Zero Mail Policy bei Celesio: "Do not E-Mail, Do not E-Mail and Do not E-Mail"

Ende April 2013 titelte das Manager-Magazin mit dem Rat des mittlerweile Ex-Celesio-Vorstandsschefs Markus Pinger: "Do not E-Mail, Do not E-Mail". Mit einer Rundmail an seine Führungskräfte hatte dieser laut der Presse-Meldung beim Stuttgarter Pharmagroßhändler "gegen die Celesio-notorische Flut von elektronischer Post und von Power-Point-Präsentationen ankämpfen wollen". Dass er vergangene Woche seinen Hut nehmen musste, hat mit seinem Hass auf das Kommunikationsmedium E-Mail hoffentlich nichts zu tun. Ob man Herrn Pinger nun mag oder nicht - grundsätzlich hat er die Problematik richtig erkannt: Die interne E-Mail-Flut ist "Teufelszeug" und der Produktivitätskiller Nr. 1.

Anscheinend erkennen neben Herrn Pinger aktuell auch weitere Spitzenkräfte das Problem, unter dem mittlerweile fast jeder Büroangestellte leidet: Die erdrückende Flut von Informationen - vor allem in Form von unternehmensinternen E-Mails. Seit Jahren hören wir auf den großen IT-Messen wir CeBIT und IT&Business von visionären Konzepten zum Arbeitsplatz der Zukunft. Aber alle hochgelobten Workflow-Lösungen haben es nicht geschafft, den E-Mail-Empfängern ein effizientes Management dieser Informationsflut zu ermöglichen. Tatsächlich vergeuden Angestellte täglich mehrere wertvolle Stunden mit der Suche  nach Informationen in Ihren persönlichen Mailboxen. Eine intelligente und gleichzeitig effiziente E-Mail-Management haben die meisten Unternehmen bisher nicht gefunden.


Und das, obwohl es seit vielen Jahren eine effektive Lösung gegen die interne E-Mail-Flut gäbe - zumindest im Mittelstand. Wir von yourIT haben das Problem bereits als junges Startup ausgemerzt und stemmen uns seither auch bei und mit vielen unserer Kunden gegen die zunehmende Flut. Seit über 10 Jahren bekämpen wir den Produktionskiller Nr. 1 "interne E-Mail" mit einer effektiven Waffe: DOCUframe. Und mit unserer Zero Mail Policy.

yourIT´s effektive Waffe gegen die E-Mail-Flut: DOCUframe

Schreibt Euch keine internen E-Mails

Mein Rat an Sie und Ihre Mitarbeiter: "Schreibt Euch keine internen Mails!" Wie das gehen soll? Na ganz einfach: mit DOCUframe. DOCUframe ist eine Benutzeroberfläche, in der sich E-Mails und alle anderen Dokumentenarten wie z.B. MS WORD, MS EXCEL, PDF, Telefonanrufbeantworternachrichten, elektronische Akten, Aufgaben, Termine, etc. nicht nur thematisch gruppieren und damit leicht wiederfinden lassen. Die Dokumente und Informationen werden objektorientiert mit den im System verfügbaren Objekten "Adressen", "Ansprechpartner", "Vorgänge", "Projekte" und "Produkte" verknüpft. Das geschieht meist vollautomatisch bereits beim Eingang ins System. Außerdem können mehrere Objekte gleichzeitig verknüpft werden, so entfallen unnötige Kopien und damit auch Versionen. Alle Mitarbeiter können parallel im Team an den Dokumenten und Informationen arbeiten. Die Weitergabe an andere geschieht direkt im gemeinsamen System über einen Button [an Benutzer mit Anmerkung weiterleiten]. Mal ganz ehrlich: Im richtigen Leben ohne E-Mails würden Sie doch auch nicht ein Dokument, das bei Ihnen angekommen ist, per Post an Ihren Kollegen am Nachbararbeitsplatz weiterleiten. Aber genau das machen Sie mit internen Mails. Denken Sie mal darüber nach.

Als Geschäftsführer von yourIT - ein mittelständisches IT-Systemhaus in Hechingen - wundern wir uns schon manchmal, wie schwer sich viele mittelständische Unternehmen tun, Outlook / Exchange, Tobit, etc. durch ein gemeinsames Kommunikations- Dokumentenmanagement- und Archivsystem wie DOCUframe zu ersetzen. Denken Sie nach: Wenn Sie die üblichen E-Mail-Silos einsetzen, provozieren Sie es doch geradezu, dass Ihre Mitarbeiter sich intern E-Mails schicken. Was sollen sie denn sonst tun? Sie benötigen eine passende Arbeitslösung - und schon flutscht es. Statt in vielen Insellösungen organisieren, kommunizieren und überwachen Ihre Mitarbeiter-Teams Dokumente und Informationen gemeinsam über eine zentrale Oberfläche - eben DOCUframe.

90.000 EUR Ersparnis pro Jahr duch den Einsatz von DOCUframe

Als Kaufmann bin ich es gewohnt zu rechnen: Angenommen, wir sparen Ihnen durch die Einführung von DOCUframe bei jedem Ihrer sagen wir 30 Mitarbeiter nur 30 Minuten Such- und Bearbeitungszeit pro Tag ein, dann sind das 15 Stunden am Tag. Bei 200 Arbeitstagen sind das 3.000 eingesparte Such-Stunden pro Jahr. Nehmen wir einen durchschnittlichen Stundensatz von 30 EUR, so kommen wir auf 90.000 EUR Ersparnis in nur einem Jahr. Und glauben Sie mir, das ist komplett untertrieben.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen hiermit die Augen öffnen. Wenn sich selbst Top-Manager von großen Konzernen um die durch interne E-Mails verschwendete Arbeitszeit sorgen, müsste sich das eigentlich bei allen logisch denkenden Geschäftsführern und Abteilungsleitern herumsprechen.

