in der APP arbeiten. Sobald Sie wieder online sind, startet der Sync.
Vorteil 6: Mit Optimierungen und Weiterentwicklungen kennen wir uns aus
Seit 13 Jahren arbeiten wir bei unseren Kunden mit der Prozessmaschine DOCUframe. Gklauben Sie uns: In dieser Zeit haben wir schon viele Prozesse immer wieder optimiert und weiterentwickelt. Da wir das auch bei APPs bereits vorhersehen, sorgen wir vor. Optimierungen / Weiterentwicklungen bedürfen daher bei unseren Apps einen geringeren Aufwand gegenüber anderen Vorgehensweisen.
Vorteil 7: Optisch an Ihr CI anpassbar
Wir passen unsere APPs mit wenigen Klicks an IHR Unternehmens CI (Corporate Identity) an.
Vorteil 8: Durchgängige Integration von Workflows aus DOCUframe
Das müssen Sie sich unbedingt anschauen!
Vorteil 9: Wir benötigen keine Schnittstelle zu DOCUframe
Die APP ist vollintegriert in DOCUframe. Komplizierte und teure Schnittstellen, die bei jedem künftigen Update wieder nachzuziehen sind, gehören der Vergangenheit an - wenn Sie mit yourIT-APPs arbeiten.
Vorteil 10: Wir können das alles beweisen!
Dazu sollten wir uns kennen lernen. Kontaktieren Sie uns jetzt!
Geringe Kosten durch staatliche Förderung - aber nur noch in 2015
Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Prozess-Analyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.
BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT
