Datenschutz im Offboarding-Prozess - Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter

Der E-Mail-Account ist noch da, der Mitarbeiter ist aber ausgeschieden. Darf der Arbeitgeber „einfach so“ auf die Mails in dem Account zugreifen? Oder ist das nur zulässig, wenn der Mitarbeiter einwilligt? Mit etwas gesundem Menschenverstand lassen sich diese Fragen leichter lösen, als viele befürchten.

Im Normalfall: keine Probleme 

Normalerweise sollte es so laufen: Ein Mitarbeiter scheidet aus dem Unternehmen aus. Der Grund dafür spielt dabei keine Rolle. In jedem Fall sollte er alle wichtigen Mails einem Kollegen übergeben, der sich künftig um darum kümmert.

Datenschutz im Offboarding-Prozess - Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter

Unerwartete Hindernisse 

Manchmal läuft es freilich anders. Dazu ein Beispiel: Die Übergabe der Mails war für den vorletzten Arbeitstag des Mitarbeiters vorgesehen...

Requirements-Engineering - Designmethoden

Wie können wir aus groben Zielen und Vorgaben die Granularität von Anforderungen verfeinern und dabei Geschäftsprozesse (Use Cases) untersuchen? Wenn wir in der Softwareentwicklung über fachliche Anforderungen sprechen wollen, sprechen wir am Besten in der Sprache der Fachexperten. In der Sprache des Kunden! Dafür müssen Entwickler, Product Owner und Projektleiter die Fachsprache erlernen. Dieser Ansatz nennt sich Domain-Driven-Design (DDD).

Domain-Driven-Design (DDD) - Modellierung nach Fachlichkeit

Der Grundsatz dieser Methode lässt sich kurz zusammenfassen: "Wir konzentrieren uns ausschließlich auf den fachlichen Teil eines Themas und nicht auf mögliche technische Lösungen." Als Hilfsmittel zur Modellierung sei hier auf das Domain Storytelling verwiesen!

Was sind eigentlich die Vorteile des DDD?

• Die Kommunikation zwischen Fachexperten und Entwicklerteam ist frei von Störungen, denn es kann direkt über Prozesse, Abläufe oder Funktionen eingestiegen werden
• Fachexperten können Ihre Anforderungen präziser formulieren, da sie sich in ihrer Fachdomain befinden

Requirements-Engineering - Designmethoden

4000,- Fördermittel jetzt als Ostergeschenk

Die BAFA hat ein Förderprogramm aufgelegt, welches kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Freie Berufe mit bis zu 4000,- Zuschuss (muss nicht zurückgezahlt werden!) für Beratungen fördert.

Und jetzt das beste: yourIT darf Sie beraten.

Requirements-Engineering - Anforderungen identifizieren

In der objektorientierten Programmierung gibt es zwei Begrifflichkeiten, die jeder kennen sollte: Generalisierung und Spezialisierung (Vererbung).

Alle Gemeinsamkeiten eines Objektes werden ermittelt und in der Basisklasse beschrieben (Generalisierung). Die eigentliche Implementierung erfolgt in einer abgeleiteten Klasse (Spezialisierung). Daraus schließen wir:

Requirements-Engineering - Anforderungen identifizieren

Anforderungen an die Aufgabe recherchieren (Generalisierung)

Automatisierte Releasenotes - Transparenz in die Tiefe

Wer kennt sie nicht die ewigen Fragen: "Was sind die Highlights im aktuellen Release?" oder "Welche Bugfixes/Improvements konnten in das Release einfließen?"

Agiles arbeiten und der damit vermeintlichen Transparenz gegenüber Product-Owner, Stakeholder oder allgemein dem Management trotzt eine Phase des Requirements-Engineering, ja gar einer kompletten Iteration.

Es werden Anforderungen der Product-Owner und Stakeholder ermittelt, aufgenommen und aufbereitet (Requirements-Engineering). Es werden Priorisierungen des Backlogs, Sprintbacklogs und des Sprintlogs selbst durchgeführt. Am Ende steht die Frage in fast jedem Review-Meeting: "Welche dieser hier gezeigten Tickets werden in das kommende Release einfließen?". Dem Releasemanager drehen sich förmlich im Ansatz der zu erwartenden Frage die Fußnägel auf. Allerdings formuliert sich die Antwort auf die zu erwartende Frage schon, obwohl die eigentliche Frage noch überhaupt nicht gestellt worden ist: "Wozu führen und managen wir Komponenten und Versionen in unserer Planungs- und Releasephase?" 