Sie können sich die Arbeitsweise von DOCUframe immer noch nicht vorstellen? Kein Problem, ich nehme mir gerne die Zeit, Ihnen unsere Lösung ausführlich zu zeigen. Kommen Sie zu einer unserer regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen DOCUframe live! oder lassen Sie mich Ihnen DOCUframe online zeigen. Schreiben Sie mir per XING oder über unser Kontaktformular.

Werden Sie unser Gefährte im gemeinsamen Kampf gegen die E-Mail Flut! Jetzt!
Ihr Thomas Ströbele


Lesen Sie jetzt auch unsere anderen Posts zum Thema Zero Mail Policy:

• Problemfall interne E-Mail-Weiterleitung: http://docuframe.blogspot.de/2013/08/zero-mail-policy-problemfall-interne-e.html
• Erfahrungsbericht 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT: http://docuframe.blogspot.de/2013/02/erfahrungsbericht-10-jahre-zero-mail.html
• Tipps für ein intelligentes und effektives E-Mail-Management: http://docuframe.blogspot.de/2013/09/simplify-yourit-die-besten-tipps-fur.html

DokumentenManagement und E-Billing für den Umweltschutz

Ein wichtiges Argument für die Einführung eines DokumentenManagementSystems wie DOCUframe wird häufig übersehen: der Umweltschutz. Laut der Umweltschutzorganisation WWF hat sich der weltweite Papierverbrauch seit 1950 auf 367 Millionen Tonnen versiebenfacht. Papier, das dann z.B. von den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen dazu benutzt wird, um E-Mails und andere Dokumente auszudrucken.

Laut einem Video auf youTube werden aus einem Baumstamm rund 80.000 Blatt Papier hergestellt.

Die Erklaermaus auf youTube: Wie viele Blätter  stecken in einem  Baum?

Rechnen Sie mal nach: Wenn jeder Ihrer Mitarbeiter pro Arbeitstag nur 20 Blatt Papier ausdruckt sind das bei 220 Arbeitstagen und 40 druckenden Mitarbeitern pro Jahr rund 176.000 Blatt Papier - also 2 Bäume. Mindestens die Hälfte davon könnte eingespart werden.
Bei 5 EUR je 500 Blatt Papier sind das 1.760 EUR pro Jahr. Das klingt erstmal wenig. Dazu kommen dann aber noch die Druckkosten und vor allem die Personalkosten - denn Drucken kostet auch viel Zeit. Ganz fleißige Mitarbeiter archivieren die Ausdrucke dann auch noch in Kundenmappen, was zusätzlich zu Archivierungskosten und später dann zu Entsorgungskosten führt. Da kommt ganz schön was zusammen.

So können Sie im Büro Papier sparen

Weniger Papier zu benutzen, ist der beste Wald- und Klimaschutz. Das gilt vor allem für die Papierflut durch unnötig ausgedruckte E-Mails und in Briefkästen. Deshalb hier einige Tipps, wie sich der Verbrauch reduzieren lässt:

• Setzen Sie ein DokumentenManagementSystem wie z.B. DOCUframe ein;
• scannen Sie die Eingangspost und leiten Sie diese intern elektronisch weiter ("frühes Scannen");
• schulen Sie Ihre Mitarbeiter zum Thema Drucken;
• versenden Sie Angebote, Rechnungen, Bestellungen per E-Mail (www.E-Billing.de).

Wichtiger Hinweis: Beim Versand von Rechnungen per E-Mail sind spezielle Voschriften zu beachten. Die wichtigsten davon habe ich Ihnen in einem Kundenmagazin "E-Billing Now!" zusammengefasst, das Sie hier kostenlos downloaden können.

Papier sparen mit DOCUframe

DOCUframe kümmert sich um viele elektronische Geschäftsprozesse und spart dabei enorm Papier ein. Nehmen wir nur mal die Posteingangsverarbeitung. In Unternehmen ohne DokumentenManagementSystem werden eingehende Dokumente oft mehrfach kopiert und per Hauspost intern zu den entsprechenden Sachbearbeitern weitergeleitet. Unternehmen mit DokumentenManagementSystem wird die gesamte Eingangspost in der Zentrale sofort gescannt. Die Dokumente werden benannt, im System zu Adressen, Ansprechpartnern, Projekten und Vorgängen zugeordnet und danach elektronisch zu den Sachbearbeitern weitergeleitet. In intelligenten Systemen wie DOCUframe entstehen dabei keine Kopien, sondern das Originaldokument wird einfach in die elektronischen Postfächer der Sachbearbeiter verlinkt. Dadurch arbeiten alle gleichzeitig am Originaldokument, es entstehen keine unterschiedlichen Versionen und eine später Daten-Deduplizierung entfällt ersatzlos (proaktive Deduplizierung).

Vorschlag: Bei yourIT finden regelmäßig Veranstaltungen "DOCUframe live!" statt. Dabei zeigen wir u.a., wie Dokumente mit DOCUframe elektronisch intern weitergegeben und wie interne E-Mails vermieden werden können (Lesen Sie hierzu auch meinen Erfahrungsbericht zu 10 Jahren Zero Mail Policy bei yourIT). Besuchen Sie uns doch einfach mal in Hechingen.

Wir von yourIT beraten aus Erfahrung

Unser Systemhaus setzt seit über 10 Jahren auf DOCUframe als DokumentenManagementSystem und Archiv. Und wir kümmern uns seit 2005 um den elektronischen Rechnungsversand (www.E-Billing.de) zwischen Unternehmen. Wir schaffen zwar nicht das papierlose Büro, aber ein papierarmes Büro sind wir ganz bestimmt!

Jetzt Kontakt aufnehmen und Umwelt schützen

Ihr Thomas Ströbele


Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.

Die besten Tipps für mobiles CRM auf iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet - mit DOCUframe

Aufzeichnung eines Interviews von Business-net.TV in München. Am 16.01.2013 waren die yourIT-Geschäftsführer Ralf und Thomas Ströbele als Experten für Dokumentenmanagement, Archivierung, Kommunikation, Prozessoptimierung und Datenschutz nach München geladen. Thema war mobiles CRM - mobile Kundenbetreuung mit Lösungen wie DOCUframe.

