Die Produktionsoptimierung in der herstellenden Industrie hat in den vergangenen Jahrzehnten dazu geführt, dass immer mehr Stückzahlen zu niedrigeren Kosten produziert werden. Solche Optimierungsvorgänge haben hingegen im Bereich der Büro-Verwaltung seit dem Einzug des Internets kaum stattgefunden. Tatsächlich können Unternehmer in den indirekten Bereichen fast ein Drittel von geleisteten Arbeitsstunden einsparen, wenn sie sich mit dem Thema Verwaltungsoptimierung im Büro beschäftigen - genannt Büro 4.0.
Produktion versus Management
Mit dem Beginn der Industrialisierung und der zunehmenden Nutzenmaximierung im Bereich der Produktionsarbeit hat sich im Bereich der Arbeitsoptimierung und der damit verbundenen Kostenersparnis durch strukturierte Arbeitsabläufe ein kalkulierbares Geschäftsmodell ergeben. In den vergangenen hundert Jahren haben sich Unternehmer laufend mit diesem Thema beschäftigt, um durch die Zerlegung von Arbeitsschritten die Ausgaben für Mitarbeiter nutzenoptimiert zu gestalten.
Schwieriger wird die Nutzen-Kosten-Rechnung im Arbeitsfeld von denkenden Menschen, die im Management oder im Bereich der Administration tätig sind. Verwaltungsaufgaben lassen sich nur schwer optimieren, insbesondere, seitdem Mitarbeiter durch das Internet von einer Informationsflut überrollt werden. Die Nachfrage nach produktionsoptimierende Lösungen für Bürokunden ist deshalb äußerst präsent, da
- indirekte Bereiche in deutschen Unternehmen stark zunehmen,
- Erkenntnisse für aus Lean-Beratungen, Wertstromanalysen, Regelmeetings und Shop-Floor-Management-Lösungen gezogen werden können und
- das Internet in Sekunden über den Erfolg von Unternehmen entscheidet
Schwer zu kalkulierende interne Bereiche
In den sogenannten internen Bereichen von Unternehmen hängt der Erfolg stark von den ausführenden Mitarbeitern ab, da diese durch die Digitalisierung in engen Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern stehen. Immer mehr deutsche Unternehmen, die Optimierungsprozesse in der Verwaltung durchführen möchten, stoßen dabei an gewisse Grenzen. Denn das Internet zog rasch in den Verwaltungsalltag ein, ohne dass Mitarbeiter und Unternehmer darauf vorbereitet wurden. Doch wie sollen solche Verwaltungsaufgaben optimiert werden? Dieser Frage widmen sich Unternehmensberater wie yourIT aus Balingen (damals noch Hechingen) in Diskussionen rund um das
Büro 4.0. Sie suchen nach Lösungen, um die Teile von Erkenntnissen aus den Optimierungsprozessen des Produktionsbereiches für die Optimierung von Verwaltungsaufgaben heranzuziehen. Und tatsächlich wird in naher Zukunft dieser indirekte Bereich in deutschen Unternehmen stark zunehmen, da die Massenproduktion größtenteils ins Ausland verlagert wurde. Ein rascher Handlungsbedarf hinsichtlich dieser Erkenntnis ist gegeben, da durch die Vernetzung und Online-Feedbacks ein Mausklick über den Erfolg oder den Ruin eines Unternehmens entscheiden kann.
Fazit
Von Mitarbeitern in indirekten Bereichen von deutschen Unternehmen werden Problemlösungskompetenzen sowie Kreativität zunehmend gefragt, damit diese mit der Flut an Informationen zeitsparend und kostenoptimierend agieren. Auf Managementebene müssen digitale Arbeitsmittel ebenfalls verbessert eingesetzt werden, indem Tagesabläufe mit einer klaren Struktur versehen werden. Damit sich Großunternehmen auch in Zukunft von der Konkurrenz abheben können, muss der indirekte Bereich als Teil der Wertschöpfungskette betrachtet werden. Denn das Einsparungspotential durch das Büro-4.0-Prinzip liegt wie erwähnt bei rund 30 Prozent, wenn Unternehmer und ihre Mitarbeiter lernen, mit überfüllten E-Mail-Eingängen und ähnlichen Informationsverarbeitungsaufgaben methodisch zu operieren.
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Wir von yourIT beschäftigen uns seit der Gründung unseres Systemhauses vor fast 14 Jahren mit der Optimierung von Verwaltungsprozessen in Unternehmen. Die Software-Basis dafür bildet unser Dokumenten- und Prozessmanagementsystem DOCUframe. Optimierungsschritte wie der Erlass einer
Zero Mail Policy, der Einführung von papierarmen Prozessen wie Eingangsrechnungs- und Postmanagement, Vertragsmanagement, Beschwerde- und Reklamationsmanagement, Risikomanagement / IKS, etc. führen nach und nach zu den gewünschten Einsparungen.
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