Da sich diese Frage immer wieder stellt, haben wir uns als Software-Entwickler der yourIT dieser ewigen und immer wiederkehrenden Aufgabe gestellt. Als Ergebnis haben wir ein Maven-Plugin geschrieben, welches beim Bauen des Artefaktes die Releasenotes aus unserem Jira-Board abgreift, als HTML-Report aufbereitet und ins gebaute Artefakt mit einbaut. 

Im einfachsten Fall kann dieser Report im Review-Meeting herangezogen werden, da alle Tickets und Anforderungen, die gelöst wurden, darin aufgelistet sind. Im komplexeren Anwendungsfall werden die generierten Releasenotes automatisiert im Buildprozess eingepackt und sind für den Kunden jederzeit einsehbar.

Wie kompliziert ist das und was benötigen da jetzt genau?

Alles, was in der Maven-Konfiguration benötigt wird, ist ein von der yourIT geschriebenes Maven-Plugin:

<build>
  ...
    <plugin>
      <groupId>de.yit.yourit.maven.jira-releasenotes</groupId>
      <artifactId>jirareleasnotes-maven-plugin</artifactId>
      <version>1.0.0</version>

      <executions>
  <execution>
    <goals>
      <goal>jira-releasenotes</goal>
    </goals>
    <phase>compile</phase>
 </execution>
      </executions>
      <configuration>
  <jpql>component = "yourIT Webseite" and ..."</jpql>
  <jiraURL>http://0.0.0.0:8080</jiraURL>
  <username>jenkins</username>
  <password>*****</password>
  <target>${project.build.outputDirectory}/static/notes.html</target>
       </configuration>
    </plugin>

  ...

</build>

Im Buildprozess sieht es sehr unspektakulät aus:

[INFO] --- jirareleasnotes-maven-plugin:1.0.0:jira-releasenotes 

(default) @ website-app ---

Aber das Ergebnis ist dennoch Aussagekräftig:

ReleaseNotes - Report

Verantwortlich für diesen Beitrag: yourIT GmbH, Balingen, Zollernalbkreis

Studie belegt: Digitalisierung ist doch kein Jobkiller

Immer wieder wurde in der Vergangenheit die Digitalisierung als Jobkiller dargestellt. Zukunftsängste wurden damit heraufbeschworen. Aber anscheinend ist das Gegenteil ist der Fall. Eine Studie des arbeitgebernahen Instituts für die Deutsche Wirtschaft (IW) belegt jetzt: Stark digitalisierte Unternehmen haben in den letzten Jahren mehr Mitarbeiter eingestellt als weniger und nicht digitalisierte Unternehmen. Die Digitalisierung ist demnach ein Jobmotor!

Die Studie basiert auf einer Umfrage bei rund 1.200 Geschäftsführern und Personalleitern von deutschen Unternehmen. Sie zeigt, dass in den Jahren 2015 bis 2017 rund 62 Prozent der stark digitalisierten Unternehmen zusätzliche Mitarbeiter eingestellt haben. Dagegen waren es in den Unternehmen, für die das Internet bei ihren Geschäftsaktivitäten eine weniger wichtige Rolle spielt, nur rund 44 Prozent. Fazit der Studie: Die Gerüchte, dass Roboter in großem Stil Menschen aus den Jobs verdrängten, werden damit zumindest bisher klar widerlegt.

yourIT - Mehr und qualifiziertere Mitarbeiter durch Digitalisierung

Als "stark digitalisierte Unternehmen" werden in dieser Studie solche bezeichnet, die sich bereits intensiv mit dem Thema Digitalisierung befassen und bei denen das Internet eine hohe Bedeutung für die Geschäftsaktivitäten aufweist.

Welche Vorteile bietet eigentlich Dokumentenmanagement?

Balingen, Zollernalbkreis, 29.05.2019: Vor Kurzem wurde ich von einem Kunden nach einer 2-stündigen Mammut-Besprechung zum Thema DokumentenManagementSystem (DMS) als Basis für das digitale Büro 4.0 gefragt: Und was bringt uns das Ganze nun konkret? Ich war der Meinung, ich hätte dem Kunden bereits die Vorteile aufgezeigt. Doch weit gefehlt...