Die besten Tipps für mobiles CRM auf iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet - mit DOCUframe 

"CRM im Mittelstand bedeutet, das richtige Dokument / die richtige Information zur richtigen Zeit dem richtigen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen." so Thomas Ströbele. Wie können z.B. Vertriebsmitarbeiter über iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet auf Dokumente und Informationen im DMS-System DOCUframe zugreifen. Wie steht es dabei um Datenschutz & IT-Sicherheit? Welche Änderungen erleben wir aktuell in der B2B-Kommunikation und wie führt uns dies zum papierlosen oder papierarmen Büro?
Ihr Thomas Ströbele

yourIT lädt zu DOCUframe Live!

Wir haben zugehört: Einige unserer Kunden nutzen noch weniger als 50% des tatsächlichen Potentials von DOCUframe. Viele unserer Interessenten möchten gerne sehen, wie wir bei yourIT mit DOCUframe arbeiten - Immerhin haben wir bereits seit 10 Jahren Erfahrung mit DOCUframe. Ausnahmslos alle sehen Optimierungspotential in der Organisation der unternehmensinternen Arbeitsabläufe.

Wir wollen Ihnen helfen. Daher laden wir Sie am 19.06.2013 von 15 bis 17 Uhr zu uns ein und zeigen Ihnen unter anderem:

• Wie Sie der zunehmenden E-Mail-Flut Herr werden: 
• Schaffen Sie interne E-Mails ab - sofort! 
• Ersetzen Sie Ihr Papierarchiv durch elektronische Akten und Vorgänge. 
• Ordnen Sie eingehende E-Mails und Faxe automatisch zu. 

• Wie Sie eine interne Wissensdatenbank aufbauen: 
• Nie wieder interessante Artikel in den Zeitschriften der letzten Monate suchen. 
• Einfach scannen, ablegen und mittels Volltextsuche wiederfinden. 
• Legen Sie eine gemeinsame Ablage-Grundstruktur für das gesamte Team fest.

• Wie Sie Ihrem Vertrieb Flügel verleihen: 
• Bauen Sie ganz nebenbei ein mittelstandsgerechtes Kunden- und Lieferantenmanagement auf. 
• Geben Sie Ihrem Verkauf ein effektives Aufgabenmanagement an die Hand. 
• Und den Zugriffe über Smartphone, iPad oder iPhone auf alle Unterlagen und Akten im System (mobiles CRM).

• Wie Sie und Ihre Führungskräfte in Urlaub gehen können, 
• aber trotzdem nichts Wichtiges verpassen 
• und ohne dass Ihre Kunden etwas davon merken.

Wir nehmen uns 2 Stunden Zeit für Sie und zeigen Ihnen unsere privatesten DOCUframe-Tipps & Tricks. Danach laden wir Sie gerne ins Wunderwerk ein.

Nehmen Sie sich 2 Stunden und gestalten Sie Ihre Arbeitsabläufe künftig effektiver. Diese Investition wird sich 100%-ig lohnen!

Die Plätze sind begrenzt. Bitte melden Sie sich schnell an über unser Kontaktformular. Bringen Sie noch jemanden mit!?

Auf Ihr Kommen freut sich

Ihr yourIT-Team

Neues vom CeBIT-Stand A49 Halle 5 - Was ist eigentlich XRM?

Hannover, 08.03.2013: Seit gestern ist unser technischer Geschäftsführer Ralf Ströbele mit auf der CeBIT. Zeit für ein Gespräch mit den Verantwortlichen unseres langjährigen Partners und DOCUframe-Herstellers GSD Software. Was ist eigentlich Neues am Begriff XRM?

Das CeBIT-Standthema von GSD lautet dieses Jahr "Integration von ERP und XRM".

ERP-XRM-Integration mit Kunden, Lieferanten, etc.

Hier die Highlights einer XRM - ERP Integration:

- abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse effizient bearbeiten

- ERP Datenbasis für eine individuelle Ansprache sämtlicher Typen von Geschäftspartnern nutzen

- Daten ohne Probleme bidirektional zwischen ERP und XRM / CRM System synchronisieren

- Produktivität durch Echtzeitprozessabgleich erhöhen

- 360 Grad Sicht auf sämtliche Geschäftspartner

Erweiternd zum Kundenbeziehungsmanagement (CRM) erkennen die Unternehmen langsam, dass es neben den Kunden auch noch weitere Geschäftspartner zu betreuen gilt - eben XRM. In DOCUframe gab es schon immer Kunden, Lieferanten, Behörden, Mitarbeiter, Interessenten, Medien, Speditionen, ... als Ausprägungen des Objekts Adresse. Betreut wurden diese schon immer gleich - nämlich komplett in DOCUframe.

Das Prospekt zur Lösung können Sie hier als PDF downloaden.

Insofern können wir von yourIT mal wieder festhalten: Mit unserem DOCUframe machen wir XRM bereits seit über 10 Jahren - nur gab es bisher den Begriff eben noch nicht. Unsere Entscheidung für DOCUframe war mal wieder goldrichtig!

Wann kümmern wir uns um Ihr XRM? Ich freue mich auf Ihre Anfragen.

yourIT auf der CeBIT 2013 Halle 5 Stand A49

Die CeBIT ist eine der wichtigsten Messen für IT-Entscheider in ganz Deutschland. Daher ist yourIT in diesem Jahr als Aussteller dabei, um Ihnen die Neuerungen in unserer Lösungswelt zu präsentieren.

Die Messe dauert vom 05. bis 09.03.2013. Sie finden uns am Stand unseres Partners INTEC in Halle 5 Stand A49. Unsere Messethemen habe ich Ihnen in einer Wortwolke zusammengefasst:

Zeigen werden wir vor Allem die Neuerungen in folgenden Bereichen:

• Datenschutz & IT-Sicherheit
• Monitoring your SecurITy & Compliance
• simplify yourIT - Geschäftsprozesse mit BPM
• E-Billing - elektronische Rechnungen
• Intercompany Abstimmung im Konzern

Auf dem Stand ist auch ein Forum für Vorträge eingerichtet. Mein Vortragsthema lautet „simplify yourIT - Geschäftsprozesse modellieren und optimieren“.

