Datenschutzkonformes digitalisiertes Bewerbermanagement gemäß EU-DSGVO in 6 Schritten

Seit Inkrafttreten  der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) am 25. Mai 2018 wirkt sich diese umfangreich auf beinahe alle Geschäftsprozesse aus. Dabei ist in den meisten Unternehmen die Personalabteilung besonders betroffen. In kaum einer anderen Abteilung werden so viele besondere personenbezogene Daten erfasst, gespeichert, bearbeitet und weitergegeben.

Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie in Ihrem Unternehmen in nur 6 Schritten ein Bewerbermanagement aufbauen, das den Ansprüchen des Datenschutzes genügt und sich damit einen Vorsprung im Kampf um Fachkräfte verschaffen.

Vorteile eines datenschutzkonformen digitalisierten Bewerbermanagement gemäß EU-DSGVO

Schritt 1: Eingang von Bewerbungen

Bereits beim Empfang der Bewerbungsunterlagen sind Unternehmen verpflichtet, dem Bewerber möglichst sichere Übertragungswege bereitzustellen. Solange beispielsweise keine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation und kein sicheres Online-Tool bereitgestellt werden, tut das Unternehmen gut daran, auch Bewerbungen per Post zu akzeptieren...

Immer wieder Ärger mit E-Mail-Verteilern - Achtung Bußgeld!

Praktikanten passiert es, erfahrenen Mitarbeitern allerdings auch: Eine größere Zahl von Adressaten soll parallel eine inhaltlich identische Mail erhalten. Der Versand erfolgt versehentlich so, dass jeder Empfänger alle anderen Adressaten sehen kann. Ein klarer Verstoß gegen den Datenschutz! Manchmal verhängt die Datenschutzaufsicht auch ein Bußgeld gegen den „Täter“. Lesen Sie, wie sich solche Pannen leicht vermeiden lassen!

Erst denken, dann klicken!

Wie so oft sollte es schnell gehen. Der Kunden-Newsletter war diesen Monat sowieso schon spät dran. Also schnell einen früheren Text für die Mail an die Kunden herüberkopiert, ihn inhaltlich leicht angepasst, den Newsletter angehängt und dann hinaus damit!

Immer wieder Ärger mit E-Mail-Verteilern - Achtung Bußgeld!

Schon nach wenigen Minuten kam der erste Anruf. Ein Kunde war stocksauer und beschwerte sich: „Wie kann es sein, dass auch alle anderen Newsletter-Empfänger sehen können, dass ich den Newsletter beziehe?“ Die ehrliche Antwort wäre gewesen: Die Aushilfe hat aus den drei Möglichkeiten der Adressierung leider die falsche ausgewählt und mit dem Cc-Feld gearbeitet!

Die EU-DSGVO und Daten auf Papier

Der Datenschutz soll uns vor „Gefahren der EDV“ bewahren – so hört man es häufig. Dabei gehen von Daten auf Papier oft viel größere Risiken für den Schutz personenbezogener Daten aus. Deshalb gilt die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auch für Daten auf Papier.

EDV = böse, Papier = harmlos?

Sie wollen nicht glauben, dass Daten auf Papier für den Datenschutz gar nicht so harmlos sind?

Schützen Daten auf Papier vor den Pflichten der EU-DSGVO

Dann stellen Sie sich einfach zwei Fragen:

GoBD & EU-DSGVO - Worauf Sie bei der Aufbewahrung Ihres elektronischen Schriftverkehrs achten müssen

Elektronische Dokumente wie z.B. E-Mails können Geschäftsbriefe oder Handelsbriefe darstellen und damit auch steuerrechtlich von Bedeutung sein. Jeder Kaufmann ist gemäß §§ 238 Abs. 2 und 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB verpflichtet, eine mit dem Original übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten und - geordnet - aufzubewahren. § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB regelt dies auch für empfangene Handelsbriefe.

Definition des "Handelsbriefes". Was fällt alles unter diese Bezeichnung?