Hier eine Auflistung der Vorteile des Einsatzes eines DokumentenManagementSystems (DMS) im Rahmen des Aufbaus eines digitalen Büro 4.0 aus meiner heutigen Sicht (Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit!):

Digitales Büro 4.0 - Vorteile Dokumentenmanagement

1. Vorteil: Reduzierung der Suchzeiten: Ist erstmal festgelegt, dass alle Dokumente und Informationen sich im DMS befinden und nirgends anders, findet man jedes gesuchte Dokument auf Anhieb. Außerdem kann man an den Dokumenten-Pfaden leicht erkennen, wer etwas sonst noch weiß. In Summe bedeutet das den automatischen Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensmanagement-Datenbank.
2. Vorteil: Senkung der Druck- und Zustellkosten: Die schnelle und sichere Verteilung von Dokumenten und Informationen in einem DMS trägt zur Reduktion von Druck- und Versandkosten bei, die normalerweise durch den Versan an Kunden, Partner und Mitarbeiter entstehen würden.
3. Vorteil: Entlastung der E-Mail-Systeme und E-Mail-Postfächer: Interne E-Mails entfallen zu 100%. Siehe hierzu den Artikel "Zero Mail Policy" auf diesem DOCUframe-Blog. Externe E-Mails werden um bis zu 90% reduziert, da die Abklärung von Sachverhalten über elektronische Vorgänge weniger Fragen offen lässt.
4. Vorteil: Einsparung von Archivräumen: Sparen Sie sofort mehrere Regalmeter an Akten. Glauben Sie mir: Es gibt immer eine sinnvollere Verwendung für einen bisherigen Archivraum!
5. Vorteil: Senkung der Mitarbeiterkosten: Setzen Sie Mitarbeiter, die bisher für Kopieren und Ablage zuständig waren, endlich sinnvoll ein!
6. Vorteil: Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Einsatz moderner Informations-Technologie: Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit - dadurch mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgabenstellungen
7. Vorteil: Höhere Effizienz und Produktivität: Automatisierte, standardisierte und beschleunigte Routing- und Freigabeprozesse optimieren Ihre Arbeits-Abläufe bzw. Arbeitsprozesse.
8. Vorteil: Minimierung der Kosten aus behördlichen und gesetzlichen Bestimmungen: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Wohl noch nichts von Compliance gehört?!
9. Vorteil: Geringeres Risiko / höhere Kundenzufriedenheit: Ständige Verfügbarkeit von aktuellen und korrekten Versionen erleichtert die Entscheidungsfindung und ermöglicht einen schnelleren, einen besseren Kundenservice.
10. Vorteil: Versionierte Verwaltung archivierter Datenbestände: Die Versionsverwaltung protokolliert sämtliche Veränderungen an den Dokumenten.
11. Vorteil: Proaktive Datendeduplizierung: Jedes Dokument im System ist nur 1x vorhanden und wird lediglich mit verschiedenen Objekten verknüpft. Es gibt weder Kopien noch Schatten.
12. Vorteil: Ein weiterer Vorteil gewinnt immer weiter an Bedeutung: Mobility. In mobilen und dezentralen Arbeitsstrukturen können Dokumente überall zur Verfügung gestelt oder vor Ort erfasst und in den Arbeitsprozess eingebunden werden - auch per iphone, ipad, Smartphone und/oder Tablet-PC.

Achtung: Nicht jedes so genannte DokumentenManagementSystem (DMS) bietet alle diese Vorteile. Aber ich kenne zumindest 1 DokumentenManagementSystem, das alle diese Vorteile bietet: DOCUframe.

Erklärvideo: Arbeiten OHNE DOCUframe vs. Arbeiten MIT DOCUframe

Hier ein kurzes Erklärvideo des DOCUframe-Herstellers, das die Vorteile des Einsatzes von DOCUframe als DokumentenManagementSystem und damit als Basis Ihres digitalen Büro 4.0 einprägsam rüberbringt:

Wieso stellt DOCUframe als "besonderes" DokumentenManagementSystem die optimale Basis für das digitale Büro 4.0?