Ist etwas interessantes für Sie dabei? Dann melden Sie sich gleich an. Die offizielle Einladung mit Themen und Rückmeldeformular finden Sie unter http://www.yourit.de/externDATA/events/Einladung_CeBIT2013.pdf

Als Aussteller kann ich Ihnen gerne kostenlose Tickets besorgen (statt 35 EUR). Bitte einfach in die Rückmeldung die gewünschte Anzahl Tickets eintragen.

Ich freue mich darauf, Sie an unserem Stand begrüßen zu dürfen.

Ihr Thomas Ströbele

Geschäftsführer yourIT

Pressemitteilung: Geschäftsprozesse ISO-konform optimieren mit DOCUframe

Unsere aktuelle Pressemeldung zu DOCUframe bei unserem Kunden GEMOTEG aus Hechingen ist online.

Die Qualität von Geschäftsprozessen ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor und wird für Unternehmen immer wichtiger. Das comTeam-Mitglied yourIT bietet seinen Kunden maßgeschneiderte integrierte Lösungen für Geschäftsprozessoptimierung an, berät diese und implementiert anschließend die Systeme bei seinen Kunden.

Lesen Sie jetzt weiter in unserer Pressebox.

Erfahrungsbericht - 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT

In unserem Unternehmen haben wir E-Mails bereits vor 10 Jahren abgeschafft - aber nur die internen.

Wir können und wollen nicht verhindern, dass uns Menschen von außen E-Mails schreiben. Hier ist und bleibt die E-Mail ein tolles Kommunikationsmittel - vor allem wenn man sich angewöhnt, nicht sofort auf jede davon zu reagieren.

Der E-Mail-Flut Herr werden - aber wie?

Das Hauptproblem bei der aktuellen E-Mail-Flut liegt doch intern in den Unternehmen selber. Ein typisches Beispiel: Mitarbeiter Müller erhält von einem Kunden ein interessantes Dokument per E-Mail zugeschickt. Um das ganze Projektteam zu informieren, leitet er die eingegangene E-Mail an alle 5 betroffenen internen Kollegen per E-Mail weiter. Mal ehrlich: Ist das nicht so, als ob er einen eingegangenen Brief eines Kunden 5x kopiert, in einen Briefumschlag steckt und dann an die 5 internen Mitarbeiter verschickt? Würde Herr Müller das im richtigen Leben ohne Computer auch machen? Im Ergebnis haben wir so bereits 1 Original-Dokument + 5 E-Mail-Kopien macht 6 Dokumente.

10 Jahre yourIT - Zusammenfassung

Interessant wird es, wenn sich die 6 Projektmitglieder anschließend über die eingegangene E-Mail unterhalten - per E-Mail natürlich. Da kommen schnell 50, 100 oder mehr interne E-Mails zusammen.

In unserem Unternehmen yourIT haben wir dieses Problem bereits vor 10 Jahren erkannt und erledigt. Dazu haben wir uns ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) angeschafft und gleichzeitig das Versenden von internen Mails verboten - per interner Zero Mail Policy.

Wenn bei unserem Mitarbeiter Müller eine E-Mail eines Kunden mit einem interessanten Dokument als Anhang eingeht, gibt Herr Müller diese E-Mail (oder auch nur den Anhang) im Original an die 5 Projektmitglieder weiter und klebt elektronische Post-its drauf, was die einzelnen Projektmitglieder damit machen sollen. In Summe ergibt das 1 Dokument.

Der große Vorteil ist, dass alle Mitglieder des Projektteams am Original-Dokument weiterarbeiten und z.B. sofort erkennen können, wer außer ihnen das Dokument bereits erhalten, gelesen, bearbeitet und an wen weitergereicht hat. Die Kommunikation zu diesem Dokument erfolgt ausschließlich mit elektronischen Post-its am Original-Dokument (mit Zeitstempel und unveränderbar). Somit bleibt es auch nach vielen Diskussionen bei genau 1 Dokument.

Zusätzlicher Vorteil: Unsere E-Mails sind nicht in separaten E-Mail-Silos untergebracht, sondern sie bilden im DMS neben vielen anderen eine Dokumenten-Klasse. Alle Dokumente werden objektorientiert Adressen, Ansprechpartnern, Vorgängen, Projekten und Produkten zugeordnet. Damit stehen sie "im Sachzusammenhang als Wissen und in Prozessen zur Verfügung" (vgl. Projekt Consult http://bit.ly/PCHH_Email) - und zwar jedem Mitarbeiter.

Können Sie sich vorstellen, wie viele interne E-Mail-Kopien wir mit unseren 20 Mitarbeitern in den vergangenen 10 Jahren dadurch bereits eingespart haben?

Wir lieben Zero Mail - aber eben nur intern. Und wir lieben unser DOCUframe, da ohne Dokumentenmanagementsystem diese Vorteile nicht umsetzbar wären.

Gerne zeige ich Euch, wie das mit DOCUframe umzusetzen ist. Meldet Euch einfach bei mir, dann machen wir kurzfristig eine Web-Session.

Euer Thomas Ströbele



Diesen Artikel als Thema bei XING lesen.

Lesen Sie jetzt auch unsere anderen Posts zum Thema Zero Mail Policy:

• Problemfall interne E-Mail-Weiterleitung: http://docuframe.blogspot.de/2013/08/zero-mail-policy-problemfall-interne-e.html
• Do not E-Mail! http://docuframe.blogspot.de/2013/07/zero-mail-policy-bei-celesio-do-not-e.html
• Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier: http://docuframe.blogspot.de/2013/09/simplify-yourit-die-besten-tipps-fur.html

Zero Mail Policy - 13% mehr Business-E-Mails pro Jahr

Ist Ihr Posteingang auch schon wieder voll? Das Gefühl täuscht nicht: Tatsächlich steigt die Anzahl E-Mails im B2B jährlich um 13%. Und dieses Mehr müssen wir abarbeiten.