Laut § 257 Abs. 2 HGB sind alle Schriftstücke gleichbedeutend mit Handelsbriefen, die ein Handelsgeschäft betreffen. Gemäß § 257 Abs. 3 HGB können mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse diese Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Diese müssen allerdings den „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprechen....

GoBD & EU-DSGVO - So bekommen Sie die E-Mail-Flut in den Griff

QUALITYLAND - Buchempfehlung von yourIT für Digitalisierungs-Verantwortliche

Ich war in den letzten 2 Wochen viel mit dem Auto durch Deutschland unterwegs - in Sachen "Digitalisierung". Auf der Suche nach einem Hörbuch, das mir die Fahrten erträglicher macht, bin ich auf QUALITYLAND gestoßen. Was soll ich sagen: Die 7 CDs haben mich total in Ihren Bann gezogen. Daher hier meine Buchempfehlung - vielleicht als Weihnachtsgechenk.

QUALITYLAND - eine genial konzipierte Gesellschafts-Satire

Marc-Uwe Kling ist nicht nur für mich mittlerweile der Orwell des 21. Jahrhunderts. Er bezeichnet seinen neuen Roman selbst als lustige Dystrophie - für ihn kein Widerspruch. Es macht unheimlich Spaß, mit ihm ins QUALITYLAND zu reisen.

Hörbuch QUALITYLAND von Marc-Uwe Kling

QUALITYLAND ist das Land der Superlative, in dem die Digitalisierung bereits komplett umgesetzt wurde. Neben einem Reiseführer und Webartikeln, die Informationen über das Land geben, nimmt der Roman mit interessanten Protagonisten Fahrt auf...

Schritthalten mit dem digitalen Zeitalter – ECM im Büro 4.0

Im Jahr 2017 ist der Begriff der Digitalisierung längst kein Fremdwort mehr. Inmitten des Informationszeitalters wird rapide renoviert, optimiert und innoviert. Schon kurz nach der Jahrtausendwende zeigte sich der Trend zum Umstieg von der analogen zur digitalen Welt; die Bezeichnung „Digitalisierung“ etablierte sich dann im Laufe der Jahre. Wie schnell die digitale Revolution sich ausgebreitet hat zeigt sich deutlich in diesem Beispiel: während im Jahr 1993 lediglich 3% der globalen Informations-Speicherkapazität digital waren, waren es 2007 bereits 94%!

Die Allgegenwärtigkeit der Digitalisierung ist also unverkennbar, doch auch wenn digitale Informationen viel einfacher zu handhaben sind als klassische Papierdokumente, müssen diese Daten logisch und strukturiert abgelegt werden.

15 Jahre yourIT = 15 Jahre Digitalisierung

Gerade in Betrieben, ...

yourIT stellt Dozenten beim Zertifikatslehrgang "Prozessmanager 4.0" der IHK Reutlingen

Dass die Digitalisierung im Bereich Industrie 4.0 ohne ein knackiges Optimierungs-Projekt "Büro 4.0" zum Scheitern verurteilt ist, darüber sprechen wir von yourIT nun bereits seit einigen Jahren. Mittlerweile sind die meisten Unternehmen und deren Verantwortliche hier auch einsichtig. Dass yourIT mit Thomas Ströbele nun im Rahmen des neuen Zertifikats-Lehrgangs "Prozessmanager 4.0" den Dozenten das Modul "Praktische Lösungsstrategien bei Digitalisierungsprozessen im Büro 4.0" stellen darf, zeigt, dass unsere Argumentation nun auch bei den IHKs angekommen ist.

Zielgruppe und Weitere Infos zum Lehrgang

Einladung_Prozessmanager_4.0_yourIT bei IHK-Reutlingen_S1

Mit diesem Lehrgang soll Projektverantwortlichen und Führungskräften aus den Kernbereichen Verwaltung, Einkauf/Beschaffung, IT und Geschäftsführern/Inhabern von kleinen und mittelständischen Unternehmen der Einstieg in die Planung von komplexen Veränderungsprozessen vermittelt werden. Die Teilnehmer sollen praktische Methodenkompetenz und Hintergrundwissen erwerben, um Digitalisierungsprozesse im Unternehmen besser strukturieren und leiten zu können.