DOCUframe nimmt unter den DokumentenManagementSystemen eine besondere Rolle ein, da es mehr kann als nur DMS, zum Beispiel:
- Archivierung
- Business Process Management (BPM), Workflow-Management, Prozess-Management
- CRM
- United Communications and Collaboration (UCC)

Hier eine Keyword-Wolke zu den Begrifflichkeiten, die wir von yourIT mit DOCUframe als Dokumenten-Management-System verbinden:

Keyword-Wolke zu DOCUframe als Dokumenten-Management-System

Auf dem Weg zu Ihrem digitalen Büro 4.0 sollten Sie sich unbedingt DOCUframe anschauen

Falls Sie auf Ihrem Weg zum digitalen Büro 4.0 mehrere DokumentenManagementSysteme in der Auswahl haben: Vergleichen Sie bitte selbst. Zu Ihrer Unterstützung habe ich eine kleine Vergleichs-Tabelle erarbeitet, die ich Ihnen gerne auf Anforderung kostenlos zusende.

Welche Mehrwerte bietet DOCUframe Ihrem Büro 4.0?

Durch den Einsatz des richtigen DokumentenManagementSystems wie z.B. DOCUframe ergeben sich für Ihr Unternehmen mindestens die folgenden Mehrwerte:

• Kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten
• Kurze Transport- und Such-Zeiten
• Kostenreduktion trotz wachsendem Geschäftsvolumen
• Schnelles Wiederfinden
• Zugriff ist von überall möglich (mobile App)
• Reduzierung des E-Mail-Aufkommens um bis zu 90% (extern) und 100% (intern)
• Vermeidung von Doppelarbeit und damit Fehlerminimierung
• Vermeidung von Dubletten / Mehrfachablage
• Reduzierung von Speicherplatz
• Gleichzeitiger Zugriff unterschiedlicher Personen auf dieselben Informationen
• Optimale Anbindung des Außendiensts (Vertrieb, Servicetechniker, etc.)
• Weltweiter Zugriff möglich
• Verbesserung der Transparenz, Qualität und Produktivität
• Verbesserte Controlling-Möglichkeiten
• Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen
• Verbesserung von Datenschutzes & Informationssicherheit durch Zugriffsschutz
• Weniger Dokumenten- und Informationsverlust
• Einheitliche Informationsplattform / keine Medienbrüche
• Schutz vor Feuer- und Wasserschäden
• Optimierung der Zusammenarbeit im Unternehmen (auch bei Urlaubs- und Krankheitsvertretung)
• Meetings werden auf das notwendigste reduziert
• Schaffung eines "Wir-Gefühls" im Unternehmen
• Das Unternehmen wird attraktiver für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten

Versuchen wir mal, diese Vorteile auf die einzelnen Geschäftsbereiche herunter zu brechen:

• Geschäftsführung: Endlich haben Sie eine unternehmens-übergreifende Sicht auf alle Projekte und Vorgänge. Informationen fließen schneller, Prozesse fließen reibungsloser. In Folge ergeben sich weniger Fehler und geringere Kosten. Das DMS ist Ihr Steuerrad.
• Vertrieb: Sie sehen Projekte vom Kennenlernen des Kunden bis zur Bearbeitung. Dadurch halten Sie den Kontakt zu Ihrem Kunden und bereiten das nächste Geschäft gleich vor. Ihr Umsatz geht nach oben.
• Einkauf: Auf einen Blick erfassen Sie die gesamte Einkaufskommunikation. Alle Belege wie Angebote, Aufträge, Bestellungen und Rechnungen zu einem Projekt sind geordnet und sortiert.
• Buchhaltung: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sind an ihrem Platz. Ein Rechnungseingangsworkflow hilft Ihnen bei Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen. Gestzliche Archivierungsfristen halten Sie spielend ein.
• EDV: Dokumentenmanagementsysteme wie z.B. DOCUframe binden Sie spielend in die bestehende IT-Infrastruktur ein. Die Administration von Dokumenten und Informationen wird durch eine logische Rechtevergabe unterstützt. Das DMS lässt sich im laufenden Betrieb sichern. DOCUframe beseitigt Insellösungen, verringert Ihren Administrationsaufwand und erhöht die Ausfallsicherheit Ihrer IT.