Die folgende Grafik zeigt eine Schätzung von Statista zur Zahl der täglich weltweit versendeten E-Mails.


Mehr Statistiken finden Sie bei Statista
 
Im Jahr 2012 wurden also etwa 89 Milliarden Business-E-Mails weltweit versendet. Da loht es sich doch, darüber nachzudenken, wie Sie die E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen in den Griff bekommen.

Allem voran sollten sie den unnötigen Anteil der E-Mails in Ihrem Unternehmen mit einer "Zero Mail Policy" verbieten. Ich rede hier von nichts anderem als dem Produktivitätskiller Nr. 1 in jedem Unternehmen - den internen E-Mails. Mit dem richtigen System im Hintergrund, lassen sich die internen Mails komplett einsparen. Das wären dann bereits etwa 50% der Mails weniger.

Ein großes Problem stellt in der Regel aber auch die Zuordnung dieser E-Mails zu Ansprechpartnern, Adressen und Vorgängen / Projekten / Tickets dar.

Aus meiner Vertriebserfahrung der letzten 10 Jahre weiß ich, dass tatsächlich in einigen Unternehmen E-Mails von den Mitarbeitern immer noch ausgedruckt und in Papier-Projektmappen eingeordnet werden. Das geht gar nicht mehr.

Auch die manuelle Zuordnung von E-Mails durch die Mitarbeiter in Dateistrukturen kostet einfach zu viel Zeit und Geld.

Wäre es nicht toll, wenn das von Ihnen eingesetzte E-Mail-System eingehende E-Mails automatisch dem richtigen Ansprechpartner, der richtigen Adresse und dem richtigen Vorgang / Projekt / Ticket zuordnet und somit dem gesamten Team zur gemeinsamen Bearbeitung freigibt. Das geht - mit DOCUframe!

Für eine automatische Zuordnung einer eingehenden E-Mail benötigen wir immer ein eindeutiges Merkmal:

• Für die automatische Zuordnung zum Ansprechpartner wäre das die E-Mail-Adresse.
• Für die automatische Zuordnung zur Adresse wäre das entweder die Domain aus der E-Mail-Adresse oder die Hauptadresse, zu der der Ansprechpartner zugeordnet ist.
• Die automatische Zuordnung zum richtigen Vorgang / Projekt / Ticket funktioniert, wenn Sie in Ihren Mails Vorgansnummern / Projektnummern / Ticketnummern mitschicken, auf die Ihr Kommunikationspartner dann antwortet.

Können Sie sich vorstellen, wieviel Zeit und Geld Ihr Unternehmen jeden Tag einsparen könnte, wenn alle eingehenden E-Mails bereits wie oben aufgeführt automatisch zugeordnet wären? Gleichzeitig sparen Sie Zeit und Geld, da die Suche nach Dokumenten für alle Mitarbeiter vereinfacht und beschleunigt wird.

Sie wollen mit eigenen Augen sehen, wie das mit DOCUframe funktioniert? Kein Problem. Melden Sie sich bei mir, dann machen wir eine kurze WEB-Session.

Ihr Thomas Ströbele

Übrigens: Im Privatbereich nimmt die Zahl der E-Mails eher ab. Hier kommen eher Instant Massager oder die Kommunikation über Social Networks wie Facebook oder XING zum Einsatz.

Tipp: Unternehmen sollten darauf achten, dass diese Verschiebung hin zu Sozialen Netzwerken nicht auch unbemerkt im B2B-Bereich übernommen wird. Sonst könnte es passieren, dass irgendwann die CRM-Systeme des Unternehmens leer bleiben.

DOCUframe als Schweizer Taschenmesser

Einige unserer Kunden vergleichen DOCUframe gerne mit einem Schweizer Taschenmesser. Fast alles ist damit möglich.

Das liegt nicht zuletzt an der in DOCUframe integrierten Makrosprache DOCUcontrol, mit der der Hersteller und Partner wie yourIT Prozesse und die gesamte Lösung fein modellieren können.

So entsteht z.B. die in anderen Blogbeiträgen bereits erwähnte elektronische Bauakte.

Ich freue mich auf Ihre Anfragen.
Ihr Thomas Ströbele

News: yourIT auf der it&business 2012

Das Systemhaus yourIT lädt zur it&business vom 23. bis 25. Oktober auf der Landesmesse Stuttgart

Bereits zum vierten Mal findet die it&business in diesem Jahr auf der Landesmesse in Stuttgart statt. yourIT ist wieder mit dabei.

Besuchen Sie uns am Stand F62 in Halle 3 - direkt neben dem BITKOM-Forum.

Die it&business zeigt Trends, Themen und Lösungen für den erfolgreichen IT-Einsatz von Morgen.
Als eines der großen Systemhäuser im Großraum Stuttgart freuen wir uns natürlich sehr über dieses Heimspiel. In diesem Jahr werden wir als Mitaussteller am Stand des Netzwerk IT&TK der IHK Reutlingen folgende Themen präsentieren:
- Datenschutz & IT-Sicherheit
- DOCUframe als mobiles xRM
- E-Billing.de - elektronische Rechnungen
2für1: Parallel zur it&business findet in diesem Jahr wieder die DMS Expo ebenfalls in Stuttgart statt (früher Köln). Es handelt sich dabei um die führende Messe und Konferenz für digitales Informations- und Dokumentenmanagement in Europa. Die Kombination beider Messen mit erwarteten 12.000 interessierten Besuchern sowie rund 550 Ausstellern macht Stuttgart zum wichtigsten Treffpunkt der IT-Branche im Herbst. Sie können übrigens mit 1 Eintrittskarte beide Messen besuchen.

Als Mitaussteller kann ich Ihnen gerne kostenlose Tickets besorgen (statt 25 EUR).

Zur Terminvereinbarung und Bestellung kostenloser Tickets klicken Sie bitte auf folgenden Link: http://www.yourit.de/externDATA/events/Einladung_it&business_2012.pdf

Übrigens: Aktuelle Messetipps zur it&business und DMS EXPO poste ich auf meinem Datenschutz-Blog http://mydatenschutz.blogspot.com. Schauen Sie doch mal rein!


(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

News: Kritische Sicherheitslücke in Java V7

In der derzeit aktuellen Java-Version 7 existiert eine kritische Sicherheitslücke.

Ein entfernter Angreifer kann die Sicherheitslücke mit Hilfe von manipulierten Java-Applets auf Webseiten ausnutzen, um Schadsoftware auf den Rechnern der Opfer auszuführen. Hierfür reicht bereits das Betrachten einer manipulierten Webseite aus.

Die Schwachstelle wird bereits aktiv in gezielten Angriffen ausgenutzt. Des weiteren wurde ein Proof-of-Concept veröffentlicht, der die Ausnutzbarkeit der Schwachstelle nachweist. Es ist daher davon
auszugehen, dass die Sicherheitslücke in Kürze massiv für die Infektion von betroffenen Systemen eingesetzt wird.

Bitte prüfen Sie, ob die Java-Laufzeitumgebung für Ihre Arbeit am PC benötigt wird. Wer auf Java verzichten kann, sollte dies tun (siehe auch PCs unter Microsoft Windows - für Privatanwender).
Wer nicht auf Java verzichten kann, sollte die Java Browser-Plug-Ins für das Surfen im Internet deaktivieren und nur gezielt für einzelne Anwendungen wieder aktivieren.

Herkunft: http://www.buerger-cert.de

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

News: Sophos UTM 9 wird gelauncht

Lange erwartet und jetzt endlich da. Sophos UTM 9 ist ab Montag, den 16. Juli 2012 mit den neuen bereits angekündigten Funktionalitäten verfügbar und kombiniert als erstes Produkt die Stärken von Astaro und Sophos Technologien.

Zu beachten gilt:
Sophos weist darauf hin, dass einige Funktionen – vor allem das HTML 5 VPN Portal und die Endpoint Protection Subscription – deutlich höhere Systemanforderungen haben. Es wird daher empfohlen, dass die Kunden Geräte mit mindestens 2 GB RAM für UTM 9 verwenden sollten.
Sophos übernimmt keinen Support für Geräte mit weniger als 1 GB RAM !!
(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

News: Gefälschte DHL-Nachricht: Phishing-Attacke auf Packstation-Kunden

Kunden der DHL-Packstation sollten sich vor Phishing-E-Mails in Acht nehmen.

 Wie heise.de berichtet (siehe http://www.heise.de/security/meldung/Packstation-Phishing-mit-gueltigen-Postnummern-1618998.html), versenden Cyberkriminelle Nachrichten mit dem Absender „info@packstation.de" in der Optik des Paketversender. In der E-Mail werden Packstation-Kunden aufgefordert, das vermeintlich gesperrte Packstation-Konto zu entsperren. Dazu sollen sie einem Link folgen und auf einer Website das Passwort für die Packstation-Website sowie die PIN zu einzugeben, die man zur Abholung von Paketen an der Station benötigt. Die E-Mail enthalte sogar die korrekte Postnummer des Empfängers und wirke deshalb seriös, so heise.de. Woher die Kriminellen die Postnummern haben sei unklar.

DHL weist seine Kunden in einer Sicherheitswarnung (siehe http://www.dhl.de/de/paket/popups/privatkunden/sicherheitshinweisneuervirus.html) darauf hin, dass das Unternehmen niemals nach der PIN fragen wird, weder telefonisch, noch postalisch oder per E-Mail.

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

News: Aus Astaro Security Gateway wird Sophos UTM 9

Die neue Version von Sophos UTM 9 (ehemals Astaro Security Gateway) glänzt nicht nur mit neuem weißem Layout, sondern auch mit einigen neuen sehr guten Features.

Unter anderem wurde die Sophos Endpoint Protection Lösung (Anti-Virus Engine, Device-Control ...) integriert, so dass sich der Schutz nun auch auf die einzelnen Arbeitsplatzrechner erweitert lässt.
Im Wlan-Bereich erweitern sich die Möglichkeiten vor allem in der Verwaltung - z.B. mit zeitgesteuerten Zugängen für Kunden/Lieferanten etc. So muss sich der Admin nach Gebrauch eines Zuganges nicht mehr um die Deaktivierung kümmern - dies erfolgt automatisch.
Nicht zu vergessen ist natürlich auch der neue AP50. Der leistungsfähige Access Point mit Dual-Band-Funktionalität eignet sich für hochdichte WLAN-Umgebungen mit hoher Interferenz und bietet individuell konfigurierbare 5GHz-Verbindungen.
Ein weiteres Highlight ist das neue HTML5 VPN Portal für clientless access.

Astaro Security Gateway wird Sophos UTM 9

Hier noch ein paar zusätzliche Features:
•Apple iOS Support for WebAdmin
•YouTube for Schools
•1:1 NAT Rules
•New Appliance LCD Functions
•HA/Clustering Cold-Standby During Up2Date
•Constant Live-Log Button
•Customizable Dashboard
•New Listbox Functionality
•Network Definition Ranges
•Download and Distribution of User VPN Configurations
•Multiple Objects in Firewall Rules

Informationen zu den einzelnen Lösungen gibt es auf unserer Webseite.

Kontaktieren Sie uns jetzt - wir informieren Sie gerne.