Ein Beispiel aus der Büro-4.0-Praxis:

Mittelständisches Unternehmen mit 19 Mitarbeiter in der Verwaltung.

Tabelle-Berechnung-Vorteil-Netto-Nutzen-Dokumentenmanagement-Büro-4.0

Die Ersparnis liegt bei diesem Unternehmen bei etwas mehr als 50.000 EUR - und das pro Jahr.

Mit all diesen Vorteilen ist es kein Wunder, dass sich die Investition in ein elektronisches DMS in der Regel innerhalb von 6-12 Monaten amortisiert.

Ich denke, wir sind uns einig: An einem DokumentenManagementSystem  und am digitalen Büro 4.0 führt auch in Ihrem Unternehmen kein Weg vorbei! Die Frage ist nur, wie viel Zeit und Geld (und Nerven) Sie bis dahin noch zu verschenken haben.

Hat Ihr Unternehmen Bedarf an einem DokumentenManagementSystem?

Durch das Beantworten der nachfolgenden Fragen können Sie selbst schnell und einfach herausfinden, ob Ihr Unternehmen Nutzen aus der Einführung eines DokumentenManagement- und Workflowsystem (DMS, ECM, BPM, ...) ziehen wird.

• Ist Ihnen die Ablage im Tagesgeschäft lästig?
• Suchen Sie häufig Dokumente, Mails, Rechnungen, Faxe, Schriftverkehr, Lieferscheine in der Papierablage / auf Ihrem PC / Server?
• Kommt es vor, dass Sie auf Unterlagen zugreifen müssen, die nur bei anderen Kollegen oder Abteilungen abgelegt sind?
• Sind Sie sicher, dass Sie mit der Art Ihrer derzeiten Ablage den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen? (AO, GoBD, GdPDU, GoBS usw.)
• Haben Sie den Eindruck, dass Sie im Tagesgeschäft nicht genügend Zeit für Ihre Kernaufgaben haben?
• Fällt es Ihnen schwer, gewährte Skontofristen Ihrer Lieferanten jederzeit optimal zu nutzen?
• Verpassen Sie bei Ihren laufenden Verträgen (z.B. für Mobiltelefone, Telefonanlage, Versicherungen, Leasing, etc.) Kündigungsfristen oder Zahlungstermine?
• Werden eingehende Anfragen von Kunden und Lieferanten nicht in einem annehmbaren Zeitrahmen bearbeitet (z.B. Reklamationsmanagement)?
• Wenn Sie für abwesende / kranke Kollegen einspringen: Haben Sie Mühe, die zu bearbeitenden Vorgänge zu finden?
• Suchen Sie häufig Dokumente (z.B. in Hängemappen oder ähnlichem), die zu einem laufenden Vorgang/Projekt gehören?
• Ist Ihr Außendienst (Vertrieb, Servicetechniker, etc.) optimal angebunden?
• Ist Ihr Unternehmen auf dem Weg zum digitalen Büro 4.0?

Ergebnis:

Falls Sie eine oder mehrere der obigen Fragen mit Ja beantwortet haben, haben Sie Potential, Ihre Tagesabläufe / Geschäftsprozesse durch den Einsatz eines DokumentenManagement- und Workflow-Systems wie DOCUframe sinnvoll zu vereinfachen.

Jetzt professionell beraten lassen - und ESF-Fördermittel nutzen

Halt! Bei allen Vorteilen für Ihr Unternehmen - Bitte entscheiden Sie sich nicht für das nächstbeste ECM- oder DokumentenManagementSystem (DMS). Seit einigen Jahren bieten wir von yourIT unser Beratungspaket "Kern-Prozessanalyse" an. Ziel ist es, mit Ihnen bereits vor der Auswahl eines Systems zu erarbeiten, die Optimierung welcher Prozesse in Ihrem Unternehmen am meisten Sinn macht. Dazu durchlaufen wir mit Ihnen die Phasen A (Prozessanalyse) und B (Konzeptentwicklung). Erst danach macht eine Entscheidung für eine passende ECM- bzw. DMS-Software Sinn - meinen Sie nicht auch?

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Wir bieten Ihnen die Durchführung der Phasen A+B derzeit zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: https://www.mitgroup.eu.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele



Verantwortlich für diesen Beitrag: yourIT GmbH, Balingen, Zollernalbkreis