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

Pressemitteilung: Montagetourenplanung in DOCUframe

Hechingen, Februar 2012. Die neue DOCUframe Montagetourenplanung wurde aktuell bei einem unserer zufriedenen DOCUframe Bestandskunden umgesetzt. Siehe auch auf http://docuframe.blogspot.com

 

Bisher wurde bei diesem Kunden täglich eine Montagetourenplanung für den nächsten Arbeitstag handschriftlich auf einem Formular erstellt und im Vesperraum ausgehängt.
Problem: Alle Mitarbeiter müssen jeden Tag abends quer durchs Büro in den Vesperraum laufen um zu schauen, mit welcher Montagegruppe und mit welchem Fahrzeug sie den nächsten Tag bestreiten.
Jetzt wird die Planung komplett in DOCUframe vorgenommen. Der Planer wird hierbei ergonomisch von DOCUframe unterstützt. Die Anzeige erfolgt über eine kleine Webanwendung auf einem Monitor:
 

 

Zusätzlich werden alle Monteure per SMS informiert, um welche Uhrzeit sie mit welchem Fahrzeug und mit welchen Kollegen am nächsten Tag arbeiten. Falls es nach dem Abschluss der Planung noch Änderungen gibt, kann eine Gruppe speziell nochmals per SMS informiert werden.

 

Vorteil: Die Mitarbeiter sind jederzeit genauestens informiert, die Vertriebsmittarbeiter können online nachschauen, ob Ihre Wünsche auch erfüllt wurden und die tägliche Massenwanderung in den Vesperraum bleibt aus.

 

Ausblick: Evtl. soll die Anwendung auch von zuhause aus abrufbar sein, damit sich die Monteure hier selber einen Überblick von zuhause oder von unterwegs (Handy) machen können.

Ist das auch für Ihr Unternehmen interessant? Dann kontaktieren Sie uns jetzt.

 

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)


DOCUframe als Faxserver: Totgesagte leben länger

Kurze Frage: Könnte Ihr Unternehmen heute bereits darauf verzichten, Faxe zu senden oder zu empfangen?

Ein DOCUframe-Neukunde machte es uns letzten Monat wieder bewusst: Wir IT-Dienstleister dürfen nie von uns selber ausgehen. Ich hab mal eine kurze Suche im von uns seit 2003 bei yourIT betriebenen DOCUframe-Archiv angestrengt:
- Dokumente gesamt: 550.000
- davon Faxe: 9.500 (weniger als 2%) (davon Eingangsfaxe 5.800 + Ausgangsfaxe 3.700) und
- davon E-Mails: 337.000 (mehr als 60%) -> (Aufgrund unserer Zero Mail Policy keine einzige interne E-Mail!!!)

Bei unserem DOCUframe-Novizen sieht das Mengenverhältnis ganz anders aus und zeigt uns: Fax gibts auch noch und ist alles andere als ein überholtes Überbleibsel aus den 70er Jahren. Dieser Kunde hatte bisher ein Papierfax (das den Geschäftsführer täglich nervte). Einer unserer jüngeren Azubis hatte solch ein Ungetüm noch gar nie gesehen. Klar, die meisten unserer Kunden haben eben DOCUframe oder eine andere Unified Communications Lösung im Einsatz. Als er hörte, dass DOCUframe neben E-Mails auch Faxe empfangen und senden kann, war er hocherfreut, dass künftig Aufträge und Bestellungen von Kunden direkt an den Bildschirmen der jeweiligen Mitarbeiter ankommen können. Auch die Dokumentenprozesse von und zu Lieferanten will er ab sofort verschlanken.

Klar, wenn wir z.B. einen Vertrag ändern oder kündigen wollen, dann schreiben auch wir keine E-Mail sondern ein Fax - und zwar direkt aus DOCUframe. Anders geht das rechtlich auch gar nicht, denn solche Geschäftsvorfälle bedürfen der "Schriftform" - und da gehört die E-Mail immer noch nicht dazu. Die klassische Post geht für uns als IT-Systemhaus gar nicht. Außerdem: Faxe haben ein paar ganz tolle Eigenschaften, die bis heute kein anderes Medium so schafft: Faxe sind einfach, billig, schnell, zuverlässig, nachweisbar, sicher, ... Und wenn ich genau darüber nachdenke: In den wenigen Streitigkeiten, die wir mit Kunden / Lieferanten bisher hatten, haben uns die in DOCUframe bei den jeweiligen Vorgängen archivierten Faxdokumente immer zuverlässig den Hintern gerettet.

Das Fax wird unterschätzt! Es lebe also das Fax!

Pressemitteilung: comTeam Innovationspreis 2011

Hechingen, April 2011. yourIT nimmt mit groupreportWEB am comTeam Innovationspreis 2011 teil. Die Erfolgsaussichten stehen gut...

Insgesamt 26 Lösungen aus 17 Kategorien der IT und TK-Branche stehen seit dem 01.04.2011 auf der Seite http://www.comteam.de/innovationspreis2011.html zur Wahl. Welche Lösung überzeugt wohl am meisten - sei es aufgrund ihrer Einfachheit, Neuheit, Benutzerfreundlichkeit, Umsetzung etc.?

Zur Begründung, warum unser Produkt innovativ ist: groupreportWEB kombiniert gleich mehrere TOP-IT-Themen von 2011:

• Business Intelligence / Controlling
• ASP (Active Service Providing) / SaaS (Software as a Service)
• Außerdem gibt es unseren Recherchen nach derzeit keine vergleichbare Lösung am Markt.

Der Bedarf ist riesig, da sich fast alle Konzerne mit heterogener IT-Umgebung mit diesen Problemen herumschlagen müssen. Wie bitte definieren Sie "innovativ"?


(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

Steuerrelevante Dokumente im elektronischen Archiv markieren

Jedes Jahr beim Jahresabschluss stellt sich die Frage: Wie bereiten wir uns optimal auf eine Steuerprüfung vor?

Hintergrund: Wenn Sie ein vollautomatisches elektronisches Archivsystem wie DOCUframe einsetzen, verzichten Sie der Einfachheit halber auf die manuelle Archivierung ausschließlich der steuerrelevanten Geschäftspost und archivieren stattdessen einfach alles. Vor allem im Bereich der E-Mail-Archivierung hat sich dieses Verfahren durchgesetzt. Wer soll die Menge an E-Mails, die jeden Tag eingehen, sorgfältig nach steuerrelevanten und nicht steuerrelevanten trennen? "Die Guten uns Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen" funktioniert da einfach nicht.

Manche Unternehmen überlassen die Entscheidung dem empfangenden Mitarbeiter, ob ein Dokument geschäftsrelevant und damit archivierungspflichtig ist oder eben nicht. Ganz ehrlich, das kann doch nur schief gehen. Zum Einen weiss mancher Mitarbeiter zu wenig mit dem Befriff steuerrelevant anzufangen, zum andern werden E-Mail-Postfächer oft dann spontan geleert, wenn der Speicher mal wieder voll ist. Das Risiko, dass bei einer Steuerprüfung genau solch ein Dokument vom Steuerprüfer angefragt wird, wäre mir als Geschäftsführer zu groß.

Ein vollautomatisches Archiv wie DOCUframe verzichtet also auf die (manuelle) Trennung zwischen steuerrelevanten und nicht steuerrelevanten Dokumenten. Das bedeutet aber nicht, dass der Steuerprüfer in alle Dokumente Einblick nehmen darf. Die GDPdU-Gerüchte und -Halbwahrheiten auf dem Archivierungs-Markt sind so verrückt, dass manche Interessenten tatsächlich schon nach einer Vollausgabe aller Dokumente für den Steuerprüfer gefragt haben.

Hier sollte man meiner Meinung nach Vernunft walten lassen. Wie sieht es denn bisher im Bereich der papierbasierten Archive aus. Ich kenne kein Unternehmen, das dem Finanzamt alle Ordner zuschickt bzw. dem Steuerprüfer vorlegt. Der Steuerprüfer bekommt erstmal alle Rechnungen des zu prüfenden Zeitraums vorgelegt. Sollten sich hierbei Fragen ergeben, darf er zu den fragwürdigen Belegen weitere Dokumente anfordern. Und diese sind dann zeitnah vorzulegen.

Und genau das passiert auch bei einer Steuerprüfung in einem modernen Unternehmen mit elektronischem Archivsystem. Erstmal müssen wir dem Steuerprüfer alle aus- und eingegangenen Rechnungen des Prüfzeitraums vorlegen. Das sollte für kein Archivsystem ein Problem darstellen. Ob Sie eine Suche über den Suchbegriff "Rechnung" anstrengen oder wie in unserem Haus bereits während des Jahres alle Rechnungen in einem eigenen Vorgang - vergleichbar mit einem Papier-Rechnungsordner - sammeln, bleibt Ihnen überlassen.

Exkurs:
In vielen Unternehmen werden Belege wie z.B. Angebote oder auch Rechnungen mehrfach gedruckt, bevor sie in der endgültigen Version an den Kunden versendet werden. Da ein vollautomatisches Archiv wie DOCUframe jede Version der Belege abspeichert, sollten Sie dafür sorgen, dass immer nur der endgültige an den Kunden versendete Beleg als steuerrelevant abgelegt wird. Das kann man manuell machen, indem der Ersteller des Beleges oder auch die Finanzbuchhaltung der End-Version das Markmal steuerrelevant vergibt. Mir persönlich sind solche manuellen Vorgänge zu aufwändig und zu fehleranfällig. DOCUframe bietet durch Einsatz des Versionierungsmoduls die Möglichkeit, automatisch bei Eingang einer zweiten Version eines Beleges ein Versionsdokument anzulegen, welches die alte Version in den Archivbereich legt und die neue Version als aktiv setzt. Dies funktioniert selbstverständlich auch bei Eingang weiterer Versionen des selben Beleges.
Exkurs Ende.

Ergeben sich für den Steuerprüfer zu einem Beleg Fragen, müssen wir auf Anfrage weitere Geschäftspost zu diesem Vorgang bereitstellen. Jetzt trennt sich in der Archivierungsmethode die Spreu vom Weizen. Wenn sie jetzt nicht alles vollautomatisch archiviert haben, können bereits hier wichtige Dokumente fehlen. Achtung: Dass E-Mails anderen Geschäftsdokumenten gleichgestellt und damit zu archivieren sind, sollte sich mittlerweile herumgesprochen haben.

Welche Möglichkeiten bietet hier DOCUframe?
1. Wiederfinden bei der Adresse: Alle Dokumente wie Belege aber auch E-Mails sind in DOCUframe immer bei der Adresse verknüpft.
2. Wiederfinden beim Vorgang / Projekt: Alle Dokumente eines Vorgangs oder Projektes werden in DOCUframe zusätzlich an diesen Objekten verknüpft. Da bei einer Adresse typischerweise mehr Dokumente abgelegt sind wie in den einzelnen Vorgängen/Projekten, ist man hier meist schneller. Da Vorgänge/Projekte genau das sind, was der Steuerprüfer als zu prüfenden Geschäftsvorfall ansieht, ist die Arbeit mit Vorgängen/Projekten definitiv zu empfehlen.

Eine sorgfältige Ablage vorausgesetzt, haben wir dem Steuerprüfer die Information damit bereits beschafft und der ist glücklich. In der Regel überzeugt eine vollständige Geschäftsvorfall-bezogene Ablage sehr schnell und die Anzahl von Rückfragen nimmt dadurch signifikant ab.

Wenn nicht 100-prozentig ordentlich in Adressen / Vorgängen / Projekten abgelegt wurde, haben wir das angefragte Dokument vielleicht noch nicht gefunden. In einem vollautomatischen Archiv können Sie zumindest darauf vertrauen, dass alles archiviert wurde - wir müssen eben noch etwas sorgfältiger danach suchen - und dies ist in DOCUframe volltext, nach Keywords, etc. möglich. Wir werden das Dokument also sicher finden.

TIPP: Um die Suche zu erleichtern, bietet sich die Einführung einer Liste mit GDPdU-Schlüsselwörtern an. Damit können alle Dokumente bereits bei deren Eingang in DOCUframe nach steuerrelevanten Begriffen durchsucht werden. Wird ein Begriff erkannt, bekommt das Dokument das Merkmal "steuerrelevant". Die Suche kann dann auf dieses Merkmal beschränkt werden.

Viel Spass beim Organisieren wünscht
Thomas Ströbele